Les avantages de la facturation automatisée

Nous connaissons tous les défis des services financiers ainsi que la charge de travail liée au traitement des factures et à la comptabilité fournisseurs. La facturation est un processus incontournable, et malheureusement le traitement de ces factures a toujours la réputation d’être chronophage et coûteux.

Pour mesurer la performance du traitement des factures, une question importante se pose : **combien de temps faut-il pour traiter une facture ? **La transformation numérique a elle aussi ses pièges en matière de traitement des factures. La facturation comporte plusieurs points de contact et s’avère très complexe.

La gestion des factures constitue un défi majeur. L’extension des canaux de vente à travers plusieurs points de contact, tels que les portails e-commerce et autres, entraîne une augmentation du volume de factures.

Pour compliquer les choses, les factures de différents fournisseurs présentent des formats et des formulaires variés. L’échange de données informatisé (EDI) est difficile à mettre en œuvre. Paystreamberater rapporte que 70 % des factures reçues se présentent sous forme de documents dans différents formats - pdf, e-mail, papier, etc.

Les entreprises doivent vérifier l’exactitude des données avant de payer les factures. Pour chaque facture, les données doivent être extraites avec précision et transmises aux systèmes d’information comptables, au système ERP ou à d’autres systèmes en aval de l’entreprise.

Les solutions OCR (reconnaissance optique de caractères) pour la saisie d’informations étaient jusqu’à présent coûteuses et lentes.

Avantages de la facturation automatisée

La transformation numérique est aujourd’hui plus avancée que jamais, car nous disposons d’applications telles que GetMyInvoices. Elle réduit considérablement le temps nécessaire à la transmission des données de facturation aux systèmes en aval en important automatiquement les factures provenant de différentes sources. Elle extrait en outre les données pertinentes, les synchronise avec votre système comptable ou ERP, ou les envoie à votre comptable, à un dossier de fichiers ou partout où vous avez besoin de vos données.

Explorons ensemble les avantages de la facturation automatisée.

• Gain de temps Les entreprises ont encore besoin de bien trop de temps pour traiter les factures. Les systèmes automatisés comme GetMyInvoices gagnent donc en popularité. Le logiciel importe les factures depuis plus de 10 000 portails en ligne. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps dans le traitement des factures. Grâce à une technologie OCR de pointe, il extrait même toutes les données nécessaires de vos factures et les envoie aux systèmes en aval.

• Économies de coûts Les applications de facturation automatisée réduisent également les coûts liés au travail manuel, à l’impression papier, à l’envoi et aux frais de retard qui peuvent survenir. Les coûts de traitement par facture diminuent ainsi considérablement. Avec une facturation automatisée, vous pouvez économiser 60 % des coûts de traitement par facture, voire plus.

• Amélioration de la trésorerie L’automatisation des factures réduit vos dépenses et accélère les processus de paiement. Grâce à un processus optimisé, vous pouvez par exemple bénéficier d’avantages tels que les escomptes. Cela se traduit par une trésorerie améliorée et un fonds de roulement accru.

• Efficacité améliorée La facturation automatisée minimise les erreurs humaines et améliore la précision du traitement des factures. La qualité du traitement des factures devient homogène sur l’ensemble des processus de facturation, ce qui renforce la transparence et la responsabilité. Les collaborateurs du service comptable peuvent se concentrer davantage sur des tâches à valeur ajoutée, ce qui augmente simultanément la productivité.

• Conformité simplifiée Les factures sont aujourd’hui des documents essentiels pour prouver la conformité fiscale. La facturation automatisée propose des factures électroniques qui facilitent le dépôt des déclarations fiscales et la conservation sécurisée des documents fiscaux.