Vandaag gaat onze interviewreeks een nieuwe ronde in en in een iets andere richting. We zullen met je praten Axel Bahr, Hij is zelfstandig belastingadviseur en treedt namens DATEV op als expert voor digitalisering in zijn branche.
Jou voorstellen als belastingadviseur is eigenlijk niet genoeg. Wilt u iets zeggen over uw carrière?
Ja, ik ben 52 jaar, vader van 5 kinderen en inmiddels ook opa. Ik ben in 1982 begonnen met de opleiding tot belastingadviseur en heb in 1996 het examen belastingadviseur behaald. Momenteel run ik mijn advocatenkantoor alleen en in de nabije toekomst samen met een tweede belastingadviseur. Het advocatenkantoor bestaat 21 jaar en telt inmiddels 15 medewerkers. Wij zijn een Gecertificeerd advocatenkantoor volgens het kwaliteitszegel van de Duitse vereniging van belastingconsulenten.
Daarnaast heb ik een opleiding gevolgd voor… gecertificeerde executeur, voor de Zakelijk bemiddelaar En systemische coach. Daarnaast ben ik een… Docent voor DATEV op pad, als expert op het gebied van digitalisering in de loonadministratie.
Wat is de grootste uitdaging als het gaat om digitalisering van de salarisadministratie?
Traditioneel zijn er hier veel van Mediapauzes – Informatie wordt verzonden via telefoon, fax, papier en scans, en dit alles moet worden gedigitaliseerd:
Idealiter begint dit met een e-mail “Werknemer digitaal op een portaal beschikbaar gemaakt.
De werkgever, dus onze opdrachtgever, krijgt er ook één digitale kopie en kan deze vastleggen via factuurbeheer zoals GetMyInvoices; Hiervoor wordt een bijbehorend gegevensrecord doorgegeven voor de overdracht van loonbetalingen en hoeft deze alleen met een TAN te worden geactiveerd.
Dat is al behoorlijk gevorderd! Komt er binnenkort dus een papierloos belastingkantoor?
Nou ja, die papierloos De belastingpraktijk ligt in een toekomst die voor mij vandaag niet tastbaar is, namelijk voorbij 5-8 jaar. Maar de** papier arm** Advocatenkantoor, dit is zeker een eerste stap in deze richting:
- Eerst De bonnetjes worden steeds meer gedigitaliseerd; het scannen van de bonnetjes is slechts een overgangsfase.
- ten tweede Het is een kwestie van wennen aan digitale archiverings- en beheersystemen, maar de vooruitgang in het vak gaat nog steeds erg langzaam.
- De derde stap is de digitale werkplek, zodat alles op het scherm gebeurt en bijvoorbeeld niet meer naar de printer wordt afgedrukt, maar naar OneNote of iets dergelijks.
Dit is niet alleen het geval bij de belastingkantoren, maar ook bij de staat, banken en verzekeringsmaatschappijen Heroverweging vereist. In Oostenrijk accepteren bijvoorbeeld alle openbare instellingen alleen digitale facturen - in Duitsland bijvoorbeeld is een arbeidsovereenkomst volgens de geldende wettelijke normen alleen geldig als deze op papier is ondertekend!
Welke documenten mogen in Duitsland digitaal beschikbaar zijn?
Zoals ik al zei, is de papieren versie verplicht voor arbeidsovereenkomsten en ook voor notariële contracten. In de boekhoudsector daarentegen kan in principe alles digitaal, het moet gewoon zo** auditproof opgeslagen**.
Een factuur die in Word is geschreven en als pdf is opgeslagen, is niet auditproof – en volgens de Belastingdienst is dit een formele boekhoudkundige tekortkoming.
Wat zou een audit-proof formaat zijn?
Er is een audit-proof opslagmogelijkheid digitale managementsystemen (DMS). Als daar een dossier wordt opgeslagen en later wordt verwerkt, is er altijd een bijbehorende aantekening – en voldoet deze aan de eisen van de Belastingdienst, namelijk aan de beginselen van een behoorlijke boekhouding, die gelden vanaf 1 januari 2017.
Wat inspireerde je om boekhouding en belastingen te gaan studeren?
Ik was 17 jaar oud toen ik mijn opleiding deed. Door een lekkere lange vakantie na school in Italië had ik verzuimd me in te schrijven voor de volgende middelbare school - nou ja, en er was een belastingadviseur in de buurt die nog op zoek was naar een leerling.
Maar tijdens mijn stage genoot ik al van de baan en de combinatie ervan gestructureerd werken – Boekhouding, ontvangstbewijzen, belastingen… – en dat tegelijkertijd ook menselijk contact. Als belastingadviseur krijg je, direct na artsen, een zeer hoge vertrouwenspositie onder mensen en dat is een hele grote uitdaging om mensen te ondersteunen in hun beslissingen.
Aan de andere kant is het spannend om te beseffen – als je bijvoorbeeld met de belastingdienst praat – dat wat in de wet staat toch niet zo zwart-wit is, er zijn feiten die anders geïnterpreteerd en vormgegeven kunnen worden… Ja, en dat maakt het gewoon leuk!
Wat zou u doen als u niet in uw huidige functie zat?
