Die korrekte Buchung von Paypal-Transaktionen

Mittwoch, 30. November 2016 | 0 Kommentare

Das Online-Bezahlsystem Paypal hat sich mittlerweile vor allem in Online-Shops etabliert und wird häufig verwendet. Kunden wie Händler schätzen sowohl die Sicherheit als auch die Schnelligkeit, mit der das System arbeitet.

Unklar ist leider oft der Umgang mit Paypal-Transaktionen aus buchhalterischer Sicht, also die Paypal-Buchhaltung. Hier werden leider immer wieder gravierende Fehler begangen.

Diese lassen sich vermeiden, wenn man sich verdeutlicht, dass Paypal in der Buchhaltung nichts anderes als ein Bankkonto ist, das genauso wie die Hausbank zu buchen ist.

Trotzdem warten bei den Paypal-Transaktionen einige Stolperfallen, die sich ganz leicht vermeiden lassen – für denjenigen, der weiß, wo sie liegen.

Paypal Transaktionen: Voraussetzungen in der Buchhaltung

Voraussetzung, um mit Paypal-Zahlungen buchen zu können, ist das bereits in der Buchhaltung angelegte Konto für Paypal-Transaktionen. Je nach Sachkontenrahmen ist dessen Bezeichnung unterschiedlich.

Üblicherweise wird entweder nach SKR03 oder SKR04 gebucht.

SKR 03 ist nach dem Geschäftsprozess eines Unternehmens gegliedert. Der Kontenrahmen SKR 04 ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut. Die beiden unterscheiden sich nur in der Anordnung der Konten.

Im Standardkontenrahmen SKR04 beginnt die Sachkontennummer der Banken immer mit 18, im SKR03 mit 12.

So lautet die erste Bank beispielsweise SK1810 oder SK1210, die zweite SK1820b zw. SK1220. Das Sachkonto für Paypal-Transaktionen könnte also beispielsweise SK1850 oder analog SK1250 lauten. Die genaue Bezeichnung wählen Sie entsprechend Ihres gewählten Standardkontorahmens aus.

Zahlungseingang verbuchen

Der Zahlungseingang wird exakt so gebucht, wie es bei jeder Zahlung über ein Bankkonto üblich ist.

Der Buchungssatz lautet also SK”Paypal” / Debitor.

Es wird der gesamte vom Käufer überwiesene Betrag gebucht, auch wenn ein kleiner Teil als Paypalgebühren abgezogen wurde. Diese Gebühren werden als Bankgebühren bzw. “Kosten Geldverkehr” gebucht.

Beispiel:

Ein Hemd wird über eBay für 23,37 Euro verkauft. Dazu kommen 2,50 Euro Versandkosten. Die Rechnung beträgt also 25,87 Euro. Auf dem Kontoauszug erscheinen für diese Paypal-Transaktion 25,03 Euro als Gutschrift.

Die Buchungen lauten folgendermaßen: Debitor / SK”Paypal” 25,03 Euro und Debitor / SK”Kosten Geldverkehr” mit 0,84 Euro. Zusammen sind das exakt die auf der Rechnung ausgewiesenen 25,87 Euro.

Paypalgebühren und Umsatzsteuer

Paypalgebühren werden so gebucht wie Gebühren der Hausbanken: auf das Sachkonto “Nebenkosten des Geldverkehrs” gemäß dem verwendeten Kontenrahmen. Paypalgebühren werden ohne Umsatzsteuer gebucht, sind also umsatzsteuerneutral.

Guthaben und Transfer

Selbstverständlich belässt man eingehende Zahlungen nicht auf dem Paypalkonto, sondern überweist diese auf das Konto der Hausbank.

Diese Buchung kann entweder über ein Zwischenkonto, also ein speziell für den Transfer eingerichtetes Sachkonto, oder, wenn man mit offenen Posten zur Überwachung arbeiten will, über einen Kreditor “Paypal”.

Dieser entspricht dem bekannten Scheckkreditor der Hausbank.

Der Buchungssatz des Paypal-Transfers

Bucht man ohne offenen Posten (OP), also Sachkonto gegen Sachkonto, lautet der Buchungssatz: SK”Paypal” / Zwischenkonto. Diese Buchung wird anhand des Paypalkontos vorgenommen.

Ein zweiter Schritt ist erforderlich, wenn die Bankauszüge gebucht werden. Hier erscheint der Transfer als Zahlungseingang und wird entsprechend gebucht: Zwischenkonto / Hausbank. Analog erfolgt die Buchung über den Paypalkreditor.

Bei der Buchung der Belastung auf dem Paypalkonto wird ein OP angelegt. Sobald der Geldeingang auf dem Kontoauszug der Hausbank als Geldeingang erscheint und gebucht wird, wird dieser OP wieder aufgelöst.

Paypal-Zahlungsausgang verbuchen

Paypal-Zahlungen buchen Sie ganz einfach wie jede andere Überweisung von der Hausbank. Lediglich das Sachkonto ist nicht das der Hausbank, sondern das des Paypalkontos, also SK”Paypal”.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die dazugehörende Rechnung bereits eingegangen ist oder nicht. Fehlt diese noch, wird der offene Posten durch die Zahlung erzeugt und mit Verbuchung der Rechnung wieder aufgelöst.

