Lübeck. Met de factuurbeheeroplossing GetMyInvoices kunnen gebruikers niet alleen hun voorbereidende boekhouding vereenvoudigen, maar ook voldoen aan de principes voor het juiste beheer en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm, evenals voor gegevenstoegang (GoBD). De nieuwe versie die onlangs door het federale ministerie van Financiën is gepubliceerd, onderstreept de GoBD-conformiteit van GetMyInvoices en biedt rechtszekerheid.
“De innovaties bieden op meerdere punten duidelijkheid voor de bedrijfspraktijk”, zegt Björn Kahle, COO van fino, dat als fintech start-up de factuurbeheersoftware GetMyInvoices aanbiedt, en legt uit: “Zo worden cloudsystemen, waaronder GetMyInvoices nu uitdrukkelijk Volgens de brief van het federale ministerie van Financiën maakt het niet uit “of de IT-systemen in kwestie door de belastingbetaler zijn aangeschaft en gebruikt als eigen hardware of software of in een cloud of als een combinatie van deze systemen wordt bediend”. Dienovereenkomstig is het GoBD-compatibel dat GetMyInvoices alle bonnen in de cloud opslaat.
Bovendien heeft het federale ministerie van Financiën het fotograferen van bonnen met behulp van mobiele apparaten, mobiel scannen, gelijkgesteld met stationair scannen. Onder bepaalde omstandigheden is het behouden van een conversie voldoende en hoeft de originele versie niet langer behouden te blijven. Dit betekent dat gebruikers bonnen kunnen scannen met hun smartphone, deze in GetMyInvoices kunnen importeren en de bonnen na kwaliteitscontrole kunnen vernietigen. Ontvangstbewijzen van maaltijden met zakenpartners kunnen eenvoudig worden gefotografeerd, geüpload naar GetMyInvoices en gaan niet langer verloren. Ook toegestaan: het scenario waarbij medewerkers bonnetjes in het buitenland, bijvoorbeeld tijdens een dienstreis, met hun smartphone vastleggen. Met GoBD 2.0 kunnen afbeeldingen worden vastgelegd door mobiele apparaten in het buitenland als ze daar zijn gemaakt of ontvangen. Als u wilt, kunt u uw papieren bonnen ook naar het buitenland scannen en importeren in GetMyInvoices, aangezien het verzenden van papieren kwitanties naar het buitenland met daaropvolgende digitalisering is toegestaan.
Bovendien voldoet GetMyInvoices nog steeds aan de tien richtlijnen van Bitkom en de Electronic Invoice Association, die de belangrijkste eisen voor elektronische archivering weerspiegelen. GetMyInvoices ondersteunt ondernemers, zelfstandigen en freelancers bij het archiveren van facturen en andere documenten op een GoBD-compliant manier. “Als je daarbij ook nog eens rekening houdt met de benodigde procesdocumentatie, waarvan de wijzigingen conform GoBD 2.0 historisch herleidbaar moeten zijn, kun je zonder veel moeite voldoen aan de eisen van de financiële administratie en tegelijkertijd profiteren van de voordelen van geautomatiseerd factureren management”, zegt Björn Kahle.
Dankzij de protocolfunctie zijn alle verwerkingsstappen op een document volledig te traceren. Schermafbeelding: GetMyInvoices
