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Article de blog du 17 août 2022

Bureau sans papier : tout simplement un bureau numérique

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Ne triez plus jamais les reçus ! Ce dont rêvent encore de nombreux fondateurs est plus facile que prévu avec un bureau sans papier. Vous découvrirez ici comment numériser votre bureau, quels outils vous aideront et des conseils pratiques pour la mise en œuvre.

Table des matières:

  1. Bureau sans papier : qu'est-ce que c'est ?
  2. Avantages
  3. Instructions étape par étape
  4. logiciel
  5. Les aspects légaux
  6. Obtenez facilement votre bureau numérique avec GetMyInvoices

 

Les réponses les plus importantes sur le bureau sans papier :

Quelle situation juridique s’applique à un bureau sans papier ?

En principe, l’administration fiscale accepte tous les documents numériques, reçus et factures. Ceux-ci sont soumis aux « Principes de bonne comptabilité » (GoBD).
Attention : les tribunaux n'acceptent que les documents, les décisions de justice et les certifications notariales comme originaux.

Comment fonctionne le bureau numérique ?

Voici comment se déroule la transition vers un bureau numérique :

  • Enregistrer le statut réel et le statut cible
  • Définir la structure des dossiers et la gestion des documents
  • Nommer les documents de manière cohérente
  • Mise en œuvre étape par étape
  • Évitez systématiquement le papier à l’avenir

Quel logiciel convient au bureau sans papier ?

Le système de gestion documentaire est le cœur du bureau sans papier. Il optimise l’archivage et la catégorisation de vos documents. Le logiciel de gestion des factures GetMyInvoices rend votre bureau sans papier encore plus efficace.

Pourquoi devrais-je numériser mon bureau ?

Un bureau numérique économise des ressources précieuses et augmente la productivité grâce à des solutions intelligentes. Les avantages comprennent également :

  • Aucune erreur de saisie
  • Gain de temps grâce à des processus de travail automatisés
  • Possibilités de travail indépendantes du lieu et fidélisation des employés
  • compétitivité
  • Communication simplifiée
  • Économies de matière et meilleur bilan CO2

 

Les entreprises perdent beaucoup de temps et L'argent dans la lutte contre la paperasse quotidienne. La relation triangulaire entre l'entrepreneur, le conseiller fiscal et le comptable est désormais si développée que les fondateurs se soucient davantage de la paperasse que de l'activité principale proprement dite.

Mais ce n’est pas nécessaire ! Dans presque tous les domaines d’activité, il est désormais possible de se passer totalement de papier. D'après cela Indice des bureaux numériques 2022 Une entreprise sur trois a déjà fait au moins partiellement le saut dans le monde numérique - et la tendance est à la hausse ! Pour ne pas vous laisser distancer, il est grand temps de digitaliser votre bureau !

Maîtriser la digitalisation et introduire un bureau sans papier

Qu'est-ce qu'un bureau sans papier ?

Numériser votre bureau ne signifie rien de plus que faire autant que possible pour éviter les processus sur papier. Les cartons remplis de reçus à envoyer au conseiller fiscal, les post-it sur l'ordinateur portable et les dossiers débordants sont bannis du quotidien professionnel.

Les éléments suivants constituent le bureau sans papier :

  • Vous stockez des documents sur des supports de stockage numériques tels que des disques durs ou des services cloud
  • Les documents papier sont numérisés et archivés via scanner
  • Vous envoyez des documents par voie électronique, par exemple via e-mail ou via des solutions logicielles spécifiques à votre secteur
  • Vous utilisez des signatures électroniques légalement valables

Le bureau sans papier – des avantages évidents

En évitant consciemment la paperasse, vous pouvez rendre votre comptabilité plus facile, plus rapide et plus durable. Le bureau numérique permet également de gagner beaucoup de place, notamment à la maison. Les avantages incluent également :

  • Efficacité accrue : les documents et fichiers peuvent être retrouvés plus rapidement grâce à une fonction de recherche intégrée
  • Aucune erreur de transmission due à des saisies manuelles
  • Processus de travail automatisés et gain de temps
  • Options de travail flexibles et satisfaction accrue des employés
  • Compétitivité accrue
  • Communication simplifiée avec le conseiller fiscal et le bureau des impôts
  • Économies de matière, amélioration de l'image et bilan CO2 amélioré

Selon nous, le bureau sans papier ne présente pas de réels inconvénients. En fonction de votre niveau d'avancement dans votre bureau numérique, le début peut être un peu cahoteux. prendre plus de temps.

