Het online betalingssysteem Paypal heeft zich inmiddels vooral gevestigd in online winkels en wordt veelvuldig gebruikt. Zowel klanten als retailers waarderen zowel de veiligheid als de snelheid waarmee het systeem werkt.
Helaas is het vaak onduidelijk hoe ermee om te gaan PayPal-transacties vanuit boekhoudkundig perspectief, dat wil zeggen Paypal-boekhouding. Helaas worden hier keer op keer ernstige fouten gemaakt.
Deze kunt u vermijden als u zich realiseert dat Paypal boekhoudkundig gezien niets anders is dan een bankrekening die op dezelfde manier moet worden geboekt als uw huisbank.
Niettemin zijn er een paar valkuilen bij PayPal-transacties die gemakkelijk kunnen worden vermeden - voor degenen die weten waar ze liggen.
Paypal-transacties: vereisten in de boekhouding
Voorwaarde voor het boeken met Paypal-betalingen is dat de rekening voor Paypal-transacties al in de boekhouding is aangemaakt. Afhankelijk van het raamwerk voor grootboekrekeningen varieert de naam.
Meestal worden boekingen gemaakt volgens SKR03 of SKR04.
SKR 03 is gestructureerd volgens het bedrijfsproces van een bedrijf. Het rekeningschema van SKR 04 is gestructureerd volgens het principe van de structuur van de financiële overzichten. Het enige verschil tussen de twee is de indeling van de rekeningen.
In het standaard rekeningraamwerk SKR04 begint het grootboekrekeningnummer van de bank altijd met 18, in SKR03 met 12.
De eerste bank is bijvoorbeeld SK1810 of SK1210, de tweede is SK1820b tussen SK1220. De grootboekrekening voor Paypal-transacties kan bijvoorbeeld SK1850 zijn of, analoog, SK1250. U selecteert de exacte naam volgens het door u gekozen standaardaccountframework.
Registreer de ontvangst van de betaling
De ontvangst van de betaling wordt precies zoals gebruikelijk bij iedere betaling via een bankrekening geregistreerd.****
Het boekingstarief is daarom SK “Paypal” / Debiteur.
Het volledige door de koper overgemaakte bedrag wordt geregistreerd, zelfs als een klein deel als Paypal-kosten is afgetrokken. Deze kosten worden bankkosten of bankkosten genoemd** “Kosten van geldtransacties” **geboekt.
Voorbeeld:
Een shirt wordt op eBay verkocht voor 23,37 euro. Ook komen er 2,50 euro verzendkosten bij. De rekening bedraagt dus 25,87 euro. Op het rekeningafschrift staat 25,03 euro als tegoed voor deze Paypal-transactie.
De boekingen zijn als volgt: Debiteur/SK “Paypal” 25,03 euro en debiteur/SK “Kosten geldtransacties” met 0,84 euro. In totaal is dit precies de 25,87 euro die op de factuur staat.
Paypal-kosten en omzetbelasting
Paypal-kosten worden op dezelfde manier geboekt als huisbankkosten: op de grootboekrekening **“Extra kosten van geldtransacties” **volgens het gebruikte rekeningschema. Paypal-kosten worden zonder omzetbelasting geboekt, dus dat is ook zo BTW neutraal.
Creditering en overdracht
Uiteraard laat u binnenkomende betalingen niet op uw Paypal-rekening staan, maar maakt u deze over naar uw huisbankrekening.
Deze boeking kan worden gedaan via een tussenrekening, d.w.z. een speciaal voor de overboeking ingerichte grootboekrekening, of, als u met openstaande posten wilt werken ter controle, via een crediteur “Paypal”.
Dit komt overeen met de bekende chequecrediteur van de huisbank.
Het boekingstarief van de PayPal-overboeking
Als u boekt zonder open posten (OP), d.w.z. grootboekrekening tegen grootboekrekening, is het boekingstarief: SK “Paypal” / tussentijdse rekening. Deze boeking wordt gemaakt met behulp van het PayPal-account.
Bij het boeken van de bankafschriften is een tweede stap nodig. Hier verschijnt de overboeking als binnenkomende betaling en wordt dienovereenkomstig geboekt: tussenrekening / huisbank. De boeking gebeurt op analoge wijze via de Paypal-crediteur.
Wanneer de afschrijving op de PayPal-rekening wordt geboekt, wordt er een OP aangemaakt. Zodra het binnenkomende geld op het rekeningafschrift van de huisbank als binnenkomend contant geld verschijnt en wordt geboekt, wordt deze handeling weer afgesloten.
Uitgaande PayPal-betalingen boeken
U kunt Paypal-betalingen net zo eenvoudig boeken als elke andere overboeking van uw bank. Alleen de grootboekrekening is niet die van de huisbank, maar die van de Paypal-rekening, d.w.z. SK “Paypal”.
