¡Nunca vuelvas a clasificar recibos! Lo que muchos fundadores todavía sueñan se puede lograr más fácilmente de lo esperado con una oficina sin papel. Puedes descubrir aquí cómo puedes digitalizar tu oficina, qué herramientas te ayudarán y consejos prácticos para su implementación.
Tabla de contenido:
- Oficina sin papel: ¿qué es?
- Ventajas
- Instrucciones paso a paso
- software
- Aspectos legales
- Consigue tu oficina digital fácilmente con GetMyInvoices
Las respuestas más importantes sobre la oficina sin papel:
En principio, la oficina de impuestos acepta todos los documentos, recibos y facturas digitales. Estos están sujetos a los “Principios de una contabilidad adecuada” (GoBD). Atención: Los tribunales sólo aceptan documentos, sentencias judiciales y certificaciones notariales como originales.
Así funciona la transición a una oficina digital:
- Registrar el estado real y el estado objetivo
- Definir la estructura de carpetas y la gestión de documentos.
- Nombrar documentos consistentemente
- Implementación paso a paso
- Evite el papel constantemente en el futuro
El sistema de gestión documental es el corazón de la oficina sin papel. Optimiza el archivo y categorización de sus documentos. El software de gestión de facturas GetMyInvoices hace que su oficina sin papel sea aún más eficiente.
Una oficina digital ahorra valiosos recursos y aumenta la productividad gracias a soluciones inteligentes. Los beneficios también incluyen:
- Sin errores de entrada
- Ahorro de tiempo mediante procesos de trabajo automatizados
- Oportunidades de trabajo independientes de la ubicación y retención de empleados
- competitividad
- Comunicación simplificada
- Ahorro de materiales y mejora del equilibrio de CO2
Las empresas pierden mucho tiempo y El dinero en la lucha contra el papeleo diario . La relación triangular entre empresario, asesor fiscal y contable está ahora tan desarrollada que los fundadores se preocupan más por el papeleo que por el negocio principal en sí.
¡Pero eso no tiene por qué ser así! En casi todos los ámbitos empresariales ahora es posible prescindir completamente del papel. De acuerdo a eso Índice de Oficina Digital 2022 Una de cada tres empresas ya ha dado, al menos parcialmente, el salto al mundo digital, ¡y la tendencia va en aumento! Para que no te quedes atrás, ¡es hora de digitalizar tu oficina!
¿Qué es una oficina sin papeles?
Digitalizar su oficina no significa más que hacer todo lo posible para evitar procesos basados en papel. Las cajas llenas de recibos que deben entregarse al asesor fiscal, post-its en el ordenador portátil y carpetas de archivos abarrotadas quedan desterradas de la vida empresarial cotidiana.
Los siguientes elementos componen la oficina sin papel:
- Almacena documentos en medios de almacenamiento digital, como discos duros o servicios en la nube.
- Los documentos en papel se digitalizan y archivan mediante un escáner.
- Envía documentos electrónicamente, por ejemplo, por correo electrónico o soluciones de software específicas de la industria.
- Utiliza firmas electrónicas legalmente válidas
La oficina sin papel: claras ventajas
Evitando conscientemente el papeleo, puedes hacer que tu contabilidad sea más fácil, rápida y sostenible. La oficina digital también ahorra mucho espacio, especialmente en casa. Las ventajas también incluyen:
- Mayor eficiencia: los documentos y archivos se pueden encontrar más rápidamente gracias a una función de búsqueda integrada
- Sin errores de transmisión debido a entradas manuales
- Procesos de trabajo automatizados y ahorro de tiempo.
- Opciones de trabajo flexibles y mayor satisfacción de los empleados
- Mayor competitividad
- Comunicación simplificada con el asesor fiscal y la oficina tributaria
- Ahorro de material, mejora de imagen y equilibrio de CO2 mejorado
En nuestra opinión, la oficina sin papel no tiene desventajas reales. Dependiendo de qué tan avanzado estés con tu oficina digital, el comienzo puede ser un poco complicado toma mas tiempo .
La oficina sin papel: así funciona
Si los beneficios de una oficina sin papel le parecen tentadores, todo lo que necesita para digitalizar su oficina son las herramientas adecuadas y un poco de formación.
Paso 1: una buena planificación es el principio y el fin de todo
Comience con un inventario y tome conciencia de en qué departamento, quién, por qué y cuánto papeleo se está haciendo. Luego, establece objetivos y plazos realistas para la digitalización gradual.
Paso 2: la estructura de carpetas adecuada para la oficina sin papel
Luego deberá definir una estructura de carpetas sensata para toda la empresa, incluidos todos los departamentos. Porque si cada empleado maneja esto de manera diferente, el cambio rápidamente se vuelve caótico y opaco.
Paso 3. Gestión de documentos
¡Por fin puedes decir adiós a tus carpetas de archivos! Porque ahora ha llegado el momento de digitalizar los documentos existentes. Es importante preparar los datos para que luego se puedan encontrar en el sistema de carpetas digitales. Esto también incluye nombrar todos los archivos de la misma manera de manera consistente.
Si tiene muchas carpetas, es mejor seguir el principio de Pareto al escanear:
- El 20 por ciento de los clientes que son más importantes para usted.
- 20 por ciento de los clientes con los que tiene más contacto
Sólo digitalizas el resto de documentos cuando los tienes en la mano.
Software y herramientas útiles para digitalizar la oficina
Escanea documentos y listo. ¿Es así de fácil? No exactamente. Para aprovechar al máximo la digitalización de la oficina, es fundamental contar con un sistema de gestión documental (DMS) adecuado. Este término a veces cubre soluciones de software muy diferentes que puede utilizar para archivar y administrar sus documentos. Soluciones de software como caya Incluso vamos un paso más allá y digitalizamos toda tu bandeja de entrada por ti. También es útil un teléfono inteligente o una tableta con un lápiz. Esto le permite escanear sus documentos, luego firmarlos directamente y crear notas digitales.
Aspectos legales de la oficina sin papel
Ya lo has adivinado: las obligaciones legales que te impone el legislador también se aplican a la oficina digital.
Al igual que la contabilidad en papel, los archivos electrónicos están sujetos a las Obligación de retención y el Principios de una contabilidad adecuada. (GoBD). Sin embargo, con la nueva versión del GoBD publicada en 2019, nada se interpone en el camino de una oficina sin papel. En consecuencia son:
- Sistemas basados en la nube aceptados oficialmente para almacenamiento,
- documentos digitalizados reconocidos como prueba,
- y permite escanear con un teléfono inteligente o tableta.
No funciona completamente sin papel: los tribunales sólo aceptan documentos, sentencias judiciales y certificaciones notariales en formato papel.