Gestion des données de demain : le bureau sans papier présente des avantages évidents

Le bureau sans papier : voici comment ça marche

Si les avantages d’un bureau sans papier vous semblent tentants, tout ce dont vous avez besoin pour numériser votre bureau, ce sont les bons outils et un peu de formation.

Étape 1 : Une bonne planification est la clé du succès

Commencez par un inventaire et sachez dans quel service, par qui, pourquoi et quelle quantité de paperasse est effectuée. Vous fixez ensuite des objectifs et des délais réalistes pour la numérisation progressive.

Étape 2 : La bonne structure de dossiers pour le bureau sans papier

Vous devez ensuite définir une structure de dossiers judicieuse pour l'ensemble de l'entreprise, y compris tous les départements. Car si chaque collaborateur gère cela différemment, la transition devient vite chaotique et opaque.

Conseil pratique :
Impliquez directement vos collaborateurs et convenez ensemble d’un nouveau système. Vous pouvez ensuite numériser la structure des dossiers sélectionnée pour permettre aux nouveaux employés de démarrer facilement.

Étape 3. Gestion des documents

Vous pouvez enfin dire adieu à vos dossiers ! Car il est désormais temps de numériser les documents existants. Il est important de préparer les données afin qu'elles puissent être retrouvées ultérieurement dans le système de dossiers numériques. Cela inclut également de nommer systématiquement tous les fichiers de la même manière.

Si vous avez beaucoup de dossiers, il est préférable de suivre le principe de Pareto lors de l'analyse :

  • 20 pour cent des clients qui sont les plus importants pour vous
  • 20 pour cent des clients avec lesquels vous avez le plus de contacts

Vous ne numérisez les documents restants que lorsque vous les avez en main.

Le principe de Pareto convient au début du bureau sans papier

Conseil pratique :
En tant que patron, donnez le bon exemple et emmenez vos collaborateurs avec vous petit à petit, par exemple en leur proposant des formations et des lignes directrices.

Logiciels et outils utiles pour numériser le bureau

Numérisez des documents et vous avez terminé – est-ce si simple ? Pas assez. Afin de tirer le meilleur parti de la numérisation des bureaux, un système de gestion documentaire (DMS) approprié est crucial. Ce terme recouvre parfois des solutions logicielles très différentes que vous pouvez utiliser pour archiver et gérer vos documents. Des solutions logicielles comme Caya Nous allons même plus loin et numérisons l’intégralité de votre boîte de réception pour vous. Un smartphone ou une tablette comprenant un stylet est également utile. Cela vous permet de numériser vos documents, puis de les signer directement et de créer des notes numériques.

Conseil pratique :
Commencez par un logiciel de comptabilité financière et un système de classement qui stocke les données de manière à l’épreuve des audits et est donc à l’abri d’une éventuelle manipulation.

Aspects juridiques du bureau sans papier

Vous l’avez déjà deviné : les obligations légales qui vous sont imposées par le législateur s’appliquent également au bureau numérique.

Comme pour la comptabilité sur papier, les fichiers électroniques sont soumis au Obligation de conservation et le Principes d'une bonne comptabilité (GoBD). Cependant, avec la nouvelle version du GoBD publiée en 2019, plus rien ne s’oppose à un bureau sans papier. Sont en conséquence :

  • Systèmes basés sur le cloud officiellement acceptés pour le stockage,
  • les documents numérisés reconnus comme preuves,
  • et permet de numériser avec un smartphone ou une tablette.

Cela ne fonctionne pas entièrement sans papier : les tribunaux n'acceptent que les documents, les décisions de justice et les attestations notariales sous forme papier.

Conseil pratique :
Le format PDF est considéré comme la norme en matière d'archivage. Le fichier est relativement petit et peut généralement être recherché numériquement. D'autres formats tels que JPEG ou PNG n'offrent pas cette option.

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Le bureau numérique encore plus simple grâce à GetMyInvoices

Avec GetMyInvoice, vous pouvez rendre votre bureau sans papier encore plus efficace. Le logiciel de comptabilité récupère automatiquement les factures et les documents provenant de milliers de sources. Vous pouvez numériser, classer et payer des reçus papier à l'aide de votre propre application de numérisation. Les données sont ensuite transférées directement en ligne aux sociétés DATEV.

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