Lübeck. Gebruikers van de factuurbeheeroplossing GetMyInvoices kunnen nu automatisch documenten downloaden van 10.000 verschillende portalen. Nadat de klant de voor hem relevante portalen individueel heeft geselecteerd, hoeft hij de toegangsgegevens slechts één keer in te voeren en bewaart GetMyInvoices de documenten automatisch in het centrale documentbeheer. Dit is een cloudgebaseerde service waarmee documenten eenvoudig kunnen worden georganiseerd en automatisch kunnen worden doorgestuurd naar vrijwel elke oplossing. Al met al biedt GetMyInvoices zijn klanten een nieuw niveau van individueel factuurbeheer. Geïnteresseerden kunnen de onlangs vernieuwde website bezoeken www.getmyinvoices.com een uitgebreid overzicht van de diverse functies.
Het scala aan functies is het resultaat van de gebruikersoriëntatie van fino, aanbieder van de factuurbeheeroplossing GetMyInvoices. Want: “Gebruikers kunnen onze ontwikkelaars vanaf het begin voorstellen welke integratieopties ze moeten implementeren, zodat onze software automatisch precies de facturen, mededelingen en andere documenten kan verzamelen die ze nodig hebben”, zegt Björn Kahle, COO van fino. De portalen variëren nu van online postorderbedrijven en advertentieplatforms, software- en telecommunicatieaanbieders tot elektriciteitsleveranciers. De meest gebruikte zijn Amazon, Adobe, Facebook, Google Ads, Deutsche Telekom en Vodafone. De nieuwste klantportals zijn onder meer Duden-Mentor, Open Drive en Smartmockups. Gemiddeld hebben de ruim 5.000 klanten elk 25 leveranciers aangesloten.
Machineherkenning van informatie
GetMyInvoices downloadt niet alleen de documenten van de portalen. Bij de meeste portalen kan iedere gebruiker bovendien bepalen hoe vaak de software moet controleren op de aanwezigheid van nieuwe documenten en of de gehele historie of de documenten vanaf een bepaalde datum gedownload moeten worden. De software herkent relevante informatie zoals factuurnummer, factuurdatum en factuurbedragen en stelt deze samen met de documenten elektronisch beschikbaar voor verdere verwerking.
Gebruikers kunnen alle documenten eenvoudig beheren in hun webbrowser. U heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om e-mailaccounts, cloudopslag, tools voor het maken van facturen en andere oplossingen aan de software te koppelen, zodat facturen die daar binnenkomen automatisch worden geïmporteerd in GetMyInvoices. De meest gebruikte importinterfaces zijn Dropbox, Google Drive, OneDrive Business, OneDrive en easybill. Bovendien kunnen bonnetjes en andere documenten in slechts enkele stappen via de app worden gescand en toegevoegd. Op deze manier voegt elke klant gemiddeld ongeveer 100 documenten per maand toe aan GetMyInvoices, waarbij het totale aantal documenten in de account gemiddeld 977 bedraagt.
Slank ondanks toenemende functies
De afzonderlijke documenten kunnen automatisch of na goedkeuring worden gearchiveerd en/of naar andere systemen worden overgedragen. Deze omvatten boekhoudoplossingen en documentbeheersystemen. Ook is het mogelijk om de gewenste documenten rechtstreeks naar de belastingadviseur te sturen via interfaces naar DATEV Unternehmens Online, ADDISON OneClick en Stotax Select. In de praktijk blijken de exportinterfaces naar e-mailaccounts, DATEV, lexoffice, sevDesk en Google Drive het populairst. De gebruiker kan echter precies de oplossingen selecteren die hij nodig heeft voor zijn proces. Dit betekent dat GetMyInvoices ondanks het steeds groter wordende scala aan functies overzichtelijk en slank blijft. “Iedereen kan met zijn of haar individuele GetMyInvoices werken en bespaart veel moeite en tijd bij het factuurbeheer of de voorbereidende boekhouding”, zegt Björn Kahle.
