Met dit blogartikel leggen wij u uit wat de belangrijkste onderdelen van de jaarrekening zijn. Uiteindelijk staat u als verantwoordelijke voor een onderneming voor de uitdaging van het opmaken van de jaarrekening. Dit brengt verschillende vereisten met zich mee. Alle relevante functies moeten worden vastgelegd, deadlines moeten worden nageleefd en belastingvallen moeten worden vermeden. De creatie varieert van het doordacht voorbereiden en sorteren van de benodigde documenten tot en met de definitieve goedkeuring van de jaarrekening.
- Jaarrekening eenvoudig uitgelegd
- Overzicht van de onderdelen van de jaarrekening
- Bereid de jaarrekening voor met zijn onderdelen
- Opstellen van de jaarrekening
- Individuele stappen voor het opmaken van de jaarrekening
Jaarrekening eenvoudig uitgelegd
De jaarrekening dient om de huidige financiële situatie van een onderneming vast te leggen en zo conclusies te geven over het succes ervan. In beginsel is iedere ondernemer verplicht een jaarrekening over het commerciële boekjaar op te maken als er een dubbelboekhoudingsplicht geldt. In principe geldt dit voor bedrijven (AG’s, GmbHs UG’s), partnerschappen (bijv. OHG, KG en GbR) en gemengde vormen zoals GmbH en Co. KG of AG en Co. KG).
Freelancers en kleine bedrijven zijn vrijgesteld van jaarrekeningen in de zin van het Duitse handelswetboek (HGB). Voor deze groepen is een vereenvoudigde vorm van winstbepaling, de EÜR (revenue surplus accounting), voldoende. Eenmanszaken (bijv. K.) kunnen ook worden vrijgesteld van jaarrekeningen. Hiervoor geldt een bepaalde verkooplimiet. Indien er op de afsluitdata van twee opeenvolgende boekjaren niet meer dan 60.000 euro aan jaarwinst en niet meer dan 600.000 euro aan omzet is gerealiseerd, bestaat er geen boekhoudkundige verplichting en dus ook geen verplichting tot het opmaken van de jaarrekening.
Overzicht van de onderdelen van de jaarrekening
Afhankelijk van de omvang en rechtsvorm van het bedrijf kunnen meer of minder functies nodig zijn.
Over het algemeen zijn de componenten als volgt:
- Balans
- Winst- en verliesrekening (P&L)
- Bijlage
- Situatierapport
- Verklaring van het eigen vermogen
- Segmentrapportage
Bij vennootschappen en eenmanszaken bestaat de jaarrekening in essentie uit een balans en een winst- en verliesrekening.
Bereid de jaarrekening voor met zijn onderdelen
Bij het veeleisende project van de jaarrekening moet met een hele reeks componenten rekening worden gehouden. Het is verstandig om al vroeg te beginnen met het voorbereiden van uw jaarrekening.
Documenten en documentatie samenstellen
Houd er rekening mee dat het veel tijd kan kosten om alle benodigde elementen en documenten te verzamelen. Zo zijn bijvoorbeeld alle uittreksels uit het handelsregister, aandeelhoudersovereenkomsten, maar ook kopieën van facturen, huur- en leaseovereenkomsten vereist. Bij de voorbereidende werkzaamheden moeten ook ontvangstbewijzen, bijvoorbeeld voor donaties, worden opgemaakt.
Bedrijfsinventaris
Tijdens de inventarisatie stel je de gehele inventaris van het bedrijf vast, inclusief alle bezittingen en schulden. Aan het einde van het boekjaar moeten deze worden vastgesteld en vastgelegd in een inventarisatie.
Contracten samenstellen
Een andere essentiële basis voor de jaarrekening zijn allerlei soorten contracten, waarbij vooral verzekeringscontracten en kredietovereenkomsten relevant zijn.
Boekhouding en ontvangstbewijzen
Alle boekhoudkundige documenten moeten vooraf worden geregistreerd en gesorteerd. Alle ontvangsten moeten correct en begrijpelijk worden beheerd volgens de principes van een goede boekhouding (GoB). Dit omvat bewijsstukken van zakelijke transacties, zoals inkomsten en uitgaven. Indien nodig moeten tijdig factuurcorrecties worden aangevraagd.
Afschrijving bepalen
Waardeverminderingen moeten worden bepaald en als afschrijving worden geboekt. Ze verminderen de vaste activa van het bedrijf. Jaarlijks verliezen machines, bedrijfsgebouwen, voertuigen en andere onderdelen van bedrijfsmiddelen een deel van hun waarde.
vereisten
Claims moeten worden gecontroleerd en geregistreerd. Er moet ook rekening worden gehouden met verwachte verliezen op dubieuze debiteuren. Openstaande vorderingen worden gecontroleerd op kredietwaardigheid. Indien er sprake is van een risico op betalingsverzuim, moeten deze gevallen als individuele waardeveranderingen worden geregistreerd.
overlopende rekeningen
Bedrijven leggen voorzieningen aan voor uitgaven waarvan het bedrag en de vervaldatum nog niet bekend zijn op het moment van boeking. Voorzieningen worden gebruikt om bepaalde uitgaven op transactiebasis te boeken in de boekhoudperiode waarin ze ontstaan (zelfs als de betaling als zodanig later wordt gedaan). Denk hierbij bijvoorbeeld aan garanties en belastingen, maar ook aan dreigende verliezen.
