Papierloses Büro: Einfach zum digitalen Büro

Mittwoch, 17. August 2022 | 0 Kommentare

Nie wieder Belege sortieren! Wovon viele Gründer noch träumen, lässt sich einfacher als gedacht mit dem papierlosen Büro umsetzen. Wie Sie Ihr Büro digitalisieren, welche Tools Ihnen dabei helfen und praktische Tipps für die Umsetzung erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Papierloses Büro: Was ist das?
  2. Vorteile
  3. Schritt für Schritt Anleitung
  4. Software
  5. Rechtliche Aspekte
  6. Mit GetMyInvoices einfach zum digitalen Büro

 

Die wichtigsten Antworten zum papierlosen Büro:

Welche Rechtslage gilt beim papierlosen Büro?

Grundsätzlich akzeptiert das Finanzamt alle digitalen Dokumente, Belege und Rechnungen. Diese unterliegen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung“ (GoBD).
Achtung: Gerichte akzeptieren Urkunden, Gerichtsurteile und notarielle Beglaubigungen nur als Original.

Wie funktioniert das digitale Büro?

So klappt die Umstellung auf ein digitales Büro:

  • Ist-Status & Soll-Status erfassen
  • Ordnerstruktur und Dokumentenmanagement festlegen
  • Dokumente konsequent benennen
  • Umsetzung Schritt für Schritt
  • Zukünftig Papier konsequent vermeiden

Welche Software ist geeignet für das papierlose Büro?

Das Dokumentenmanagementsystem ist das Herzstück des papierlosen Büros. Es optimiert die Archivierung und Kategorisierung Ihrer Dokumente. Die Rechnungsmanagement-Software von GetMyInvoices gestaltet Ihr papierloses Büro noch effizienter.

Warum sollte ich mein Büro digitalisieren?

Ein digitales Büro spart dank intelligenter Lösungen wertvolle Ressourcen und steigert die Produktivität. Zu den Vorteilen gehören außerdem:

  • Keine Eingabefehler
  • Zeitersparnis durch automatisierte Arbeitsprozesse
  • Ortsunabhängige Arbeitsmöglichkeiten und Mitarbeiterbindung
  • Wettbewerbsfähigkeit
  • Vereinfachte Kommunikation
  • Materialersparnis und verbesserter CO2-Haushalt

 

Unternehmen verschwenden viel Zeit und Geld im Kampf gegen die tägliche Zettelwirtschaft. Die Dreiecksbeziehung zwischen Unternehmer, Steuerberater und Buchhaltung ist mittlerweile so weit ausgeprägt, dass Gründer mehr mit Papierkram beschäftigt sind, als mit dem eigentlichen Hauptgeschäft.

Doch das muss nicht sein! In fast allen Geschäftsbereichen ist es heute möglich, vollständig auf Papier zu verzichten. Laut dem Digital Office Index 2022 hat bereits jedes dritte Unternehmen zumindest teilweise den Absprung in die digitale Welt geschafft – Tendenz steigend! Damit Sie nicht auf der Strecke bleiben, wird es also höchste Zeit, Ihr Büro zu digitalisieren!

Digitalisierung meistern und ein papierloses Büro einführen

Was ist ein papierloses Büro?

Ihr Büro zu digitalisieren bedeutet nichts weiter, als so weit wie möglich auf papierbasierte Prozesse zu verzichten. Kartons voller Belege, die zum Steuerberater müssen, Post-its am Laptop und überquellende Aktenordner werden also aus dem Geschäftsalltag verbannt.

Die folgenden Elemente machen das papierlose Büro aus:

  • Sie speichern Dokumente auf digitalen Datenträgern wie Festplatten oder Cloud-Diensten
  • Papierne Dokumente werden via Scanner digitalisiert und archiviert
  • Dokumente verschicken Sie auf elektronischem Weg, beispielsweise per E-Mail oder branchenspezifischen Softwarelösungen
  • Sie nutzen rechtsgültige elektronische Signaturen

Das Papierloses Büro – klare Vorteile

Indem Sie bewusst auf Zettelwirtschaft verzichten, können Sie Ihre Buchhaltung einfacher, schneller und nachhaltiger gestalten. Zudem spart das digitale Büro gerade zu Hause besonders viel Platz. Zu den Vorteilen zählen außerdem:

  • Effizienzsteigerung: Dokumente und Dateien sind durch eine integrierte Suchfunktion schneller auffindbar
  • Keine Übertragungsfehler durch manuelle Eingaben
  • Automatisierte Arbeitsprozesse und Zeitersparnis
  • Flexible Arbeitsmöglichkeiten und höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
  • Vereinfachte Kommunikation mit dem Steuerberater und Finanzamt
  • Materialersparnis, Imageverbesserung und verbesserter CO2-Haushalt

Wirkliche Nachteile hat das papierlose Büro unserer Meinung nach nicht. Je nachdem, wie weit Sie mit Ihrem digitalen Büro bereits fortgeschritten sind, kann der Start etwas holprig verlaufen oder länger dauern.