Der Buchungssatz für diese Paypal-Transaktion lautet also SK “Paypal” / Kreditor.

Paypal-Kontoauszüge

Die Paypal-Buchhaltung ist genauso zu handhaben wie die jeden Bankkontos. Da keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf, muss der Paypal-Kontoauszug heruntergeladen, gebucht und abgelegt werden.

Dies sollte immer in einem regelmäßigen Turnus erfolgen. Ob das täglich, wöchentlich oder monatlich geschieht, ist die Entscheidung jedes Einzelnen.

Einfachheitshalber sollte aber die Paypal-Buchhaltung einem festen Rhythmus folgen und die Belege sollten fortlaufend sowie lückenlos archiviert werden.

Herunterladen der Paypal-Kontoauszüge

Hier zeigen wir, wie man Schritt-für-Schritt seine Paypal-Kontoauszüge herunterladen kann.

  1. Im Paypal Kundenkonto ist unter dem Menüpunkt “Aktivitäten -> Alle Transaktionen” eine Übersicht der Paypal-Transaktionen zu finden.

paypal transaktionen überblick

In dieser Ansicht lassen sich alle Transaktionen für verschiedene Zeiträume, Währungen und Aktivitäten anzeigen.

2. Wenn man sich die Paypal-Rechnungen herunterladen will, dann klickt man in der rechten Ecke auf den Link “Herunterladen” und kommt auf eine neue Seite.

paypal rechnungen herunterladen

Dort wählt man die Parameter für den Transaktionstyp, Zeitraum sowie für das Datenformat aus.

Tipp: Sie können sich Ihren Paypal-Kontoauszug natürlich aber auch automatisiert mit GetMyInvoices herunterladen lassen.

Bearbeitung der Paypal-Kontoauszüge

Die Auszüge können beispielsweise im CSV Format in eine Tabellenbearbeitung importiert werden oder einfach als PDF ausgedruckt werden.

Diese Ausdrucke werden dann wie oben beschrieben analog den Bankauszügen gebucht.

Zeitpunkt der Paypal-Transaktionen

Der buchhalterische Zahlungszeitpunkt ist unstreitig der, der als Transaktionsende auf dem Paypal-Kontoauszug vermerkt ist.

Da es bei Paypal-Transaktionen nicht wie bei Bankvorgängen zu zeitlichen Verzögerungen kommt, entfällt das Wertstellungsdatum.

Paypal-Transaktionen sind bereits wenige Minuten nach der Ausführung abgewickelt.

Paypal-Rückbuchungen/Teilrückabwicklung

Die Rückerstattung bereits erhaltener Zahlungen ist einfach: Mit dem entsprechenden Button kann diese Paypal-Transaktion mit wenigen Klicks ausgeführt werden.

Verbucht wird dies je nach Erstattungsgrund über das entsprechende Sachkonto wie beispielsweise Garantieleistung, Umtausch, etc.

Der Buchungssatz lautete dann: SK”Paypal” / Debitor.

Nun befindet sich der Betrag auf dem Debitorenkonto. Von dort wird er entweder über das Sachkonto Garantie etc. ausgebucht oder die Rechnung wird storniert.

Der Buchungssatz dafür lautet: Debitor / entsprechendes Sachkonto.

Fremde Währungen

Wird das Paypalkonto in Euro geführt, werden alle Paypal-Transaktionen in Euro umgerechnet.

Man selbst kann in einer Fremdwährung überweisen. Die dabei anfallenden Gebühren werden als Bankgebühren gebucht.

Konflikte bei Paypal-Transaktionen

Zu den häufigen Fragen in Bezug auf Paypal zählen zudem:

  • Wie kann ich eine Paypal-Zahlung rückgängig machen? 
  • Wie kann ich Paypal kontaktieren?

Damit meinen Anwender meist, wie sie gezahltes Geld zurückholen können. Dies ist durchaus möglich. Kommt es zu Konflikten zwischen Händlern und Kunden, bietet Paypal Unterstützung an.

Derartige Schwierigkeiten müssen im Falle eines Falles spätestens 180 Tage nach der Paypal-Transaktion gemeldet werden.

Ein gültiger Versandbeleg mit

  • Versandunternehmen,
  • Versanddatum,
  • Name und Adresse des Empfängers sowie
  • Name und Adresse des Absenders

entlastet den Verkäufer. Bei gerechtfertigten Ansprüchen hilft Paypal, den gesamten Kaufpreis zurückzuerhalten.

Fazit:

Auch wenn es auf den ersten Blick kompliziert aussieht, ist Paypal-Buchhaltung einfach. Die Paypal-Zahlungen buchen Sie genauso wie Ihre normalen Bankbelege.

Behandeln Sie das Paypalkonto als sei es ein normales Bankkonto – ebenso wie das Ihrer Hausbank – und Ihre Paypal-Transaktionen sind in der Buchhaltung transparent und nachvollziehbar.

Damit entsprechen diese den GoB – den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.

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