TESTIMONIANZA CLIENTE MYPOSTCARD

La contabilità analogica costava troppo tempo e troppo spazio Fino a tre anni fa il reparto contabilità di MyPostcard lavorava ancora in modo completamente analogico. Le fatture venivano stampate, conservate in raccoglitori e gestite con tabelle Excel, che venivano consegnate anche al commercialista per la registrazione.

Questa procedura era tutt’altro che efficiente e lo spazio necessario per l’archiviazione cresceva sempre di più. Inoltre, le ricevute andavano spesso perse. A causa di questi svantaggi, MyPostcard ha deciso di digitalizzare la propria contabilità preparatoria.

A tal fine l’azienda ha dapprima creato un indirizzo e-mail centrale, al quale fornitori e collaboratori interni dovevano inviare le fatture. In seguito è stata implementata la soluzione “DATEV Unternehmen online”, nella quale caricare tutte le fatture affinché il commercialista potesse registrarle. Questo però era solo metà dell’opera, perché restava comunque il laborioso lavoro manuale di raccolta delle fatture dalle diverse fonti. Su consiglio del commercialista, MyPostcard ha quindi adottato GetMyInvoices.

Soluzione

Collegare “DATEV Unternehmen online” con GetMyInvoices Dopo l’installazione della soluzione di gestione delle fatture, MyPostcard ha collegato GetMyInvoices ai portali dei fornitori e all’indirizzo e-mail centrale per la ricezione delle fatture. Da allora GetMyInvoices recupera automaticamente tutte le fatture da queste fonti e le trasferisce successivamente in “DATEV Unternehmen online”.

Anche la gestione delle ricevute cartacee risulta ora più semplice. I collaboratori non devono infatti più raccoglierle faticosamente durante le trasferte di lavoro, ma le scansionano direttamente alla ricezione con l’app GetMyInvoices. In questo modo i documenti sono disponibili anche nella soluzione di gestione delle fatture e quindi anche in “DATEV Unternehmen online”. Non è più necessario stampare le fatture né conservarle in formato cartaceo. Complessivamente MyPostcard è così riuscita a organizzare la propria contabilità al 70 percento senza carta.

Il nostro consiglio per gli imprenditori

Dite addio alla carta nella contabilità preparatoria e sfruttate i vantaggi della digitalizzazione! Con gli strumenti giusti questo percorso è più semplice di quanto si pensi. In particolare l’interazione tra “DATEV Unternehmen online” e GetMyInvoices semplifica enormemente la gestione delle fatture e alleggerisce il reparto contabilità.