Ondanks de voortschrijdende digitalisering en automatisering heeft de factuurverwerking de voordelen ervan nog niet ten volle kunnen benutten. Dit geldt met name voor de goedkeuring van facturen. De bijbehorende testprocessen zijn vaak handmatig; een procedure die veel tijd kost en onnodig veel middelen in beslag neemt. Met onze nieuwe workflows kunt u nu uw goedkeuringsprocessen automatiseren en dus sneller facturen uitreiken.
Het handmatig verifiëren van formele en feitelijke facturen kost tijd en transparantie
Bedrijven moeten facturen zowel formeel als feitelijk controleren. Tijdens de formele audit wordt via het vierogenprincipe gecontroleerd of de Verplichte informatie vereist door de wet op de omzetbelasting beschikbaar. Anderzijds is de objectieve factuurcontrole bedoeld om te garanderen dat de geleverde producten of diensten correct zijn gefactureerd. In de praktijk leidt dit proces vaak tot vertraging bij de goedkeuring, omdat er meestal meerdere mensen bij betrokken zijn die de facturen handmatig aan elkaar doorsturen. Maar de nadelen van handmatige factuurverificatie zijn niet alleen het tijdverlies en de daarmee gepaard gaande latere overdracht naar de betalingsrun (ontbrekende contantkortingsopties). De transparantie gaat ook verloren omdat het moeilijk te begrijpen is waar elke factuur zich bevindt.
Digitale factuurverificatie met workflows versnelt processen
Het in GetMyInvoices geïntegreerde workflowmanagementsysteem brengt het factuurgoedkeuringsproces en het betalingsproces volledig digitaal in kaart. Het omvat verschillende gebruikersrollen en is verdeeld in drie gebieden:
Het creëren van een releaseproces is geen rocket science, maar vindt plaats in zeven duidelijke stappen. U heeft ook op elk gewenst moment de mogelijkheid om bestaande workflows te bewerken.
Heeft u hulp nodig bij het opzetten ervan, dan kunt u contact opnemen met onze specialisten boek een ondersteuningsafspraak .
In uw dashboard ziet u op ieder moment hoeveel documenten u nog moet bewerken of goedkeuren. Deze informatie wordt ook opgeslagen in het gebied “Documentvrijgave”. Daar kunt u verschillende filters aan de documenten toevoegen en deze gesorteerd per categorie bekijken. Ook praktisch: Mochten er tijdens de controle vragen ontstaan over een factuur, dan kunnen deze direct in de workflow worden gesteld of kunnen documenten worden teruggestuurd naar de vorige instantie.
Zeg vaarwel tegen uw handtekeningenmap en verwelkom digitale factuurgoedkeuring! Zo bevrijdt u uw medewerkers van tijdrovende handmatige taken en kunt u profiteren van kortingsmogelijkheden. Bovendien is uw voorbereidende boekhouding altijd volledig en correct.
Wilt u meer weten over de verschillende mogelijkheden van onze digitale goedkeuringstrajecten, dan raden wij u aan deel te nemen aan één van onze gratis workflow webinars. Deze vinden plaats op dinsdag van 10.00 tot 10.30 uur en op donderdag vanaf 14.30 uur.
