Stem van de klant MyPostcard

Analoge boekhouding kostte te veel tijd en ruimte Tot drie jaar geleden werkte de boekhoudafdeling van MyPostcard nog volledig analoog. Facturen werden geprint, in ordners bewaard en met Excel-tabellen beheerd die ook de belastingadviseur voor het boeken kreeg.

Die aanpak was allesbehalve efficiënt en de opslagruimte bleef groeien. Bonnen raakten ook vaak zoek. Vanwege die nadelen besloot MyPostcard de voorbereidende boekhouding te digitaliseren.

Het bedrijf richtte eerst een centraal e-mailadres in waarnaar leveranciers en medewerkers facturen moesten sturen. Vervolgens werd DATEV Unternehmen online geïmplementeerd, waarin alle facturen moesten worden geüpload zodat de belastingadviseur ze kon boeken. Dat was echter maar het halve werk, want het arbeidsintensieve handmatig verzamelen van facturen uit verschillende bronnen bleef. Op aanbeveling van de belastingadviseur richtte MyPostcard daarom GetMyInvoices in.

Oplossing

DATEV Unternehmen online koppelen met GetMyInvoices Na installatie van de factuurbeheeroplossing koppelde MyPostcard GetMyInvoices aan leveranciersportalen en aan het centrale e-mailadres voor facturen. Sindsdien haalt GetMyInvoices alle facturen automatisch uit die bronnen op en zet ze over naar DATEV Unternehmen online.

Ook het omgaan met papieren bonnen is eenvoudiger. Medewerkers op zakenreis hoeven ze niet meer zorgvuldig te verzamelen; ze scannen ze met de GetMyInvoices-app zodra ze ze ontvangen. De documenten liggen dan in de factuurbeheeroplossing en dus ook in DATEV Unternehmen online. Facturen printen en op papier bewaren is verdwenen. Overall is het MyPostcard gelukt om zo’n 70% van de boekhouding papierloos te organiseren.

Onze tip voor ondernemers

Zeg vaarwel tegen papier in de voorbereidende boekhouding en gebruik de voordelen van digitalisering! Met de juiste tools is die weg eenvoudiger dan je denkt. Vooral de combinatie van DATEV Unternehmen online en GetMyInvoices vereenvoudigt factuurbeheer enorm en ontlast de boekhoudafdeling.