Dat wilde ik altijd Purser op een schip worden. Elk cruiseschip of containerschip dat onderweg is, krijgt geld van de rederij en dit geld moet op het schip worden beheerd: lonen uitbetalen, aankopen doen…
Ja, dat heb ik altijd al willen worden en nu ben ik belastingadviseur geworden en kan ik mij vandaag de dag geen ander beroep voorstellen.
Hooguit zal ik in de toekomst, als ik met pensioen ga, hotelier worden: zo’n klein hotel, een beetje koken voor mijn gasten, een beetje piano spelen…
Wat zou je doen als je meer tijd had (door bijvoorbeeld automatisering)?
Als er meer dingen geautomatiseerd zouden worden, zou ik de tijd gebruiken om nog intensiever en actiever voor mijn cliënten te zorgen. Dit betekent minder werk en passief advies, maar juist door goede vragen en luisteren ontdekken waar jouw adviesbehoefte ligt.
Jij werkt ook met en voor DATEV en weet daardoor welke verlichting de inzet van technologie kan brengen. Welke digitaliseringsoptie zou u vandaag zeker niet willen missen?
Op de DMS, oftewel digitale opslag of archivering, dat wil ik zeker niet missen Elektronische verwerking van bankafschriftgegevens en de OCR-herkenning bij het scannen van bonnen, zodat de informatie wordt herkend.
Welke onderdelen van uw advocatenkantoor wilt u digitaliseren?
Momenteel ben ik net begonnen met twee projecten. De eerste betreft de Digitalisering van mijn klanten. Ik wil mijn digitaliseringssnelheid niet langer afhankelijk maken van de implementatiesnelheid van mijn klanten. Dus als de klant nog met een slingermap werkt – dat wil zeggen één keer per maand komt er iemand bij mij met een bonnetjesmapje, we boeken deze in en dan halen ze hem weer op – dan digitaliseer ik deze en verwerk ik alle bonnetjes digitaal, ongeacht of de klant wil het of niet.
Het tweede project betreft het onze DMS, ons digitale beheersysteem, dat we nog steeds zullen gebruiken voor de archivering, en de bureaus van onze medewerkers – die zullen volledig digitaal zijn. Je krijgt een iPad en alle gele stukjes papier die je normaal op je bureau hebt liggen, worden via OneNote weergegeven. Dit is een Microsoft-notitiebeheerproduct met een open, aanpasbare structuur.
Wat zijn de meest voorkomende boekhoudkundige fouten die u bij uw klanten tegenkomt?
Veel klanten hebben wat wordt genoemd SchaduwboekhoudingDat wil zeggen dat zij elke vier weken een map met facturen aan de belastingadviseur verstrekken en daar vervolgens niet mee werken, maar aparte parallelle lijsten bijhouden van bijvoorbeeld welke facturen al betaald zijn.
De tweede fout Veel cliënten zien boekhouding alleen als een noodzakelijk kwaad voor de Belastingdienst, en niet als een kans, als een platform om tendensen en ontwikkelingen te onderkennen en daaruit veranderingen af te leiden.
Wat zou u van uw klanten willen?
Digitale indiening van bonnen, volledige toegang tot alle gegevens en kortere boekingscycli! Om dit te doen, zou de klant eerst alle leveranciers moeten schrijven en zeggen: stuur mij alstublieft geen papieren facturen, maar stuur ze per e-mail naar [email protected] . Vervolgens kunnen ze worden geüpload en hoeft er steeds minder te worden gescand.
De tweede stap zou dan andere, kortere ritmes zijn in de samenwerking met de belastingadviseur – zodat eventuele afwijkingen veel sneller kunnen worden aangepakt. Maar daar zijn we voor veel kleine middelgrote bedrijven nog lichtjaren van verwijderd – aan de ene kant zeggen ze ‘verander nooit een lopend systeem’, maar dat komt ook door het gebrek aan druk van buitenaf.
Welke tips heb je voor freelancers en oprichters van bedrijven?
Praat niet alleen met uw belastingadviseur over de dagelijkse gang van zaken, de facturering of de voorbelastingaangiften, dat doen zij sowieso goed.
Zoek in plaats daarvan een collega die je ondersteunt stroomopwaartse processen optimaliseren: Zo
- hoe kan ik er een opzetten digitaal beheersysteem?
- Hoe doe ik dit met inkomende en uitgaande facturen, welke programma’s heb ik nodig?
- Mogen wij er een? Procesadvies doen om mediaverstoringen te voorkomen?
Praat dus minder over belastingen en meer over hoe je digitalisering en automatisering kunt combineren; Dien niet alleen de bonnen van het afgelopen jaar in, maar kijk liever snel hoe u trends uit de huidige gegevens kunt identificeren en strategieën kunt ontwikkelen - zowel zakelijk als fiscaal! – kan worden afgeleid!
Ja, dan wil ik je bedanken voor het interview en afsluiten met de mogelijkheid om wat reclame te maken: Waarom zouden ondernemers jou inhuren?
Omdat ik altijd een goed idee heb en niet alleen als belastingadviseur, maar ook als opgeleid coach denken.
Omdat ik Ingewikkelde zaken zijn gemakkelijk te begrijpen Ik kan mijn klanten uitleggen en helpen om op de digitaliseringswagen te springen als ze dat willen.
Ja, en we hebben eerlijke prijzen - we concentreren ons altijd op het proces en optimaliseren dit samen met onze klanten in plaats van simpelweg de vergoeding te verhogen.
