**Volgens één Verslag van de Europese Commissie ligt dat **Besparingspotentieel van elektronische facturen In heel Europa met 40 miljard euro per jaar. Zowel de verzender als de ontvanger van e-facturen kunnen opslaan. Een studie van Billentis ontdekte dat de ontvanger 11,20 euro per e-factuur vergeleken met een papieren factuur bespaart.
Duitsland loopt nog steeds achter als het om elektronische facturen gaat
Jaarlijks worden wereldwijd ongeveer 500 miljard facturen verzonden. In 2014 zullen waarschijnlijk 40 miljard hiervan elektronisch worden verzonden. Dat is minstens 12,5 procent – en de trend is stijgend. Het is interessant dat Duitsland in mondiale vergelijking achterblijft. In Europa zijn vooral de Scandinavische landen afhankelijk van elektronische middelen. Wereldwijd worden de meeste facturen elektronisch verzonden in Zuid- en Latijns-Amerika (25 miljard). Dit is verrassend aangezien Europa (6 miljard) en Noord-Amerika (7 miljard) feitelijk het grotere economische gebied vormen en waarschijnlijk een technologisch voordeel zullen hebben. Aan de andere kant zetten steeds meer grotere bedrijven hun systemen om naar elektronische facturatie, omdat ze zich realiseren dat hier enorme besparingen mogelijk zijn.
De Bondsrepubliek Duitsland zou 6.500 miljoen euro per jaar kunnen besparen
Als in Duitsland – vooral in de publieke sector – alleen e-facturen zouden worden gebruikt, zou de staat een potentiële besparing van 6.500 miljoen euro per jaar hebben. 6.500 miljoen euro komt overeen met het begrotingstekort van dit jaar. Door simpelweg over te stappen op elektronische facturen kunnen nieuwe schulden al in 2014 worden stopgezet, en niet alleen in 2015. Maar zoals we allemaal weten, werken de zaken in de publieke sector iets langzamer.
Bedrijven hebben een groot besparingspotentieel
Maar volgens de onderzoeken hebben niet alleen de staat, maar ook bedrijven een groot besparingspotentieel. Per uitgaande factuur kunt u gemiddeld 6,60 euro besparen. Inkomende facturen kosten slechts 6,00 euro in plaats van 17,00 euro. Dat is maar liefst 64% op elke factuur. Er zijn verschillende redenen voor deze potentiële besparingen:
- Ligtijd: Papieren facturen zitten in de inkomende of uitgaande post 75% van die tijd
- Vervoer: Ze worden in 20% van A naar B getransporteerd
- Bewerken: Ze worden destijds slechts 5% verwerkt.
Daarnaast gaat de verwerking ook sneller doordat de facturen niet meer handmatig getypt of verwerkt hoeven te worden. Elektronische facturen kunnen onmiddellijk worden geregistreerd, wat een enorme tijdsbesparing oplevert.
Het milieu heeft enorm veel baat bij e-facturen
Daarbij komen nog de enorme papierkosten waarmee aan alle kanten kan worden bespaard. Als we ervan uitgaan dat een gemiddelde factuur uit 1,5 pagina’s A4-papier bestaat, dan kun je de wereld zo’n 76 keer omwikkelen. Dat is minimaal 484.196 kilometer. Omgerekend naar bomen levert dit 1.071.004 bomen op. Als je bedenkt dat sommige facturen na het afdrukken of meerdere keren afdrukken nog gewijzigd moeten worden, loopt het hierboven genoemde aantal al snel op tot het dubbele of zelfs het drievoudige.
Bent u klaar om uw boekhouding te automatiseren?
Zoals u ziet, zijn er tal van goede redenen om uw boekhouding dienovereenkomstig aan te passen. Als u geïnteresseerd bent in het elektronisch verzenden en verwerken van uw uitgaande facturen, kunnen wij onze partners Run my Accounts (alleen Zwitserland), billomat en FreshBooks aanbevelen. Deze dienstverleners bieden een aantal opties waarmee u in de toekomst tijd en geld kunt besparen bij het verzenden van facturen. Voor binnenkomende facturen voer je de volgende stappen uit, zodat je meer tijd hebt voor de belangrijke zaken:
- Bewaar papieren en e-facturen centraal op één plek
- Laat e-facturen automatisch verzamelen door GetMyInvoices
- Scan papieren facturen of scan ze met uw mobiele telefoon
- Synchroniseer uw computer met uw mobiele telefoon en boekhoudsoftware of belastingadviseur
Al deze stappen hebben wij bij Simplessus al doorlopen en kunnen daardoor 10 - 15 minuten per factuur en hogere kosten voor de belastingadviseur besparen. Alleen al het gebruik van GetMyInvoices bespaart ons ongeveer 5 minuten per factuur. Bij 200 documenten per maand is dat 16 uur. Hierdoor hebben wij ieder jaar 200 uur meer tijd beschikbaar. Welk besparingspotentieel ziet u in uw boekhouding of bij het versturen of ontvangen van facturen? Welke problemen of uitdagingen zie je?
