Lübeck. GetMyInvoices heeft zijn gelijknamige factuurbeheersoftware uitgerust met een bankmodule. Hierdoor kunnen gebruikers hun accounts en creditcards verbinden met GetMyInvoices om transacties te importeren. Deze kunnen vervolgens gekoppeld worden aan de bijbehorende facturen of bonnen. De factuurbeheersoftware maakt gebruik van intelligente algoritmen om passende suggesties te doen, zodat de opdracht met slechts een paar muisklikken kan worden uitgevoerd. Een ander groot voordeel is dat de bankmodule eventuele voorheen ontbrekende online portal- of e-mailaccountverbindingen aangeeft.
“Met onze nieuwe bankmodule verkorten we opnieuw de tijd die nodig is voor de voorbereidende boekhouding”, zegt Björn Kahle, COO van fino, de aanbieder van GetMyInvoices. “De module wijst automatisch transacties toe aan de bijbehorende documenten, waardoor de gebruiker verlost wordt van deze tijdrovende handmatige taak.”
De gebruiker kan beslissen of hij GetMyInvoices live aan zijn rekeningen wil koppelen via online bankieren of de transacties handmatig wil importeren via CSV- of Excel-bestand. Daarnaast kan hij ook zijn Paypal- of Stripe-account koppelen aan GetMyInvoices.
Zodra de rekeningtransacties zijn geüpload, gaat GetMyInvoices meteen aan de slag en gebruikt het intelligente algoritmen om de juiste documenten voor te stellen. Daarbij worden onder meer de hoeveelheden, de naam van de leverancier en het beoogde gebruik vergeleken. De gebruiker hoeft dan alleen de suggestie te bevestigen of, indien nodig, een ander document uit de alternatieven te selecteren. Bij twijfel kan hij de documenten bekijken via een geïntegreerde viewer. Als een transactie niet kan worden toegewezen, kan de gebruiker het communicatiecentrum gebruiken om het team te vragen de ontbrekende bon te uploaden.
Ook de in de bankmodule opgenomen filterfunctie zorgt voor overzicht. Het wordt gebruikt om de geselecteerde transacties weer te geven, op basis van transacties die al of nog niet zijn gekoppeld, en transacties die kunnen worden genegeerd. Dit laatste zijn de kosten waarvoor meestal geen bewijs bestaat, zoals accountbeheerkosten, belastingbetalingen of teruggaven.
De bankmodule helpt ook om in de toekomst ontbrekende facturen te voorkomen. Dankzij de vergelijking van transacties en ontvangsten informeert GetMyInvoices u proactief als er geen verbinding is met een online portal of een e-mailaccount. Dit betekent dat steeds meer facturen automatisch aan de transacties kunnen worden gekoppeld, waardoor de hoeveelheid werk die nodig is voor de voorbereidende boekhouding voortdurend wordt verminderd.
Daarnaast bevat de bankmodule een functie waarmee de gebruiker de transacties kan exporteren als Excel-tabel met de gekoppelde documenten als ZIP-bestand. “Bedrijven kunnen deze vervolgens aan het einde van de maand ter beschikking stellen aan hun belastingadviseur voor boekhouding als de adviseur GetMyInvoices niet gebruikt”, legt Björn Kahle uit. “Doordat de facturen aan de transacties worden toegewezen, zijn er geen vervelende vragen meer over bij welke rekeningtransactie welk document hoort.”
