Vooral als u nog helemaal aan het begin staat van het opzetten van uw bedrijf, kunnen er vaak kleine fouten optreden als het gaat om de boekhouding. Er zijn immers maar heel weinig zelfstandigen en freelancers die boekhoudkundige experts zijn.
Vooral bij het schrijven van de eerste factuur komen er aan het begin van het zelfstandig ondernemerschap vaak fouten voor, die vervelend zijn en eigenlijk te voorkomen zijn. In dit artikel willen wij u kennis laten maken met typische fouten bij het maken van facturen, zodat deze kleine ongelukjes u in uw boekhouding niet eens overkomen.
Het belastingtarief is onjuist of ontbreekt
Een van de typische fouten is het belastingtarief. Valt u onder de kleine ondernemersregeling en verdient u als zelfstandige maximaal € 22.000 per jaar, dan kunt u het belastingtarief geheel achterwege laten. Als kleine ondernemer bent u niet onderworpen aan omzetbelasting.
Om problemen met de Belastingdienst te voorkomen, is het belangrijk dat u de bijtelling voor kleine ondernemers op uw factuur noteert. Een eenvoudige zin als de volgende is voldoende: “Als eigenaar van een klein bedrijf in de zin van artikel 19, paragraaf 1 van de wet op de omzetbelasting (UStG), wordt er geen omzetbelasting in rekening gebracht.”
Als uw inkomen hoger is dan € 22.000,- per jaar, moet u omzetbelasting op uw facturen vermelden. U moet vooraf zeker weten welk belastingtarief voor u geldt. De omzetbelasting in Duitsland bedraagt 7 % of 19 %.
Informeer bij beroepsverenigingen in jouw branche of een belastingadviseur welk belastingtarief voor jouw product of dienst geldt, zodat je dit correct op je factuur weergeeft en je geen fouten maakt!
Op de factuur moet daarom het nettobedrag, het eventuele toepasselijke belastingbedrag, het belastingtarief en het brutobedrag staan vermeld.
Let op: In Duitsland worden vanwege de verslechterende economische situatie veroorzaakt door het coronavirus de omzetbelastingtarieven verlaagd van 19 % naar 16 % en van 7 % naar 5 %. Dit geldt van 1 juli tot en met 31 december 2020.
Fout in adressen
Tot de juridische informatie die op een factuur moet worden vermeld om als rechtsgeldig te worden beschouwd, behoren ook het adres van de dienstverlener en het adres van de ontvanger van de dienst.
Vraag uw klant zeker naar het adres of bedrijfsadres en gebruik dit bij het uitreiken van de factuur. Zorg er ook voor dat uw adres op de factuur staat en correct is.
Uw belastingnummer of btw-identificatienummer
Veel ondernemers maken de fout om het belastingnummer te gebruiken BTW-identificatienummer te vergeten op de factuur. Volgens de Duitse wet moet dit echter vermeld worden.
Als u uw factuur naar een klant in Duitsland stuurt, kunt u ervoor kiezen om uw belastingnummer of uw BTW-identificatienummer op de factuur te vermelden. Eén van de twee nummers moet altijd op het document staan.
Voor facturen die u uitreikt aan klanten in andere EU-landen heeft u in bepaalde gevallen het BTW-identificatienummer nodig. Het BTW-nummer is vereist als u als BTW-plichtige reguliere ondernemer een factuur uitreikt aan een andere reguliere ondernemer in een ander EU-land, bijvoorbeeld voor B2B-transacties.
Gegevens ontbreken of zijn onjuist gedateerd
Een andere typische fout die kan optreden bij het maken van een factuur is het weglaten van gegevens of het verstrekken van onjuiste gegevens. Gegevens die op de factuur moeten verschijnen zijn de volgende:
- Uitgavedatum
- Datum dienstverlening/serviceperiode
Als deze gegevens ontbreken, wordt de factuur niet als juridisch conform beschouwd. Bovendien kan uw klant weigeren de factuur te betalen zolang deze twee gegevens ontbreken of onjuist zijn.
Factuurnummer is niet opeenvolgend of onjuist
Uw facturen moeten duidelijk herkenbaar zijn en daarom voorzien zijn van opeenvolgende factuurnummers. Geen van uw factuurnummers mag worden gedupliceerd. Het nummer moet duidelijk identificeerbaar zijn en een opeenvolgende volgorde volgen om ervoor te zorgen dat elk van uw facturen uniek is. Een factuur is alleen toegestaan met een volgnummer.
Controleer het zorgvuldig voordat u het verzendt
Voordat u de factuur naar uw klant stuurt, dient u het document goed te controleren en er vooral op te letten of alle wettelijk verplichte informatie is opgenomen en of er geen kleine spelfouten in voorkomen. Pas na een grondige controle mag u de factuur naar de ontvanger sturen.
Voorkom fouten op facturen met boekhoudsoftware
Deze kleine foutjes zijn vervelend, vooral omdat ze feitelijk te vermijden zijn en niet hoeven te gebeuren. Vooral onzorgvuldige fouten kunnen snel ontstaan, maar kunnen fiscale gevolgen hebben die u niet mag onderschatten.
Met een facturatieprogramma vermijdt u fouten die zonder automatische software kunnen binnensluipen. De meeste factuurtools bieden kant-en-klare factuursjablonen die voldoen aan de wettelijke eisen en die alle vereiste informatie bevatten.
Het facturatieprogramma Debitoor kan ook worden gekoppeld aan uw GetMyInvoices-account. Richard Oehmig-Kuhn, Country Manager voor Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland bij Debitoor, zegt over de interface met GetMyInvoices:
“We zijn erg blij dat we met GetMyInvoices een betrouwbare partner hebben gevonden waarmee onze klanten hun boekhouding nog eenvoudiger kunnen maken. Dankzij de interface worden inkomende facturen van GetMyInvoices automatisch doorgestuurd naar Debitoor en voor elke uitgifte aangemaakt. Zo worden alle binnenkomende facturen op één plek bewaard en blijft de boekhouding overzichtelijk en overzichtelijk.”
Over Debitoor: Debiteur is een van de toonaangevende facturatieprogramma’s en richt zich vooral op freelancers, freelancers, eigenaren van kleine bedrijven en zelfstandigen. Het bedrijf is opgericht in 2012 en de software wordt inmiddels in meer dan 30 landen gebruikt. Debitoor kenmerkt zich door een eenvoudige interface, geautomatiseerde functies en een intuïtieve workflow.
