Nooit meer bonnen sorteren! Waar veel oprichters nog steeds van dromen, is gemakkelijker dan verwacht te bereiken met een papierloos kantoor. Hier leest u hoe u uw kantoor kunt digitaliseren, welke tools u hierbij kunnen helpen en praktische tips voor de implementatie.
Inhoudsopgave:
- Papierloos kantoor: wat is het?
- Voordelen
- Stap voor stap instructies
- software
- Legale aspecten
- Krijg eenvoudig uw digitale kantoor met GetMyInvoices
De belangrijkste antwoorden over het papierloze kantoor:
De Belastingdienst accepteert in principe alle digitale documenten, bonnen en facturen. Deze zijn onderworpen aan de “Principles of Proper Accounting” (GoBD). Let op: rechtbanken aanvaarden alleen documenten, rechterlijke uitspraken en notariële certificaten als originelen.
Zo werkt de transitie naar een digitaal kantoor:
- Registreer de werkelijke status en doelstatus
- Definieer de mapstructuur en het documentbeheer
- Benoem documenten consequent
- Implementatie stap voor stap
- Vermijd papier in de toekomst consequent
Het documentbeheersysteem is het hart van het papierloze kantoor. Het optimaliseert de archivering en categorisering van uw documenten. GetMyInvoices factuurbeheersoftware maakt uw papierloze kantoor nog efficiënter.
Een digitaal kantoor bespaart waardevolle hulpbronnen en verhoogt de productiviteit dankzij intelligente oplossingen. De voordelen omvatten ook:
- Geen invoerfouten
- Tijdwinst door geautomatiseerde werkprocessen
- Locatie-onafhankelijke werkmogelijkheden en behoud van medewerkers
- concurrentievermogen
- Vereenvoudigde communicatie
- Materiaalbesparing en verbeterde CO2-balans
Bedrijven verspillen veel tijd en Geld in de strijd tegen het dagelijkse papierwerk . De driehoeksverhouding tussen ondernemer, belastingadviseur en boekhouding is inmiddels zo ontwikkeld dat oprichters zich meer met het papierwerk bezig houden dan met de eigenlijke hoofdactiviteit.
Maar dat hoeft niet! In vrijwel alle bedrijfstakken is het inmiddels mogelijk om volledig zonder papier te werken. Volgens dat Digitale Kantoorindex 2022 Elk derde bedrijf heeft de sprong naar de digitale wereld al minstens gedeeltelijk gemaakt - en de trend stijgt! Om te voorkomen dat je achterblijft, is het de hoogste tijd om je kantoor te digitaliseren!
Wat is een papierloos kantoor?
Het digitaliseren van uw kantoor betekent niets anders dan zoveel mogelijk om papieren processen te vermijden. Dozen vol bonnetjes die naar de belastingadviseur moeten, post-its op de laptop en overvolle dossiermappen worden verbannen uit het dagelijkse zakenleven.
De volgende elementen vormen het papierloze kantoor:
- Documenten bewaar je op digitale opslagmedia zoals harde schijven of clouddiensten
- Papieren documenten worden gedigitaliseerd en gearchiveerd via een scanner
- U verstuurt documenten elektronisch, bijvoorbeeld via e-mail of branchespecifieke softwareoplossingen
- U maakt gebruik van rechtsgeldige elektronische handtekeningen
Het papierloze kantoor – duidelijke voordelen
Door bewust papierwerk te vermijden, kunt u uw boekhouding eenvoudiger, sneller en duurzamer maken. Het digitale kantoor bespaart ook veel ruimte, vooral thuis. De voordelen omvatten ook:
- Verhoogde efficiëntie: Documenten en bestanden zijn sneller te vinden dankzij een geïntegreerde zoekfunctie
- Geen overdrachtsfouten door handmatige invoer
- Geautomatiseerde werkprocessen en tijdsbesparing
- Flexibele werkmogelijkheden en een hogere medewerkerstevredenheid
- Verhoogd concurrentievermogen
- Vereenvoudigde communicatie met de belastingadviseur en het belastingkantoor
- Materiaalbesparing, imagoverbetering en verbeterde CO2-balans
Naar onze mening kent het papierloze kantoor geen echte nadelen. Afhankelijk van hoe gevorderd u bent met uw digitale kantoor, kan het begin een beetje hobbelig zijn langer duren .
Het papierloze kantoor: zo werkt het
Als de voordelen van een papierloos kantoor verleidelijk klinken, dan heeft u alleen de juiste hulpmiddelen en een beetje training nodig om uw kantoor te digitaliseren.
Stap 1: Een goede planning is het allerbelangrijkste
Begin met een inventarisatie en word je bewust van op welke afdeling, door wie, waarom en hoeveel papierwerk er wordt gedaan. Vervolgens stel je realistische doelen en tijdlijnen op voor de geleidelijke digitalisering.
Stap 2: De juiste mappenstructuur voor het papierloze kantoor
Je moet dan een verstandige mappenstructuur definiëren voor het hele bedrijf, inclusief alle afdelingen. Want als iedere medewerker hier anders mee omgaat, wordt de omschakeling al snel chaotisch en ondoorzichtig.
Stap 3. Documentbeheer
U kunt eindelijk afscheid nemen van uw bestandsmappen! Want nu is het tijd om bestaande documenten te digitaliseren. Het is belangrijk om de gegevens gereed te maken, zodat deze later terug te vinden zijn in het digitale mappensysteem. Dit omvat ook het consistent benoemen van alle bestanden op dezelfde manier.
Als u veel mappen heeft, kunt u bij het scannen het beste het Pareto-principe volgen:
- 20 procent van de klanten die voor u het belangrijkst zijn
- 20 procent van de klanten waarmee je het meeste contact hebt
De overige documenten digitaliseer je pas als je ze in handen hebt.
Software en handige tools voor het digitaliseren van het kantoor
Documenten scannen en klaar: is het zo eenvoudig? Niet helemaal. Om het maximale uit de digitalisering van kantoren te halen, is een goed documentbeheersysteem (DMS) cruciaal. Onder deze term vallen soms heel verschillende softwareoplossingen waarmee u uw documenten kunt archiveren en beheren. Softwareoplossingen zoals Caya Wij gaan zelfs nog een stap verder en digitaliseren uw volledige inbox voor u. Ook een smartphone of tablet inclusief pen is handig. Hiermee scant u uw documenten, ondertekent u ze vervolgens direct en maakt u digitale aantekeningen.
Juridische aspecten van het papierloze kantoor
Je raadt het al: wettelijke verplichtingen die je door de wetgever worden opgelegd, gelden ook voor het digitale kantoor.
Net als bij papieren boekhouding zijn elektronische bestanden onderworpen aan de Bewaarplicht en de Principes van een goede boekhouding (GoBD). Met de nieuwe versie van de GoBD die in 2019 werd gepubliceerd, staat niets een papierloos kantoor echter meer in de weg. Dienovereenkomstig zijn:
- Cloudgebaseerde systemen officieel geaccepteerd voor opslag,
- gedigitaliseerde documenten die als bewijs worden erkend,
- en maakt scannen met een smartphone of tablet mogelijk.
Helemaal zonder papier werkt het niet: rechtbanken accepteren alleen documenten, rechterlijke uitspraken en notariële certificaten in papieren vorm.