Datenmanagement von Morgen: Das papierlose Büro hat klare Vorteile

Das papierlose Büro: So geht’s

Wenn die Vorteile eines papierlosen Büros verlockend klingen, brauchen Sie nur die richtigen Werkzeuge und ein wenig Training, um Ihr Büro zu digitalisieren.

Schritt 1: Gute Planung ist das A und O

Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme und machen Sie sich bewusst, in welcher Abteilung von wem, warum und wie viel Papierarbeit erledigt wird. Anschließend setzen Sie sich realistische Ziele und Zeitvorgaben für die schrittweise Digitalisierung.

Schritt 2: Die richtige Ordnerstruktur für das papierlose Büro

Anschließend müssen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur für das gesamte Unternehmen inklusive aller Abteilungen festlegen. Denn handhabt das jeder Mitarbeiter anders, wird die Umstellung schnell chaotisch und intransparent.

Praxis-Tipp:
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter direkt mit ein und einigen Sie sich gemeinsam auf ein neues System. Anschließend können Sie die gewählte Ordnerstruktur gleich mit digitalisieren, um neuen Mitarbeitern einen einfachen Einstieg zu ermöglichen.

Schritt 3. Das Dokumentenmanagement

Endlich können Sie sich von Ihren Aktenordnern verabschieden! Denn jetzt geht es daran, bereits bestehende Dokumente zu digitalisieren. Wichtig ist, die Daten so aufzubereiten, dass sie später im digitalen Ordnersystem auffindbar sind. Dazu gehört auch, alle Dateien konsequent einheitlich zu benennen.

Besitzen Sie viele Ordner, folgen Sie beim Scannen am besten dem Paretoprinzip:

  • 20 Prozent der Kunden, die am wichtigsten für Ihr Sie sind
  • 20 Prozent der Kunden, mit denen Sie den meisten Kontakt haben

Die restlichen Dokumente digitalisieren Sie erst, wenn Sie diese in der Hand halten.

Zu Beginn des papierlosen Büros eignet sich das Paretoprinzip

Praxis-Tipp:
Gehen Sie als Chef mit gutem Beispiel voran und nehmen Sie Ihre Mitarbeiter peu à peu mit, indem Sie beispielsweise Schulungen und Guidelines anbieten.

Software und hilfreiche Tools zur Digitalisierung des Büros

Dokumente einscannen und fertig – so einfach ist das also? Nicht ganz. Damit Sie das Beste aus der Digitalisierung des Büros rausholen, ist ein vernünftiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) von zentraler Bedeutung. Hinter diesem Begriff verstecken sich mitunter sehr unterschiedliche Softwarelösungen, mit deren Hilfe Sie Ihrer Dokumente archivieren und verwalten. Softwarelösungen wie Caya gehen sogar noch einen Schritt weiter und digitalisieren für Sie Ihren gesamten Posteingang. Nützlich ist auch ein Smartphone oder Tablet inklusive Stift. Damit können Sie Ihre Dokumente scannen, anschließend direkt unterzeichnen und digitale Notizen erstellen.

Praxis-Tipp:
Starten Sie mit einer Finanzbuchhaltungssoftware und einem Ablagesystem, das Daten revisionssicher, daher sicher vor eventuellen Manipulationen, speichert.

Rechtliche Aspekte des papierlosen Büros

Sie ahnen es schon: Auch beim digitalen Büro gelten rechtliche Pflichten, die Ihnen vom Gesetzgeber auferlegt werden.

Wie auch bei der papierbezogenen Buchhaltung unterliegen elektronische Dateien der Aufbewahrungspflicht und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD). Mit der 2019 erschienen Neufassung der GoBD steht dem papierlosen Büro allerdings nichts mehr im Weg. Demnach sind:

  • Auf einer Cloud basierenden Systeme offiziell zur Ablage akzeptiert,
  • digitalisierte Unterlagen als Nachweis anerkannt,
  • und das Scannen mit dem Smartphone oder Tablet erlaubt.

Ganz ohne Papier geht es dann doch nicht: Gerichte akzeptieren Urkunden, Gerichtsurteile und notarielle Beglaubigungen nur in Papierform.

Praxis-Tipp:
Das PDF-Format gilt als Standard für die Archivierung. Die Datei ist relativ klein und lässt sich für gewöhnlich digital durchsuchen. Andere Formate wie JPEG oder PNG bieten diese Möglichkeit nicht.

Einige Dokumente akzeptieren Gerichte nur in Papierform

Digitales Büro noch einfacher Dank GetMyInvoices

Mit GetMyInvoice gestalten Sie Ihr papierloses Büro noch effizienter. Die Buchhaltungssoftware ruft Rechnungen und Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch ab. Belege in Papierform können Sie mit der eigenen Scan-App digitalisieren, kategorisieren und bezahlen. Anschließend werden die Daten direkt an DATEV Unternehmen online übertragen.

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