Voix du client MyPostcard

L'entreprise dit largement adieu au papier en comptabilité

MyPostcard

La carte postale de demain : MyPostcard est l'appli de cartes postales la plus réussie d'Allemagne, qui permet d'envoyer ses propres photos comme une vraie carte postale imprimée. L'appli est disponible en dix langues et offre, avec plus de 70 000 designs, la plus grande sélection de cartes postales au monde. Via un réseau international d'imprimeurs, MyPostcard s'occupe de l'impression, de l'affranchissement et de l'envoi mondial des cartes personnalisées. L'entreprise, basée à Berlin avec un bureau à New York, compte 35 collaborateurs et figure dans le classement Financial Times parmi les Top 1000 entreprises à plus forte croissance en Europe ; en e-commerce, MyPostcard occupe même la 19e place à l'échelle européenne.

2014

Fondation
E-commerce

Secteur
2019

Client depuis

„Avec GetMyInvoices, en combinaison avec DATEV Unternehmen online, nous avons réussi à libérer nos collaborateurs d'un travail monotone et chronophage.“

Oliver Kray, PDG et fondateur

Les défis dans la gestion des factures

Les défis de la gestion des factures

La comptabilité analogique coûtait trop de temps et d’espace Jusqu’il y a trois ans, le service comptable de MyPostcard fonctionnait encore entièrement de façon analogique. Les factures étaient imprimées, rangées dans des classeurs et gérées avec des feuilles Excel que le conseiller fiscal recevait aussi pour comptabiliser.

Cette approche était tout sauf efficace et l’espace d’archivage ne cessait de croître. De plus, des justificatifs se perdaient souvent. Pour ces inconvénients, MyPostcard a décidé de digitaliser sa comptabilité préparatoire.

L’entreprise a d’abord configuré une adresse e-mail centrale à laquelle fournisseurs et collaborateurs devaient envoyer les factures. Ensuite, DATEV Unternehmen online a été mis en place ; toutes les factures devaient y être téléversées pour que le conseiller fiscal puisse les comptabiliser. Ce n’était que la moitié du chemin, car suivait le travail manuel laborieux de collecter les factures de différentes sources. Sur recommandation du conseiller fiscal, MyPostcard a alors déployé GetMyInvoices.

Automatisation avec GetMyInvoices

Solution

Connecter DATEV Unternehmen online avec GetMyInvoices Après l’installation de la solution de gestion des factures, MyPostcard a relié GetMyInvoices aux portails fournisseurs et à l’adresse e-mail centrale de réception des factures. Depuis, GetMyInvoices récupère automatiquement toutes les factures de ces sources et les transfère vers DATEV Unternehmen online.

La gestion des justificatifs papier est aussi plus simple. Les collaborateurs en déplacement n’ont plus besoin de les conserver avec soin ; ils les scannent avec l’app GetMyInvoices dès réception. Les documents se trouvent alors dans la solution de gestion des factures et donc aussi dans DATEV Unternehmen online. Imprimer les factures et les archiver sur papier a disparu. Globalement, MyPostcard a réussi à organiser environ 70 % de sa comptabilité sans papier.

Notre conseil pour les entrepreneurs

Dites adieu au papier dans la comptabilité préparatoire et profitez des avantages de la digitalisation ! Avec les bons outils, le chemin est plus simple qu’il n’y paraît. Surtout la combinaison DATEV Unternehmen online et GetMyInvoices simplifie énormément la gestion des factures et soulage le service comptable.

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