Wat is er mooier dan uw online business te automatiseren, zodat de omzet binnenkomt terwijl u slaapt? Het ultieme! Maar automatisering begint eigenlijk op kleine schaal, met taken die veel tijd in beslag nemen, zoals: afspraken maken, social media, e-mailmarketing, boekhouding, het versturen van digitale producten, teamprocessen of klantenondersteuning. Online businesscoach Johanna Fritz presenteert verschillende softwareoplossingen die ons leven gemakkelijker kunnen maken en veel tijd kunnen besparen:
In dit artikel wil ik graag enkele tools aanbevelen die jouw (zakelijke) leven gemakkelijker zullen maken, zodat jij je meer kunt focussen op je klanten en het optimaliseren van je bedrijf.
**Hoeveel kost automatisering? **
Dit is de populairste vraag na de stelling: ik heb het nog niet geïmplementeerd omdat het veel te veel tijd kost. Maar feit is dat zolang je alles zelf doet, je je tijd inruilt voor geld.
Dit betekent: Ja, er moet geld worden geïnvesteerd om de tools te gebruiken en er moet (eenmalig) tijd worden geïnvesteerd om ze op te zetten. Op de lange termijn helpen ze u echter niet alleen tijd te besparen, maar maken ze u ook minder foutgevoelig. Hoe vaak komt het ons als gestresseerde mensen niet voor dat we nummers door elkaar halen bij het overzetten van een afspraak?
Automatiseer het plannen van afspraken
U kunt afspraken automatiseren. Het volgende klinkt je waarschijnlijk bekend in de oren: je schrijft tien e-mails heen en weer met een klant, alleen maar om een tijdstip te vinden voor een Zoom-gesprek. Dat kost tijd en zenuwen! De tool helpt hier goed bij. Met Calendly kun je het plannen van afspraken automatiseren. Het enige dat u hier hoeft te doen, is simpelweg een link sturen en zij zullen een door u goedgekeurde afspraak kiezen.
Ik zal je in meer detail uitleggen hoe dit werkt: Stel dat je een kalender maakt voor klantafspraken. U definieert in de Calendly-kalender op welke datum en tijd u gesprekken kunt voeren en stuurt vervolgens de Calendly-link naar uw klanten. Zij kunnen dan een geschikte datum kiezen.
Daarnaast beschikt Calendly over drie automatismen die goud waard zijn. Er is een directe integratie met Zoom beschikbaar. Dit betekent dat wanneer u een afspraak boekt, er automatisch een Zoom-vergadering wordt aangemaakt en via e-mail naar de klant wordt verzonden. De afspraakboeking komt (indien gekoppeld) ook direct in uw Google Agenda terecht, waarin de Zoom-link voor u wordt opgeslagen. Daarnaast kan uw klant voorafgaand aan het gesprek een afspraakherinnering van Calendly per e-mail ontvangen. Deze kun je zelf aanpassen en automatisch versturen.
Plan en recycle berichten met Smarterqueue
Je kent waarschijnlijk al een of twee tools die kunnen worden gebruikt om berichten op sociale media te plannen. Ze kunnen allemaal vrijwel hetzelfde. U plant de publicatie van uw meest recente blogpost op Facebook, LinkedIn en Twitter.
Maar Smarterqueue heeft nog een speciale functie: oude berichten worden opnieuw in de wachtrij geplaatst. Dit betekent dat ze na één keer publiceren weer in de wachtrij worden geplaatst. Hiermee wordt een planningsfrequentie ingesteld voor het opnieuw plaatsen van uw oude berichten. Om te voorkomen dat je volgers saai worden, moet je de berichten opnieuw formuleren. Recycling luxe!
Hier kunt u uw eigen categorieën opgeven en verschillende postplannen maken voor bijvoorbeeld uw blogposts, tips of YouTube-video’s. Zo blijf je verkeer naar je blogposts, YouTube-video’s of podcastafleveringen trekken zonder dat je daar opnieuw actief voor hoeft te plannen.
Hergebruiken
Als je een podcast aanbiedt, heb ik nog een geheime tip. Omdat er mensen zijn die graag naar audiopodcasts op YouTube luisteren. Hoe doe je dat? En hoe bereid je dat grafisch voor?
Daar is Repurpose voor bedoeld. De tool maakt een audiotrack via iTunes. U kunt hier uw eigen afbeelding opslaan die als achtergrond voor de audiogolven dient. Eén klik en de tool neemt de titel en beschrijving en uploadt deze automatisch naar YouTube. Je ontvangt een YouTube-video met Audio Waves en je luisteraars kunnen in de toekomst de podcast beluisteren op het populairste videoplatform. Naast YouTube zijn er nog andere koppelingsmogelijkheden zoals LinkedIn, Twitter of Instagram.
Last but not least het favoriete onderwerp van iedere ondernemer: boekhouding.
Automatiseer de boekhouding met GetMyInvoices
Deze oplossing is een gamechanger. Waarschijnlijk maak je ook gebruik van talloze programma’s, systemen en software die facturen versturen. Maar wie houdt het nog bij?
Sommige facturen komen via e-mail, andere moeten moeizaam worden gedownload. Met andere woorden: normaal gesproken verzamelt u alle facturen handmatig, importeert u ze in uw boekhoudprogramma en wijst u ze toe aan de boekhouding. GetMyInvoices neemt mij dit werk volledig uit handen en bespaart mij wederom ongelooflijk veel kostbare tijd (en zenuwen).
Het programma haalt automatisch alle facturen op uit verschillende opgeslagen toegangen en zelfs uit de e-mailinbox. Ook heel praktisch: bij het aanmaken van de bonnen kun je bepalen of de factuur altijd als betaald moet worden doorgestuurd (wat vooral voordelig is bij abonnementen) en op welk item de factuur betrekking heeft: software, medewerkers, etc.
En dan komt het: de factuur komt via een link rechtstreeks in uw boekhoudsysteem terecht en wordt aan het uitgaande geld toegewezen. Makkelijker kan het niet, toch? Wanneer ik dus inlog op mijn boekhouding is het merendeel van de uitgaande betalingen al groen en gekoppeld aan de juiste kassabon.
Zie je, automatisering begint zeker klein als je bereid bent wat geld en tijd te investeren. Ik gebruik alle hier gepresenteerde hulpmiddelen al jaren en ik ben zo dankbaar voor hoeveel ze mij hebben geholpen.
