Malgré les progrès de la numérisation et de l’automatisation, le traitement des factures n’a pas encore pu exploiter pleinement ses avantages. Cela s’applique particulièrement à l’approbation des factures. Les processus de test associés sont souvent manuels, une procédure qui prend beaucoup de temps et mobilise inutilement des ressources. Grâce à nos nouveaux workflows, vous pouvez désormais automatiser vos processus d’approbation et donc émettre des factures plus rapidement.
La vérification manuelle formelle et factuelle des factures coûte du temps et de la transparence
Les entreprises doivent vérifier les factures à la fois formellement et factuellement. Lors de l’audit formel, le principe des quatre yeux est utilisé pour vérifier si le Informations obligatoires requises par la loi sur la taxe de vente disponible. En revanche, le contrôle objectif des factures vise à garantir que les produits livrés ou les services fournis ont été correctement facturés. Dans la pratique, ce processus retarde souvent l’approbation car il implique généralement plusieurs personnes qui se transmettent les factures manuellement. Mais les inconvénients du contrôle manuel des factures ne sont pas seulement la perte de temps et le transfert ultérieur au cycle de paiement qui en résulte (options d’escompte manquantes). La transparence est également perdue car il est difficile de comprendre où se trouve chaque facture.
La vérification numérique des factures avec des flux de travail accélère les processus
Le système de gestion des flux de travail intégré à GetMyInvoices cartographie le processus d’approbation des factures et le processus de paiement de manière entièrement numérique. Il comprend différents rôles d’utilisateur et est divisé en trois zones :
Créer un processus de publication n’est pas compliqué, mais se déroule plutôt en sept étapes claires. Vous avez également la possibilité de modifier les flux de travail existants à tout moment.
Créer un processus de publication
Si vous avez besoin d’aide pour le configurer, vous pouvez contacter nos spécialistes prendre un rendez-vous d’assistance .
Dans votre tableau de bord, vous pouvez voir à tout moment combien de documents vous devez encore modifier ou approuver. Ces informations sont également stockées dans la zone « Communications des documents ». Là, vous pouvez ajouter divers filtres aux documents et les afficher triés par catégorie. Également pratique : si des questions surviennent concernant une facture lors de la révision, elles peuvent être posées directement dans le workflow ou les documents peuvent être renvoyés à l’instance précédente.
Dites « au revoir » à votre dossier de signature et bienvenue à l’approbation numérique des factures ! De cette façon, vous libérez vos employés des tâches manuelles fastidieuses et pouvez profiter d’options de réduction. De plus, votre comptabilité préparatoire est toujours complète et correcte.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes possibilités de nos processus d’approbation numérique, nous vous recommandons de participer à l’un de nos webinaires gratuits sur le workflow. Celles-ci ont lieu le mardi de 10h00 à 10h30 et le jeudi de 14h00 à 14h30.
