Geen enkel bedrijf is blij als de Belastingdienst zich aanmeldt voor een belastingcontrole. Worden alle fiscaal relevante zakelijke transacties geregistreerd en gedocumenteerd? Zijn alle documenten zonder gaten beschikbaar? Deze en andere vragen spelen door de hoofden van de meeste eigenaren of managers. Goed voor degenen die hun facturen veilig elektronisch archiveren.
Als een bedrijf zijn facturen op papier bewaart, levert dat niet alleen een paar meter schapruimte op. Ook rijst de vraag of de documenten in een begrijpelijke structuur zijn opgeslagen, zodat de auditor de documenten zonder veel moeite kan terugvinden. Zijn oudere bonnen, zoals brandstofbonnen gedrukt op thermisch papier, nog leesbaar? Elektronische facturen, b.v. B. ontvangen via e-mail of gedownload van portals moeten ook elektronisch worden opgeslagen. Het is dus niet toegestaan om e-facturen uit te printen en vervolgens het bestand te verwijderen. Als elektronische facturen worden gearchiveerd in een bestandssysteem, kan het snel verwarrend worden. Volgens de GoBD en de daarvan afgeleide richtlijnen van de digitale vereniging Bitkom zijn elektronisch gearchiveerde objecten onderworpen aan audits. Bedrijven moeten er daarom voor zorgen dat hun digitale facturen overzichtelijk bewaard worden.
GetMyInvoices-gebruikers kunnen hier achterover leunen en ontspannen. Omdat in onze oplossing alle facturen elektronisch worden ontvangen - zij het per e-mail, via portalen of via oplossingen van derden - centraal en veilig opgeslagen . Ze kunnen ook gegroepeerd worden weergegeven op leverancier- of factuurdatum of andere criteria en zijn bovendien full-text doorzoekbaar.
Omdat elektronische archiefsystemen door de auditor kunnen worden gebruikt, kunnen bedrijven hem eenvoudig via een browser toegang geven tot GetMyInvoices, zodat hij de elektronische documenten kan bekijken zonder dat hij toegang heeft tot andere interne documenten. En hoe zit het met papieren facturen? Ook deze bereiken GetMyInvoices zonder omwegen. Buitendienstmedewerkers kunnen onderweg brandstofbonnen ontvangen via onze app opnemen via smartphone – zelfs als ze offline zijn. Overigens voldoet de app ook aan de eisen van de financiële administratie voor vervangingsscannen. Dit betekent dat de gescande documenten veilig kunnen worden vernietigd.
Dus waar wacht je op? Met onze oplossing kunt u met een gerust hart een belastingcontrole tegemoet gaan. Maar wat minstens zo belangrijk is: GetMyInvoices vereenvoudigt en versnelt de voorbereidende boekhouding. Hierdoor blijft er meer tijd over voor jouw ondernemersideeën. Probeer het en bestel hier een vrijblijvende proeftoegang van 14 dagen!
