Mandant im Erstgespräch | Erwartungen und Praxistipps

Dienstag, 9. Februar 2021 | 0 Kommentare

Ihre Mandanten vertrauen Ihnen sensible Daten an und möchten sich auf Ihre Kompetenz und Ihre Diskretion verlassen können. Innerhalb weniger Augenblicke steht der erste Eindruck fest – noch bevor Sie fachlich in das Gespräch einsteigen. Für beide Arten der Zusammenarbeit – Präsenz und Digital – gibt es verschiedene Wege Ihre Mandanten von Ihrer Professionalität zu überzeugen. 

 

Erstgespräch in der Kanzlei

Potenzielle Mandanten können Ihre fachliche Kompetenz zunächst nicht einordnen und ziehen sogenannte Ersatzkriterien heran, um sich ein Bild von Ihnen zu machen. Ganz oben auf der Liste steht das optische Erscheinungsbild. Ein weiterer entscheidender Faktor ist ein souveränes und professionelles Auftreten. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Besucher und vermeiden Sie Störungen von außen. Achten Sie auf eine realistische Terminplanung. Blickkontakt und ein freundliches Lächeln gehören ebenso zur Begrüßung wie lockerer Smalltalk, der keine Grenzen überschreitet.

Auch indem Sie eine positive Grundhaltung vermitteln, gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Gesprächspartner. Begegnen Sie Ihren Mandanten auf Augenhöhe und erklären Sie die Sachverhalte umfassend, aber verständlich. Idealerweise verfügen Sie über professionelle Präsentationstechnik und können Ihre Kernaussagen durch Grafiken oder Präsentationsfolien untermauern.

Stellen Sie gezielte offene Fragen, um sich über die Erwartungen und Wünsche genau informieren zu können. In jedem Fall sind der Leistungsumfang und das Honorar Themenfelder, die Sie von sich aus ansprechen sollten, um Transparenz zu schaffen.

Der digitale Ansatz für das Erstgespräch

Die Digitalisierung hält nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie Einzug in Steuerkanzleien. Nein, diese Entwicklung ist ein bestimmender Faktor für die zeitgemäße und zukunftsorientierte Arbeit. Zwar schätzen viele Mandanten den persönlichen Kontakt, doch sind die Vorteile der digitalen Lösung nicht von der Hand zu weisen.

Sie können Terminanfragen zeitnah realisieren und auch kurze Nachfragen im Video-Call beantworten. Der Blickkontakt verrät mehr über die Emotionen Ihres Gegenübers als Zwischentöne, die Sie in einem Telefongespräch wahrnehmen.

Der optische Eindruck ist dabei nicht weniger entscheidend. Achten Sie grundsätzlich auf korrekte Kleidung und einen aufgeräumten und ansprechenden Hintergrund. Ihr Mandant ist Ihnen wichtig und hat für die Zeit des Gesprächs absolute Priorität.

Neben der digitalen Kommunikation haben sich Prozesse etabliert, die einen entscheidenden Vorteil gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise darstellen. Als wichtigstes Instrument ist hier der Fragebogen zu nennen, den Sie potenziellen Mandanten vorab elektronisch zukommen lassen. Auf diese Weise erhalten Sie alle relevanten Eckdaten und Hintergrundinformationen bereits im Voraus und können sich intensiv auf das Erstegespräch vorbereiten.

Unter anderem erfahren Sie, welche Tools die Kunden für Buchhaltung, Datentransfer und Datenspeicherung verwenden. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, neben fachlicher Informationen zugleich individuelle technische Lösungsansätze zu präsentieren.

Auch Sie können bereits zahlreiche Fragen Ihrer Mandanten im Vorfeld beantworten. Eine aussagekräftige Broschüre oder Präsentation, gibt Ihnen Gelegenheit Informationen über die Kanzlei und das Team zu übermitteln, die über den Internetauftritt hinausgehen. Somit signalisieren Sie der anderen Seite, dass der Erste Schritt zur Zusammenarbeit bereits getan ist.

Digitale Zusammenarbeit in der Steuerkanzlei

Die moderne Kanzlei setzt insgesamt auf digitalen Informations- und Belegaustausch mit den Mandanten, um Reibungsverluste und doppelte Arbeit zu vermeiden. Beide Seiten profitieren von der Online-Verfügbarkeit aktueller Daten, auf welche sie zeitgleich zugreifen können. Intelligente Cloudlösungen ermöglichen mithilfe von Schnittstellen eine automatisierte Verbuchung der Geschäftsvorfälle. Doch bis dahin benötigt Ihr Mandant fachkundige Unterstützung, um die eigenen Prozesse zu optimieren.

Fazit

Auch wenn Sie in absehbarer Zeit wie zu alten Zeiten Mandanten zum Erstgespräch in Ihrer Kanzlei empfangen können, ist der digitale Trend generell nicht aufzuhalten. Kunden zu akquirieren, ist die eine Sache. Für eine langfristige Zusammenarbeit gilt es, fachlich sowie technisch zu überzeugen.

 

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