Ein Unternehmen zu führen ist für viele Menschen ein Lebenstraum und bietet eine Vielzahl von Freiheiten. Die Buchhaltung ist dabei eine ungeliebte Pflichtaufgabe, aber darf keinesfalls vernachlässigt werden. Sowohl Gründern als auch erfahrenen Unternehmern unterlaufen hier verschiedenste Fehler, die bares Geld kosten können. Im Extremfall drohen juristische Konsequenzen, was die Wichtigkeit einer rechtskonformen Buchhaltung unterstreicht.
Aber welche Fehler sind besonders weit verbreitet und welche Fettnäpfchen gilt es unbedingt zu vermeiden? Folgend erhalten Sie konkrete Antworten auf diese zentralen Fragen und nützliche Tipps für die Praxis.
Viele Unternehmer verzichten aus Bequemlichkeit auf ein separates Geschäftskonto. Das Resultat ist ein unübersichtlicher Zahlungsverkehr und eine erschwerte Nachvollziehbarkeit. Private von geschäftlichen Transaktionen im Nachhinein zu trennen ist umständlich und nimmt viel Zeit in Anspruch. Demzufolge sollten Sie von Beginn an ein Geschäftskonto einrichten, um alle Ein- und Ausgaben schnell im Blick zu haben. Viele Banken bieten Gründern günstige Konditionen an, was die Kosten für die Kontoführung minimiert.
Beim Schreiben von Rechnungen muss eine ganze Reihe von rechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Klassische Fehler sind zum Beispiel die fehlende Auflistung der Umsatzsteuer oder eine unzureichende Leistungsbeschreibung. Auch Ihre individuelle Steuernummer sowie Name und Anschrift des Leistungsempfängers gehören auf jede Rechnung. Bei entsprechenden Versäumnissen können Kunden eine Nachbesserung verlangen, was den Zahlungseingang unnötig verzögert. Mithilfe einer speziellen Software für die Erstellung von Rechnungen lässt sich diese Problematik konsequent umgehen.
Neben der äußeren Form spielt auch die Einhaltung von Fristen eine wichtige Rolle bei der Buchhaltung. Lästige Pflichten wie die Steuererklärung werden häufig aufgeschoben, was selten ohne Folgen bleibt. So kann das Finanzamt verschiedene Zwangsmaßnahmen anordnen, die Ihre Liquidität negativ beeinflussen. Zuschläge für die verspätete Abgabe sind leider keine Seltenheit, aber können problemlos verhindert werden. Im Idealfall notieren Sie sich die Fristen wie einen geschäftlichen Termin in Ihrem Kalender und planen dabei einen großzügigen Zeitpuffer ein. Durch dieses Vorgehen ersparen Sie sich nicht nur hohe Mahngebühren, sondern auch unnötigen Stress.
Die rechtskonforme Buchhaltung ist ein komplexes Thema und setzt sich aus zahlreichen Aufgaben zusammen. Wer nicht über grundlegendes Fachwissen verfügt, verliert deshalb schnell den Überblick. Häufig unterschätzen Unternehmer den zugehörigen Planungs- und Zeitaufwand. Aus Kostengründen wird die Buchhaltung in Eigenregie durchgeführt und auf professionelle Lösungen verzichtet. Sie sollten hier aber keinesfalls am falschen Ende sparen und in sinnvolle Hilfestellungen investieren. Abhängig vom jeweiligen Unternehmen und den eigenen Vorkenntnissen kommen zum Beispiel digitale Tools wie Buchhaltungsprogramme oder eine fachkundige Steuerberatung infrage.
Insgesamt gesehen lässt sich festhalten, dass die Buchhaltung für Unternehmer viele Stolperfallen bietet. Die Nichteinhaltung rechtlicher Vorschriften und eine fehlende Organisation führen dabei zu ernsthaften Problemen. Vorgehensweisen wie das Sammeln von Belegen in einem Schuhkarton kosten Sie nicht nur Nerven, sondern sind auch nicht mehr zeitgemäß. Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeiten der Digitalisierung und erleichtern Sie sich die Buchhaltung mit innovativen Tools. Auf kleine “Schummeleien” wie erfundene Geschäftsreisen oder Kundengeschenke gilt es hingegen zu verzichten. Die Finanzämter führen umfassende Prüfungen durch, sodass Ehrlichkeit oberstes Gebot sein sollte. Wenn Sie alle aufgeführten Hinweise und Tipps beachten, steht einer professionellen und rechtskonformen Buchhaltung dann nichts mehr im Wege.
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