De mogelijkheid om reiskosten van de belasting af te trekken, hangt af van het feit of de reis om zakelijke of om privéredenen plaatsvindt. Als het eerste het geval is, **Reiskosten voor zelfstandigen of freelancers **Bedrijfskosten. Voor medewerkers zijn dit advertentiekosten.
De facturering is in beide gevallen hetzelfde. Het enige verschil is waar deze voor belastingdoeleinden worden geclaimd. De ene keer is het de BWA (bedrijfswaardering) en de andere keer is het de jaarlijkse belastingaangifte.
1. Welke reiskosten kunt u aftrekken?
Reiskosten omvatten alle kosten die in verband met de reis ontstaan. In het bijzonder omvatten deze:
- Reiskosten
- Overnachtingen
- Extra maaltijdkosten
- Extra reiskosten.
Daartoe behoren bijvoorbeeld parkeer- en tolgelden, uitgaven voor wegenkaarten en voertuigreinigingsproducten. Als u geen bonnen heeft, kunt u indien nodig uw eigen bonnen aanmaken.
1.1 Reiskosten
U kunt alle werkelijke kosten declareren die u kunt aantonen met bonnen. Denk hierbij aan trein-, bus-, vliegtickets of taxibonnen. U kunt ook ritten met uw eigen auto factureren.
1.1.1 Kilometervergoeding voor reiskostenafrekening
Gebruik de jouwe eigen voertuig, heeft u recht op € 0,30/km waar u fiscaal aanspraak op kunt maken. Voor een motor of scooter is dit € 0,20.
Rijdt u echter met het voertuig dat op uw bedrijf geregistreerd staat en dat u al als beroepskosten inclusief brandstofbonnen aftrekt, dan kunt u ook geen aanspraak maken op de kilometervergoeding.
1.1.2 Reiskostenafrekening bij Deutsche Bahn
Voor de facturering van de kosten bij Deutsche Bahn geldt hetzelfde als bij al het overige openbaar vervoer: het bewijs staat op het ticket en u kunt het volledige bedrag van de werkelijke kosten declareren.** Hetzelfde geldt uiteraard voor vliegtickets.**
1.2 Overnachtingsforfait 2016
De huisvestingskosten moeten gedetailleerd worden bewezen, waardoor dit forfait alleen een rol speelt in de interne relatie tussen werknemer en werkgever. De werkgever kan, maar hoeft niet, zijn werknemer een nachtvergoeding van € 20,- per dag toekennen, ook zonder kwitanties.
Deze regeling geldt helaas niet voor u als ondernemer of zzp’er. Sinds 1 januari 2008 kunnen overnachtingskosten uitsluitend als beroepskosten worden gedeclareerd. als je dit met bewijs kunt aantonen. Voor overnachtingen ter hoogte van 7 % kunt u de volledige omzetbelasting aftrekken. Toch erkent de Belastingdienst dit forfait voor zelfstandigen soms als de reden van de overnachting bewezen kan worden.
1.3 Extra maaltijdkosten in 2016
Het forfait voor extra maaltijdkosten is bedoeld om de extra kosten te compenseren die u maakt als gevolg van het feit dat u thuis of op uw eerste werkplek niet op de gebruikelijke manier voor uzelf kunt zorgen. U kunt aanspraak maken op 12 euro voor de dag van aankomst en vertrek of voor perioden van afwezigheid tussen 8 en 24 uur. Opgemerkt moet worden dat er geen tijdsperiode is voor de reisdagen. Zelfs als u bijvoorbeeld pas om 20.00 uur vertrekt en om 23.30 uur op uw bestemming aankomt, kunt u voor deze reisdag toch het vaste tarief van € 12,00 toepassen - ongeacht de duur van uw afwezigheid. Voorwaarde hiervoor is dat u die dag buiten uw eigen appartement overnacht. Voor alle dagen tussen aankomst en vertrek kunt u 24 euro claimen.
**U moet echter rekening houden met het volgende: **Als het ontbijt op uw hotelrekening staat, moet u 20% aftrekken, oftewel € 4,80. Voor lunch en diner geldt een aftrek van 40% als deze bedrijfsgerelateerd is.
1.4 Extra reiskosten voor ondernemers
Dat kan als ondernemer alle extra reiskosten, dit zijn alle uitgaven die door de reis worden veroorzaakt en die niet kunnen worden meegeteld als reis-, voedsel- of verblijfkosten, worden beoordeeld als bedrijfskosten die de winst verlagen.
Deze omvatten bijvoorbeeld kosten voor kaarten of wegenkaarten, tips, communicatiekosten voor het verzenden van telefoon of e-mail, transfers tussen de luchthaven en het treinstation of parkeertarieven.
2. Welke documenten zijn vereist voor de reiskostendeclaratie?
Heel simpel: alles wat tijdens uw reis is ontstaan.
Als u als ondernemer of freelancer reiskosten wilt aftrekken als beroepskosten, heeft u alle bonnen nodig. Indien u in een hotel heeft verbleven of gebruik heeft gemaakt van een taxi, dient u altijd een bewijs te kunnen overleggen van het betaalde bedrag.
