Alle Belege automatisiert mit
DATEV austauschen

So automatisieren Sie
die DATEV Integration

1. 1.

   Integrationsprozess starten

   Um die Schnittstelle zwischen DATEV und GetMyInvoices zu verbinden. Gehen Sie zu Beginn oben rechts auf Ihren Namen und klicken dort im Drop-Down-Menü auf “Synchronisation”

   
2. 2.

   Synchronisationsziel hinzufügen

   Nachdem Sie auf Synchronisation geklickt haben, befinden Sie sich im Bereich der Synchronisations-Konten. Dort klicken Sie oben rechts auf das “Plus”

   
3. 3.

   GetMyInvoices und DATEV verbinden

   Anschließend öffnet sich ein kleines Fenster, klicken Sie hier bitte auf “Export”.

   
4. 4.

   Synchronisationskonto hinzufügen

   Nun können Sie im Bereich der Suche nach DATEV suchen, klicken auf die DATEV-Kachel und anschließend auf “Weiter”

   
5. 5.

   Start der DATEV-Übertragung

   In unserem Beispiel übergeben wir nur die Dokumente mit allen Daten an die Schnittstelle. Bitte wählen Sie über das Feld “Kontotyp” den “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” aus

   
6. 6.

   Wichtige Hinweise zur Konfiguration

   Zusätzlich zu den grundlegenden Exportfunktionen können Sie die erweiterten Einstellungen nutzen, um den Export der Rechnungen an DATEV Unternehmen Online individuell anzupassen.

   • Sorgfältige Pflege der Einstellungen: Damit der Export fehlerfrei abläuft, sollten Sie alle Konfigurationsoptionen gewissenhaft prüfen und anpassen.
   • Archivierung nach Export: In unserem Beispiel werden die Rechnungen nach einem erfolgreichen Export automatisch archiviert. Diese Option kann je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
   • Klicken Sie anschließend auf “Weiter”
   
7. 7.

   Verbindung mit DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen herstellen

   Auswahl der Token-Haltbarkeit

   Bei der Einrichtung der Schnittstelle zu DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 können Sie die Haltbarkeit des Tokens definieren. Dies bestimmt, wie lange die Schnittstelle aktiv bleibt, bevor eine erneute Authentifizierung erforderlich ist.

   Sie haben zwei Optionen:

   • Kurz - 11 Stunden: Nach Ablauf dieser Zeit muss der Token manuell erneuert werden.
   • Lang - 2 Jahre: Der Token bleibt für zwei Jahre gültig und muss anschließend erneuert werden.

   Verbindung mit DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen herstellen

   1. Wählen Sie die gewünschte Token-Haltbarkeit aus.
   2. Klicken Sie auf “Mit DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 verbinden”.
   3. Ein Pop-up-Fenster öffnet sich - bestätigen Sie den Login mit einer der folgenden Methoden:
      1. SmartCard
      2. SmartLogin
   
8. 8.

   Schritte zur Auswahl des Mandanten und Fortfahren mit der Verbindung

   Nachdem Sie die Token-Haltbarkeit festgelegt und den Login bestätigt haben, müssen Sie Ihren Mandanten auswählen, um die Einrichtung abzuschließen.

   • Klicken Sie auf das Feld “Mandant”.
   • Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus der Liste aus.
   • Klicken Sie anschließend auf “Mit DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen fortfahren”.
   • Stimmen Sie im nächsten Fenster der Verbindung zu
   
9. 9.

   Export starten

   Im letzten Schritt fügen Sie die Schnittstelle zum Rechnungsdatenservice 1.0 final hinzu und legen die notwendigen Einstellungen für die Datenübertragung fest.

   Ablageort im DATEV Stammverzeichnis definieren

   Sie haben die Möglichkeit, den Ablageort für die Rechnungen im DATEV Stammverzeichnis festzulegen. Dafür können Sie folgende Parameter definieren:

   • Kategorie
   • Ordner
   • Register

   Diese Werte können entweder über die API bei DATEV automatisch angelegt oder manuell eingetragen werden, falls Sie bereits bestehende Werte in DATEV nutzen möchten.

   Zusätzliche Einstellungen

   • Standardkostenstelle: Hinterlegen Sie eine Kostenstelle, die automatisch mit den Rechnungen übertragen wird.
   • Geschäftspartner-Nummer: Geben Sie eine Geschäftspartner-Nummer an, um Rechnungen direkt einer bestimmten Partei zuzuordnen.
   • Exportzeitraum: Wählen Sie optional einen Zeitraum aus, um nur Rechnungen aus einer bestimmten Zeitspanne zu exportieren.

   Export starten

   1. Überprüfen Sie alle eingetragenen Werte.
   2. Klicken Sie auf “Speichern”, um die Einstellungen zu bestätigen.
   3. Der Export beginnt und die Rechnungen werden gemäß Ihrer Konfiguration an den Rechnungsdatenservice 1.0 übertragen.