Logboek
Ook het logboek moet worden gecontroleerd. Het moet altijd volledig en actueel zijn, wat vooral relevant is voor belastingcontroles.
Na deze voorbereidende overwegingen en werkzaamheden bent u klaar om de jaarrekening op te stellen. Ook tijdens de daadwerkelijke creatie zijn verschillende stappen nodig.
Opstellen van de jaarrekening
De creatie zelf varieert van het vastleggen van alle saldi, het opnemen van alle begin- en eindstanden in een jaarrekeningoverzicht tot de definitieve goedkeuring van de jaarrekening.
De eerste stap is het sluiten van alle hoofd- en subrekeningen. Voor de duidelijkheid worden bedrijfstransacties als onderdeel van de boekhouding in verschillende subrekeningen geboekt. Wanneer u de jaarrekening aanmaakt, worden deze subrekeningen samengevoegd tot de bijbehorende hoofdrekening. Hier worden de rekeningsaldi bepaald en vervolgens naar de balans overgebracht.
De volgende stap is het maken van het eindoverzicht. Hierin vermeld je alle begin- en eindvoorraden overzichtelijk en orden je ze volgens de voorraad- en winstrekeningen. Het jaarrekeningoverzicht wordt gebruikt voor het opmaken van de jaarrekening en biedt aanvullende informatie, bijvoorbeeld door verkooptransacties weer te geven. Belastingkantoren verlangen vaak een dergelijke eindrapportage naast de balans en winst- en verliesrekening.
De laatste stap is het goedkeuren van de jaarrekening. De zogenaamde vaststelling is een formele handeling. Afhankelijk van de rechtsvorm van uw onderneming wordt de jaarrekening vastgesteld door de raad van commissarissen, door aandeelhouders of door een andere maatschappelijk vertegenwoordiger.
Individuele stappen voor het opmaken van de jaarrekening
Tot de vaste activa behoren alle bedrijfseigendommen en machines, maar ook meubilair en eventuele verbouwingen. Dit zijn activacomponenten die u vermeldt in de activaboekhouding. Aan de hand van het installatieoverzicht kunnen de vaste activa worden gecontroleerd. Een voorwaarde is een zorgvuldige boekhouding vooraf.
Wanneer u de verschillende punten van het beleggingsoverzicht doorneemt, zijn er verschillende aspecten waarmee u rekening moet houden. Zo moet de aanschafwaarde aangepast worden naar de dagwaarde. Ook binnen het boekjaar moet rekening worden gehouden met de afschrijvingen. Als delen van de vaste activa geen activa meer zijn in het bedrijf, moeten deze uit het investeringsoverzicht worden verwijderd.
Vastleggen van vlottende activa
Vlottende activa komen overeen met de inventaris van uw bedrijf. Een inventaris geeft een overzicht van de vlottende activa. Als onderdeel hiervan moeten alle objecten in het bedrijf worden geteld, gemeten en gewogen. Het kan hierbij gaan om goederen, benodigdheden, kantoorartikelen en gereedschappen, maar ook accessoires zoals tassen of decoratieartikelen.
Het komt dus overeen met alles wat er in het bedrijf te vinden is. Nadat alle artikelen qua hoeveelheid of gewicht zijn vastgelegd, wordt de basis voor een evaluatie gelegd. Evaluatiestandaarden bieden hier ondersteuning. De kasposities en banksaldi van de onderneming gelden eveneens als vlottende activa. Als het om inventaris gaat, vertrouwen de meeste bedrijven op goederenbeheersystemen en softwareoplossingen.
Boek de vorderingen en schulden
Onder de schulden worden begrepen eventuele afgesloten leningen, leningen of persoonlijke leningen. Banken kunnen saldobevestigingen versturen voor registratiedoeleinden. Gewone bankafschriften zijn ook aanvaardbaar als bewijs van aansprakelijkheid. Openstaande facturen of artikelen worden vastgelegd in de zogenaamde OPOS-lijst (openstaande artikelenlijst). Dit omvat zowel openstaande facturen en bedragen van het bedrijf als openstaande klantfacturen. Vervolgens moeten de vorderingen uit hoofde van diensten en leveringen worden vermeld. Dit wordt gevolgd door een lijst met handelsschulden.
