Stem van de klant GKRW

Handmatige upload naar DATEV Unternehmen online

“Vroeger vond het werk van de belastingadviseur achter gesloten deuren plaats. De cliënt leverde de pendelmap met bewijsstukken in en haalde die na het boeken weer op. Als modern kantoor hebben we pendelmappen al langer vaarwel gezegd. Ons probleem was eerder de handmatige upload van documenten naar DATEV Unternehmen online.

Het werd ons snel duidelijk dat de documentworkflow geoptimaliseerd moest worden. Ons doel was administratieve structuren bij de cliënt op te zetten, omdat een groot deel van het werk al door hen kan worden voorbereid. Daarom doken we intensief in GetMyInvoices.”

Oplossingsrichting

GetMyInvoices implementeren als voortraject voor DATEV

“Ik was altijd geïnteresseerd in welke voortrajecten er voor DATEV bestaan. De impuls om naar GetMyInvoices te kijken kwam van een cliënt die de software aan het opzetten was. Ik was snel onder de indruk van het functiebereik van de factuurbeheeroplossing, zodat we GetMyInvoices uiteindelijk als tool namens ons kantoor aanbevalen.

Omdat onze medewerkers technisch zeer vaardig zijn, raakten ze met tutorials snel vertrouwd met GetMyInvoices. Een grote introductie was dus helemaal niet nodig.”

resultaat

Uniforme processen en meer efficiëntie in de samenwerking met klanten

“Bij mijn cliënten zie ik steeds weer dat het hoofdprobleem de ongestructureerde binnenkomst van documenten is, zodat volledigheid niet kan worden gegarandeerd. Bedrijven ontvangen facturen via hun facturatiesoftware, op papier per post, of per e-mail aan de directeur.

GetMyInvoices overtuigde ons omdat de software automatisch facturen uit onlineportalen downloadt. Anders dan klassieke industriële bedrijven zijn digitale bedrijven en e-commercehandelaren complexer opgezet met een hoog aantal tools. Het documentvolume is niet per se hoger — wel zijn de factuurbronnen veelzijdiger.

Daarom is GetMyInvoices extreem behulpzaam. Door de voorgeschakelde verzameling kunnen we alle documenten dagelijks boeken en automatisch synchroniseren met DATEV Unternehmen online. Zo hebben we in het kantoor minder vervolgvragen en verhogen we snelheid en dynamiek.

Wat ik ook heel goed vind, is het tagbeheer. Daarmee kan ik een voorgesorteerde structuur opzetten en documenten per tag synchroniseren met DATEV Unternehmen online. Ik structureer de documenten het liefst naar betaalmethode, bijvoorbeeld PayPal of creditcard.”