E-Rechnungspflicht: X-Rechnung und ZUGFeRD einfach erklärt

Inhaltsverzeichnis

• Was ist die E-Rechnung?
• Die Formate der E-Rechnung: X-Rechnung und ZUGFeRD
• X-Rechnung: Das standardisierte Format für Behörden
• ZUGFeRD: Das hybride Format für Unternehmen
• Zusammenfassung und Empfehlung

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland rückt näher, und für viele Unternehmen stellt sich die Frage: Welche Formate sind erlaubt und wie unterscheiden sie sich? Die wichtigsten Formate, die Unternehmen kennen sollten, sind die X-Rechnung und ZUGFeRD. In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen die beiden Formate detailliert vor, erklären ihre technischen Spezifikationen und gehen darauf ein, welches Format für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Was ist die E-Rechnung?

Kurz zusammengefasst ist es wichtig zu wissen, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 zunächst verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können. Ein verpflichtender Versand von E-Rechnungen ist für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz ab dem 1. Januar 2027 vorgeschrieben – für alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2028.

Tipp: GetMyInvoices bietet alle Funktionen, Ihrer Empfangspflicht einfach und effizient nachzukommen. Jetzt GetMyInvoices unverbindlich testen!

Die Formate der E-Rechnung: X-Rechnung und ZUGFeRD

Bei der Einführung der E-Rechnung stehen Unternehmen vor der Wahl zwischen verschiedenen technischen Formaten. Die beiden bekanntesten und am häufigsten verwendeten Formate sind die X-Rechnung und ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und sind für die elektronische Übermittlung an Behörden und Unternehmen geeignet, unterscheiden sich jedoch in einigen wesentlichen Punkten.

X-Rechnung: Das standardisierte Format für Behörden

Die X-Rechnung ist ein strukturiertes, rein maschinenlesbares XML-Format, das speziell für den elektronischen Rechnungsverkehr mit Behörden entwickelt wurde. Es handelt sich dabei um ein Format, das keine visuelle Komponente enthält, was bedeutet, dass es standardmäßig nicht als PDF-Dokument dargestellt wird. Die X-Rechnung ist konform mit der europäischen Norm EN 16931, die sicherstellt, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und einheitlich verarbeitet werden können. Tipp: GetMyInvoices bietet zur Einführung der E-Rechnungspflicht die Möglichkeit, X-Rechnungen in ein menschenlesbares Format zu konvertieren.

Vorteile der X-Rechnung:

• Standardisierung: Die X-Rechnung ist speziell auf die Anforderungen von Behörden ausgelegt und bietet ein hohes Maß an Standardisierung.
• Interoperabilität: Da die X-Rechnung den europäischen Standards entspricht, können Rechnungen problemlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.
• Konformität: Durch die Nutzung der X-Rechnung stellen Unternehmen sicher, dass sie den gesetzlichen Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber entsprechen.

ZUGFeRD: Das hybride Format für Unternehmen

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Komponente als auch eine visuelle PDF-Komponente enthält. Das bedeutet, dass die Rechnung sowohl elektronisch verarbeitet als auch in einer für Menschen lesbaren Form dargestellt werden kann. ZUGFeRD wurde entwickelt, um die Nutzung der E-Rechnung für Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten und ist besonders für den B2B-Bereich geeignet.

Vorteile von ZUGFeRD:

• Hybrides Format: Durch die Kombination aus PDF und XML ist ZUGFeRD sowohl für die elektronische Verarbeitung als auch für die manuelle Prüfung ideal geeignet..
• Benutzerfreundlichkeit: Da die visuelle Darstellung im PDF-Format enthalten ist, können Rechnungen einfach wie gewohnt eingesehen und überprüft werden.
• Flexibilität: ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, wie Basic oder Comfort, die je nach Anwendungsfall und Anforderungen genutzt werden können.

Zusammenfassung und Empfehlung

Wichtig für Unternehmen zu wissen ist, dass ab dem 1.1.2025 zunächst nur die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt. Die Formate, die hierbei im Unternehmen eingehen können, sind X-Rechnung und ZUGFeRD, wobei die rein XML-basierte X-Rechnung nach Ansicht der meisten Experten vorrangig im B2G-Bereich – also in der Zusammenarbeit mit Ämtern und Behörden – Anwendung finden wird. ZUGFeRD bietet eine hybride Lösung aus menschenlesbarem PDF und eingebetteter XML-Datei, die sich für den B2B-Bereich bestens eignet.

Eine Verpflichtung, E-Rechnungen auch erstellen und versenden zu können, wird je nach Umsatz des Unternehmens frühstens ab dem 1.1.2027 greifen – bei kleineren Unternehmen (mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz) erst ab dem 1.1.2028.

Eine einfache Lösung, E-Rechnungen empfangen, GoBD-konform archivieren und weiterverarbeiten zu können, ist GetMyInvoices, so dass mit der Einrichtung eines GetMyInvoices-Accounts sämtliche Pflichten des Unternehmens hinsichtlich der Einführung der E-Rechnung erfüllt sind.