Uw klanten vertrouwen u gevoelige gegevens toe en willen kunnen vertrouwen op uw competentie en discretie. De eerste indruk is binnen enkele ogenblikken gemaakt – nog voordat u het technische gesprek aangaat. Voor beide soorten samenwerking – face-to-face en digitaal – zijn er verschillende manieren om uw klanten te overtuigen van uw professionaliteit. […]
Eerste consultatie op kantoor
Potentiële opdrachtgevers kunnen uw vakbekwaamheid in eerste instantie niet indelen en maken gebruik van zogenoemde vervangingscriteria om een beeld van u te krijgen. Bovenaan de lijst staat de visuele weergave. Een andere cruciale factor is een zelfverzekerde en professionele uitstraling. Neem de tijd voor uw bezoekers en vermijd inmenging van buitenaf. Zorg ervoor dat u uw planning realistisch plant. Oogcontact en een vriendelijke glimlach maken deel uit van de begroeting, net als informele koetjes en kalfjes die geen grenzen overschrijden.
Door een positieve houding over te brengen, wint u ook het vertrouwen van degenen met wie u spreekt. Ontmoet uw klanten op ooghoogte en leg de problemen uitgebreid maar begrijpelijk uit. Idealiter beschikt u over professionele presentatietechnologie en kunt u uw kernuitspraken ondersteunen met afbeeldingen of presentatiedia’s.
Stel specifieke, open vragen om meer te weten te komen over hun verwachtingen en wensen. In ieder geval zijn de omvang van de dienstverlening en de vergoeding onderwerpen die u zelf moet bespreken om transparantie te creëren.
De digitale aanpak voor het eerste adviesgesprek
De digitalisering vindt niet alleen vanwege de coronapandemie zijn weg naar de belastingkantoren. Nee, deze ontwikkeling is bepalend voor hedendaags en toekomstgericht werken. Hoewel veel opdrachtgevers persoonlijk contact waarderen, kunnen de voordelen van de digitale oplossing niet ontkend worden.
Je kunt snel afspraakaanvragen doen en ook korte vragen beantwoorden via videobellen. Oogcontact zegt meer over de emoties van de ander dan de nuances die je in een telefoongesprek waarneemt.
De visuele indruk is niet minder belangrijk. Zorg er in principe voor dat je je correct kleedt en een nette en aantrekkelijke achtergrond hebt. Uw cliënt is belangrijk voor u en heeft absolute voorrang tijdens het gesprek.
Naast digitale communicatie zijn er processen ontwikkeld die een beslissend voordeel bieden ten opzichte van traditionele manieren van werken. Het belangrijkste hulpmiddel daarbij is de vragenlijst, die u vooraf elektronisch naar potentiële klanten stuurt. Zo ontvangt u vooraf alle relevante kerngegevens en achtergrondinformatie en kunt u zich intensief voorbereiden op het eerste adviesgesprek.
Je komt er onder andere achter welke tools klanten gebruiken voor de boekhouding, dataoverdracht en dataopslag. Op deze manier kunt u naast technische informatie ook individuele technische oplossingsbenaderingen presenteren.
Ook kunt u vooraf tal van vragen van uw klanten beantwoorden. Een betekenisvolle brochure of presentatie geeft u de mogelijkheid om informatie over het advocatenkantoor en het team over te brengen die verder gaat dan alleen de website. Zo geef je aan de andere kant het signaal dat de eerste stap richting samenwerking al gezet is.
Digitaal samenwerken bij de Belastingdienst
Het moderne advocatenkantoor vertrouwt op de digitale uitwisseling van informatie en documenten met cliënten om wrijvingsverliezen en dubbel werk te voorkomen. Beide partijen profiteren van de online beschikbaarheid van actuele data, waar ze tegelijkertijd toegang toe hebben. Intelligente cloudoplossingen maken geautomatiseerde boekhouding van zakelijke transacties mogelijk met behulp van interfaces. Maar tot die tijd heeft uw klant deskundige ondersteuning nodig om de eigen processen te optimaliseren.
Conclusie
Ook al kunt u binnen afzienbare tijd, net als vroeger, cliënten ontvangen voor de eerste consultaties op uw advocatenkantoor, de digitale trend is doorgaans niet te stuiten. Klanten werven is één ding. Voor een langdurige samenwerking is het belangrijk om zowel professioneel als technisch te overtuigen.