Recordafschrijving
Afschrijvingen en de aard ervan zijn onderworpen aan strikte regelgeving. Een afschrijvingstabel is nuttig voor de afschrijving. Dit is een tabel waarin de normale gebruiksduur van activa in vaste activa wordt bepaald.
De afschrijvingen op vaste activa hebben betrekking op ontbrekende of beschadigde zaken. Indien deze ontbreken, moeten de posten volledig worden afgeschreven. Bij beschadiging of slijtage is het mogelijk om een deel van de artikelen af te schrijven. Afhankelijk van de mate van schade is een volledige afschrijving ook mogelijk. Na inventarisatie kan er ook op vlottende activa worden afgeschreven. Het is mogelijk om voor bepaalde artikelen een lagere waardering in te stellen
Ook is het mogelijk om openstaande vorderingen van klanten af te schrijven. Dit gebeurt wanneer het onwaarschijnlijk is dat de klant de vorderingen kan betalen. Hiervan kan bijvoorbeeld worden uitgegaan als de klant faillissement aanvraagt.
Actieve en passieve uitgestelde posten
Om de winst over de periode correct te kunnen bepalen, heeft een bedrijf vooruitbetaalde kosten nodig. Ze dienen om de bedragen toe te wijzen volgens de periode. Voorafbetaalde uitgaven kunnen worden onderverdeeld in actieve (ARAP) en passieve (PRAP) varianten.
Onder actieve posten worden verstaan betaalde facturen waarvan de dienstverlening betrekking heeft op het volgende jaar. Hierbij wordt vóór de balansdatum een betaling gedaan, waarvan een deel gevolgen heeft voor het volgende jaar. Een voorbeeld zijn voorschotten aan verzekeringsmaatschappijen. Ook eisen sommige leveranciers aanbetalingen in verband met langetermijncontracten.
Uitgestelde inkomsten zijn de tegenovergestelde business case. Uw onderneming ontvangt vóór de balansdatum een voorschot. Dit voorschot geldt niet voor het lopende jaar, maar voor het daaropvolgende jaar. Bij de passieve en actieve varianten dient de afbakening voor een realistische weergave op de balans.
De juiste afbakening en boekhouding van deze posten hangt af van een nauwkeurige boekhouding. Voor kleinere bedragen zijn de overlopende posten van minder belang, maar voor grotere bedragen zijn ze wel de moeite waard.
overlopende rekeningen
Voorzieningen zijn vooral belangrijk als het om winst gaat. Voorzieningen zijn verplichtingen waarvan de omvang en het tijdstip nog niet bekend zijn. Bij de voorzieningen beschrijft u uitgaven die hoogstwaarschijnlijk nog gemaakt zullen worden. Opgemerkt moet worden dat er verschillende soorten voorzieningen bestaan. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om belastingvoorzieningen, kostenvoorzieningen of voorzieningen voor dreigende verliezen.
Jaarlijkse audit en jaarlijkse review
****Voordat de jaarrekening definitief wordt opgemaakt, wordt de jaarrekening gecontroleerd of vindt de eindbespreking plaats. Na de voorgaande stappen kan het de moeite waard zijn om alle posities nog eens nader te bekijken om de ruimte voor bepaalde waarderingen te identificeren. Bepaalde factoren kunnen een positieve invloed hebben op de jaarrekening. Er kunnen bijvoorbeeld voorheen niet-gedetecteerde bepalingen verschijnen. Het is ook nuttig om met een belastingadviseur om de tafel te zitten en de impact van winst of verlies op de belastingen te bespreken.
Fiscale optimalisatie van de jaarrekening
Hoewel de regels van het belastingrecht altijd moeten worden nageleefd, zijn er mogelijkheden voor fiscale optimalisatie van het resultaat. Hoge winsten zijn gunstig voor het bedrijf, maar kosten belastingen die aan de belastingdienst moeten worden betaald.
Door de winst te verlagen kan de belastingdruk worden verlaagd. Een verstandige optie is om komende investeringen naar voren te halen. Als u grotere uitgaven plant, verminderen deze de belastingdruk. Als de investeringen toch gepland zijn, loont het de moeite om deze vóór het einde van het boekjaar te doen.
Een andere manier om de belastingdruk te verminderen is door inkomsten uit te stellen naar het volgende jaar. Aan het einde van het jaar kunnen er openstaande posten zijn. Als klanten deze pas volgend jaar betalen, worden ze niet meer toegerekend aan het lopende boekjaar. De jaarwinst valt daardoor iets lager uit.
Als het echter om uw eigen openstaande facturen gaat, is het de moeite waard om deze zo snel mogelijk te betalen. Bij hogere uitgaven neemt de winst en daarmee de belastingdruk af. U kunt leveranciers of dienstverleners bijvoorbeeld vragen om u voor het einde van het jaar een factuur te sturen.