Er is één uitzondering: Voor geldautomaten of fooien waar u geen kwitantie kunt krijgen, kunt u bij de Belastingdienst uw eigen kwitantie aanmaken. Deze regeling geldt echter alleen voor kleine bedragen.
3. Conclusie
Iedereen die reiskosten heeft gemaakt, moet ook een reiskostendeclaratie indienen. Vuistregel: Alles wat bewezen kan worden met bewijs en rechtstreeks verband houdt met de dienstreis, kan worden afgetrokken. Het moet u echter wel duidelijk zijn dat noch luxe hotels, noch stretchlimousines worden erkend door de Belastingdienst in binnen- of buitenland.
Tip: U kunt het beste voor elke reis een transparante envelop maken waarin u tijdens de dienstreis alle bonnetjes verzamelt. Na terugkomst berekent u uw extra maaltijdkosten en, als u met uw privéauto reed, uw kilometervergoeding. Tel alle bonnen bij elkaar op.
De eenvoudigste manier is om de gegevens in een onlineformulier in te voeren, dat u bij verschillende aanbieders op internet kunt vinden, en dit belastingklaar uit te printen. Een voorbeeld van zo’n formulier vind je hier: http://www.akberlin.de/fileadmin/akb/kammerrecht/Reisekosten_Inland_2016.pdf
.
Reiskostendeclaraties naar het buitenland
Uiteraard kunt u de kosten van een werkreis naar het buitenland op dezelfde manier aftrekken als die van een binnenlandse reis. In het buitenland gelden echter andere, doorgaans veel hogere, vaste tarieven en kostentarieven. Ze zijn afhankelijk van het land waar u naartoe reist en worden jaarlijks aangepast door het federale ministerie van Financiën. De actuele lijst vindt u op de homepage van het federale ministerie van Financiën onder het trefwoord Publicaties Lees.
Gevaar: Net als in Duitsland gelden deze alleen voor werknemers. Ondernemers kunnen in het buitenland geen aanspraak maken op dergelijke overnachtingsvergoedingen en mogen deze ook niet vermelden in hun beroepskosten. Alleen kosten die u met bonnen kunt aantonen, verminderen de winst .¹
Ze gelden echter zowel voor werknemers als voor ondernemers **Vaste tarieven voor extra maaltijdkosten **ook in het buitenland² . Hier worden, net als bij binnenlandse reizen, de extra maaltijdkosten dienovereenkomstig verlaagd als bijvoorbeeld. B. de hotelovernachting is berekend met ontbijt, maar het ontbijt kan niet apart worden weergegeven.
Zelfs in het buitenland wordt 20% afgetrokken van het vaste tarief van de extra maaltijdkosten dat van toepassing is op de verblijfplaats voor het ontbijt. Als het een pakketprijs betreft waarin ook lunch of diner is inbegrepen, wordt 40 % per maaltijd afgetrokken van het dagelijkse vaste tarief, analoog aan de binnenlandse reis.
¹ Zie ook R 9.7 paragraaf 3 LStR en Rz. 123 en R 9.7 lid 2 LStR en Rz. 112 van de BMF-brief van 24 oktober 2014, BStBl I blz. 1412 = SIS 14 28 22
² Federaal Ministerie van Financiën 9 december 2015, IV C 5 – S 2353/08/10006:006 (DOK 2015/1117215)
Beheer eenvoudig reiskostendeclaraties terwijl u onderweg bent met GetmyInvoices
Verloren bonnetjes zijn doorgaans moeilijk terug te vinden en zoals hierboven al beschreven kunt u deze alleen in uitzonderlijke gevallen zelf aanmaken. Met GetMyInvoices kunt u uw bonnen eenvoudig onderweg scannen en uploaden. Zo verlies je niets.
Open hiervoor de GetMyInvoices-app op uw mobiele telefoon. In het hoofdmenu vindt u het item: “Factuur(en) uploaden.“.
Daar kunt u nu kiezen of u de bon nog moet scannen of dit al heeft gedaan.
Klik op de rode knop hierboven “SCAN/UPLOAD ONTVANGSTBEWIJS" bij. Nu kunt u kiezen uit welke bron de bon moet worden geüpload. Als u deze nog niet heeft gescand, selecteert u de camera van uw mobiele telefoon, anders “Bestand”.
Het is het beste om uw kassabon erop te plaatsen donkere achtergrond. Nu kunt u eenvoudig een foto maken. Als het beeld scherp genoeg is en verder aan je wensen voldoet, klik je op “OK“.
Selecteer vervolgens het gebied dat u wilt scannen. Door te klikken op “REDDEN" Het gaat door. De app vraagt je nu of je nog een foto wilt toevoegen, bijvoorbeeld voor bonnen met meerdere pagina’s of als je de voor- en achterkant wilt uploaden.
Door te klikken op “NEEU komt dan in uw factuuroverzicht terecht en kunt uw factuur direct verwerken. Net als bij de desktopversie kunt u nu alle benodigde velden invullen.
Als u de kassabon al eerder heeft gescand, kunt u deze bekijken door op “+FACTUUR(EN) UPLOADEN.‘gewoon uploaden en bewerken.