Het maakt niet uit of de bijbehorende factuur al is ontvangen of niet. Als dit nog steeds ontbreekt, wordt de openstaande post aangemaakt via de betaling en weer vereffend wanneer de factuur wordt geboekt.
Het boekingstarief voor deze Paypal-transactie is dus** SK “Paypal” / crediteur**.
PayPal-rekeningafschriften
Paypal-boekhouding moet op dezelfde manier worden afgehandeld als elke bankrekening. Omdat er zonder betalingsbewijs geen boeking kan worden gemaakt, moet het Paypal-rekeningoverzicht worden gedownload, gepost en opgeslagen.
Dit moet altijd op regelmatige basis gebeuren. Of dit dagelijks, wekelijks of maandelijks gebeurt, is de beslissing van elk individu.
Omwille van de eenvoud moet de PayPal-boekhouding een vast ritme volgen Documenten moeten continu en zonder gaten worden gearchiveerd.
Paypal-afschriften downloaden
Hier laten we u stap voor stap zien hoe u uw PayPal-rekeningafschriften kunt downloaden.
- In het Paypal-klantaccount staat dit onder het menu-item “Activiteiten -> Alle Transacties” voor een overzicht van Paypal-transacties.
Deze weergave toont alle transacties voor verschillende tijdsperioden, valuta’s en activiteiten.
- Als u de Paypal-facturen wilt downloaden, klikt u op de link in de rechterhoek **“Downloaden” **en komt op een nieuwe pagina.
Daar selecteert u de parameters voor het transactietype, de periode en het gegevensformaat.
Tip: Uiteraard kunt u ook uw Paypal-rekeningafschrift bekijken Automatisch downloaden met GetMyInvoices laten.
Het verwerken van PayPal-rekeningafschriften
De uittreksels kunnen bijvoorbeeld in CSV-formaat in een tabelbewerking worden geïmporteerd of eenvoudig als PDF worden afgedrukt.
Deze afdrukken worden vervolgens op dezelfde manier geboekt als de bankafschriften zoals hierboven beschreven.
Timing van Paypal-transacties
Het boekhoudkundige betalingstijdstip is onbetwist het tijdstip dat op het PayPal-rekeningafschrift als het einde van de transactie wordt vermeld.
Omdat er bij PayPal-transacties geen vertragingen optreden, zoals bij banktransacties, de valutadatum wordt weggelaten.
Paypal-transacties worden slechts enkele minuten na uitvoering verwerkt.
Paypal-terugboekingen/gedeeltelijke terugbetalingen
Reeds ontvangen betalingen terugbetalen is eenvoudig: via de bijbehorende knop kan deze Paypal-transactie met slechts een paar klikken worden uitgevoerd.
Afhankelijk van de reden van terugbetaling wordt dit op de bijbehorende grootboekrekening vastgelegd, zoals garantieservice, omruilen etc.
Het boekingsrecord was toen: SK “Paypal” / debiteur.
Het bedrag staat nu op de klantrekening. Van daaruit zal hij dat doen óf via de garantie etc. grootboekrekening afgeschreven óf de factuur wordt geannuleerd.
Het boekingsrecord hiervoor is: Klant / bijbehorende grootboekrekening.
Buitenlandse valuta
**Indien de Paypal-rekening in euro’s wordt beheerd, worden alle Paypal-transacties omgezet in euro’s. **
U kunt zelf geld overmaken in vreemde valuta. De daaruit voortvloeiende kosten worden geregistreerd als bankkosten.
Conflicten met Paypal-transacties
Veelgestelde vragen over Paypal omvatten ook:
- Hoe kan ik een Paypal-betaling terugboeken?
- Hoe kan ik contact opnemen met Paypal?
Hiermee bedoelen gebruikers meestal hoe ze het betaalde geld terug kunnen krijgen. Dit is heel goed mogelijk. Als er conflicten zijn tussen winkeliers en klanten, biedt Paypal ondersteuning.
Dergelijke problemen moeten in geval van een noodsituatie worden aangepakt uiterlijk 180 dagen na de Paypal-transactie gerapporteerd worden.
A geldig verzendbewijs met
- rederij,
- datum van verzending,
- Ook naam en adres van de ontvanger
- Naam en adres van de afzender
ontlast de verkoper. Als de claims terecht zijn, helpt Paypal u om het volledige aankoopbedrag terug te krijgen.
Conclusie:
Hoewel het er op het eerste gezicht ingewikkeld uitziet, is de boekhouding van Paypal eenvoudig. U boekt Paypal-betalingen op dezelfde manier als uw normale bankbewijzen.
Behandel de Paypal-rekening alsof het een normale bankrekening is - net als die van uw huisbank - en uw Paypal-transacties zijn boekhoudkundig transparant en traceerbaar.
Dit betekent dat zij voldoen aan de GoB – de beginselen van behoorlijke boekhouding.
