Die Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung

Wir alle kennen die Herausforderungen der Finanzabteilungen sowie den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung und Kreditorenbuchhaltung. Die Rechnungsstellung ist ein unvermeidlicher Prozess, und leider ist die Verarbeitung dieser Rechnungen immer noch berüchtigt dafür, zeitaufwendig und teuer zu sein.

Um die Leistung der Rechnungsbearbeitung zu messen, stellt sich eine wichtige Frage: Wie viel Zeit wird für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt? Die digitale Transformation hat auch bei der Rechnungsbearbeitung ihre Tücken. Die Rechnungsstellung hat mehrere Berührungspunkte und ist sehr komplex.

Eine große Herausforderung ist die Verwaltung von Rechnungen. Die Ausweitung der Handelskanäle über mehrere Touchpoints wie E-Commerce-Portale und andere führt zu einem größeren Rechnungsvolumen.

Erschwerend kommt hinzu, dass Rechnungen von verschiedenen Anbietern unterschiedliche Formate und Formulare haben. Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist schwierig zu implementieren. Paystreamberater berichten, dass 70% der erhaltenen Rechnungen in Form von Dokumenten in verschiedenen Formaten vorliegen – pdf, E-Mail, Papier usw.

Unternehmen müssen überprüfen, ob die Daten korrekt sind, bevor sie die Rechnungen bezahlen. Für jede Rechnung müssen die Daten genau extrahiert und an die Buchhaltungsinformationssysteme, das ERP-System oder andere nachgelagerte Systeme im Unternehmen weitergeleitet werden.

OCR-Lösungen (Optical Character Recognition) zur Erfassung von Informationen waren bisher teuer und langsam.

Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung

Die digitale Transformation ist nun fortgeschrittener denn je, denn wir haben Anwendungen wie GetMyInvoices. Es verkürzt den Zeitaufwand für die Übermittlung von Rechnungsdaten an nachgelagerte Systeme drastisch, indem es Rechnungen aus verschiedenen Quellen automatisch importiert. Außerdem extrahiert es relevante Daten, synchronisiert diese mit deinem Buchhaltungs- oder ERP-System oder sendet sie an deinen Buchhalter, einen Dateiordner oder wo immer du deine Daten benötigst.

Lasst uns die Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung erkunden.

• Zeitersparnis
  Unternehmen benötigen nach wie vor viel zu viel Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen. Automatisierte Systeme wie GetMyInvoices erfreuen sich daher zunehmender Beliebtheit. Die Software importiert Rechnungen aus über 10.000 Online-Portalen. Somit sparst du viel Zeit bei der Rechnungsbearbeitung. Mittels modernster OCR-Technologie extrahiert es sogar alle benötigten Daten aus deinen Rechnungen und sendet sie an nachgelagerte Systeme.

• Kosteneinsparungen
  Automatisierte Rechnungsanwendungen reduzieren weiterhin die Kosten für manuelle Arbeit, Papierdruck, Versand und aufkommende Verzugsgebühren. Auf diese Weise sinken die Bearbeitungskosten pro Rechnung enorm. Mit einer automatisierten Rechnungsstellung kannst du 60 % der Bearbeitungskosten pro Rechnung oder mehr einsparen.

• Verbesserter Cash Flow
  Die Automatisierung von Rechnungen reduziert deine Ausgaben und beschleunigt Zahlungsabläufe. Mit einem optimierten Prozess kannst du beispielsweise Vorteile, wie Skonti in Anspruch nehmen. Das führt zu einem verbesserten Cashflow und mehr Betriebskapital. 

• Verbesserte Effizienz
  Die automatisierte Rechnungsstellung minimiert menschliche Fehler und verbessert die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung. Die Qualität der Rechnungsverarbeitung wird über alle Rechnungsprozesse hinweg konsistent, was die Transparenz und Verantwortlichkeit erhöht. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung können sich mehr auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, was gleichzeitig die Produktivität erhöht.

• Einfache Compliance
  Rechnungen sind heutzutage wichtige Dokumente für den Nachweis der Steuerkonformität. Die automatisierte Rechnungsstellung bietet elektronische Rechnungen, die das Einreichen von Steuererklärungen und die sichere Aufbewahrung von Steuerunterlagen ermöglichen.