KUNDENSTIMME GKRW

**Manueller Upload in DATEV Unternehmen online ** “Früher hat die Arbeit des Steuerberaters hinter verschlossenen Türen stattgefunden. Der Mandant hat den Pendelordner mit seinen Belegen abgegeben und diesen nach fertigem Buchen wieder abgeholt. Als moderne Kanzlei haben wir uns von Pendelordnern schon seit geraumer Zeit verabschiedet. Unser Problem war vielmehr der manuelle Upload von Belegen in DATEV Unternehmen online.

Uns war schnell klar, dass der Beleg-Workflow optimiert werden musste. Damit einhergehend war unser Ziel, administrative Strukturen beim Mandanten zu etablieren, da ein großer Teil der Arbeit bereits von ihnen vorbereitet werden kann. Aus diesem Grund haben wir uns intensiv mit GetMyInvoices beschäftigt.”

Lösungsansatz **GetMyInvoices als vorgelagertes System zu DATEV implementieren ** “Mich hat es schon immer interessiert, welche vorgelagerten Systeme es zu DATEV gibt. Der Impuls, mich mit GetMyInvoices auseinanderzusetzen, kam dann durch einen Mandanten, der gerade dabei war, die Software aufzusetzen. Mich hat der Funktionsumfang der Rechnungsmanagement-Lösung schnell überzeugt, sodass wir GetMyInvoices schließlich auch im Namen unserer Kanzlei als Tool empfohlen haben.

Da unsere Mitarbeiter technisch sehr affin sind, haben sie sich schnell mithilfe von Tutorials mit GetMyInvoices vertraut gemacht. Eine große Einführung war somit gar nicht notwendig.”

Resultat

Einheitliche Prozesse und mehr Effizienz in der Zusammenarbeit mit Mandanten “Bei meinen Mandanten merke ich immer wieder, dass das Hauptproblem der unstrukturierte Eingang von Belegen ist und somit eine Vollständigkeit nicht gewährleistet werden kann. Unternehmen erhalten Rechnungen über das Rechnungsprogramm, in Papierform per Post oder per E-Mail an den Geschäftsführer. GetMyInvoices hat uns überzeugt, da die Software einen automatischen Rechnungsdownload aus Online-Portalen anbietet. Denn anders als in klassischen Industrieunternehmen sind digitale Unternehmen bzw. E-Commerce-Händler mit einer hohen Anzahl an zu bedienenden Tools deutlich komplexer aufgestellt. Hier ist der Belegumfang nicht unbedingt höher dafür aber die Rechnungsquellen umso vielschichtiger. Aus diesem Grund ist GetMyInvoices extrem hilfreich. Durch das vorgelagerte Sammelsurium können wir alle Belege tagesaktuell verbuchen und automatisch mit DATEV Unternehmen online synchronisieren. Somit haben wir in der Kanzlei weniger Rückfragen und steigern damit unsere Geschwindigkeit und Dynamik.

Was ich zudem sehr gut finde, ist das Tag-Management. Durch die Tag-Verwaltung kann ich eine vorsortierte Struktur aufbauen und Belege per Tag mit DATEV Unternehmen online synchronisieren. Am liebsten strukturiere ich die Belege nach Zahlart, wie z. B. PayPal oder Kreditkarte.”

Tägliche Arbeit mit GetMyInvoices “Sobald wir erkennen, dass wir den Workflow unserer Mandanten mit GetMyInvoices verbessern können, stoßen wir eine Implementierung an. Diese laden wir direkt über unsere Mandantenverwaltung ein, in welcher wir unsere gesamten Fälle bündeln.

Da wir die Nähe zu unseren Mandanten beibehalten und alles aus einer Hand strukturieren möchten, unterstützen wir sie persönlich bei der Einrichtung. Nachdem alle Portale und E-Mail-Konten verknüpft sind, initiieren wir die Synchronisation mit DATEV und helfen bei technischen Fragen. Wenn am Ende des Tages der Prozess rund läuft und wir alles beantworten können, dann ist unser Mandant superglücklich und wir sind es auch.”

Tipp an Unternehmen und Mandanten

“Strukturen bauen, Workflow vereinheitlichen und den Prozess einhalten. Wenn das passiert, sind wir als Steuerberater glücklich.”