Is controle alleen iets voor grote bedrijven? Welke taken heeft controle eigenlijk? Dit artikel geeft antwoord op deze vragen en legt ook uit waarom het voor kleinere bedrijven en zelfstandigen de moeite waard is om het onderwerp controling aan te pakken.
Inhoudsopgave:
- Controleren – wat is dat precies?
- Controle komt niet voort uit controle
- Typische controlevragen
- Verschil tussen operationele en strategische controle
- Hoe ondersteunt control jou specifiek?
- Is aansturen ook mogelijk met Excel?
- Schakel externe hulp in
- Ook bij kleinere bedrijven is controle belangrijk
Veelgestelde vragen en antwoorden over controle
Controleren is niet hetzelfde als boekhouden. Hoewel er raakpunten zijn tussen de twee verantwoordelijkheidsgebieden, hebben zij verschillende doelstellingen. De boekhouding registreert en verwerkt bedrijfsactiviteiten, terwijl de controle meer met planning te maken heeft.
Een van de belangrijkste doelstellingen van controleren is het waarborgen van de duurzaamheid van een bedrijfsmodel en het voortbestaan van een bedrijf op de lange termijn. Het biedt ook belangrijke informatie en analyses.
Alleen controle creëert de basis voor zakelijke beslissingen. Controlling geeft aanbevelingen voor acties die het voortbestaan van een bedrijf veiligstellen.
Grote bedrijven hebben een aantal medewerkers in de controlesector in dienst. Maar wat is controleren precies? En waarom is het belangrijk dat zelfstandigen en kleinere bedrijven zich met dit onderwerp bezighouden?
Controleren – wat is dat precies?
Controlling is een tak van bedrijfskunde. Om recht te doen aan het toenemende belang van controle in bedrijven werden begin jaren zeventig de eerste leerstoelen aan Duitse universiteiten ingesteld. Zoals gemakkelijk uit de term kan worden afgeleid, komt controlerend gedrag zoals we dat vandaag de dag kennen uit de Angelsaksische wereld.
Simpel uitgelegd draait het bij het controleren van zaken om de economische (kern)cijfers van een bedrijf. De taken omvatten het monitoren en plannen van de ontwikkeling van een bedrijf. Het gaat in de eerste plaats om geld en financiën, maar niet alleen dat. Controlling gaat ook over het gebruik van andere materiaal- en productiemiddelen en vraagt zich af of deze correct en verstandig worden ingezet.
Controle komt niet voort uit controle
Wanneer een controller in series en films verschijnt, zal hij zelden sympathiek overkomen. De ‘bonentellers’ lijken niets bij te dragen aan het succes van het bedrijf en steken overal hun neus in.
Achter het cliché schuilt in Duitsland het verkeerde idee over de wortels van de term controleren. Het begin van de taken ligt eigenlijk meer op het gebied van de boekhouding en daar bij het controleren van (openstaande) facturen. De verwerkingsverantwoordelijke is echter niet iemand die alleen maar controles uitvoert.
Het gaat veeleer om het controleren van het bedrijf (“to control”). Controlling levert cijfers en analyses op die wijzen op ongewenste ontwikkelingen. Op basis van deze cijfers kunnen vervolgens samen met verantwoordelijken in andere delen van het bedrijf verbeteringen worden doorgevoerd.
Typische vragen waar control mee te maken heeft
Controlling staat in het teken van vragen die iedere zelfstandige zichzelf regelmatig zou moeten stellen.
- Heb ik mijn kosten onder controle?
- Wat is mijn bedrijfsresultaat en hoe ontwikkelt het zich?
- Neemt mijn omzet toe?
- Kan ik de doelen bereiken die ik mezelf heb gesteld en passen ze in het businessplan?
Vooral bij kleinere bedrijven en zzp’ers wordt vaak ongemerkt een controle-instrument ingezet. Ook de winst- en verliesrekening of de winst- en verliesrekening zijn van belang bij de controle.
Verschil tussen operationele en strategische controle
Er zijn twee belangrijke gebieden van controle:
Operational Controlling houdt zich bezig met analyses op basis van gekwantificeerde data. Kortom: alles wat gebaseerd is op actuele en meetbare cijfers. Dit resulteert vervolgens in belangrijke kerncijfers en instrumenten:
- budgetteren
- Break-even-analyse
- Kostenberekening
- Doel/werkelijke vergelijkingen
Strategische controle geeft meer om gekwalificeerde gegevens en informatie. Cijfers spelen ook een rol. Ze kunnen echter niet zomaar uit het datawarehouse van een bedrijf worden gehaald. Strategische controle-instrumenten omvatten:
- Benchmarken
- Analyse van productportfolio
- strategische planning
- SWOT-analyse
- Concurrentieanalyse
Beide gebieden zijn belangrijk voor een uitgebreide controle in een bedrijf.
Hoe ondersteunt control jou specifiek?
In de zin dat control ook controlerende taken kent, ondersteunt het bedrijven bij het behalen van doelstellingen. Enerzijds levert het de kerncijfers op waarmee de eigenaren van een bedrijf of onderneming kunnen zien hoe de situatie van het bedrijf is.
Controleren helpt ook om medewerkers te motiveren, omdat de cijfers informatie verschaffen over de vraag of hun inspanningen uit het verleden de moeite waard zijn geweest. Dit maakt het ook makkelijker om doelafspraken te maken. Het werkt motiverend als verkoopmedewerkers zien dat hun slotkoersen stijgen. En door te onderkennen dat deze een neerwaartse trend vertonen, is het mogelijk om verkoopgesprekken tijdig anders te voeren.
Is aansturen ook mogelijk met Excel?
Een van de belangrijkste hulpmiddelen bij het controleren is de spreadsheet. In de meeste gevallen zal dit Excel zijn. En sommige waarschuwingssignalen die wijzen op een mogelijke onjuiste ontwikkeling van het bedrijf kunnen gemakkelijk worden geïdentificeerd met behulp van eenvoudige Excel-formules. Het individuele nummer zegt in eerste instantie weinig. Het moet regelmatig worden bepaald en vervolgens in de loop van de tijd worden vergeleken.
- Orderachterstand: aantal orders vermenigvuldigd met de verwerkingstijd gedeeld door de capaciteit.
- Binnenkomende bestellingen: Vermenigvuldig het aantal binnenkomende bestellingen met de verwerkingstijd en deel door de capaciteit.
- Slagingspercentage offertes: Vermenigvuldig het aantal gesloten contracten met 100 en deel dit door het aantal ingediende offertes.
- Annuleringen en annuleringspercentage: Vermenigvuldig het aantal annuleringen of bestellingen met 100 en deel dit door het totaal aantal klanten of bestellingen.
De formules voor complexere onderwerpen en kerncijfers zoals cashflow, aandelenaandeel, debiteurenratio’s of rendement op activa zijn iets ingewikkelder. Als er een actuele bedrijfsanalyse beschikbaar is of de basiscijfers snel kunnen worden bepaald, kunnen deze waarden ook via Excel worden berekend.
Zelf doen – of externe hulp inschakelen?
Voor bedrijven die effectieve kosten- en budgetbeheersing willen implementeren, biedt thuiswerken een flexibele en kostenefficiënte optie. Controllers die hun carrière willen voortzetten in het thuiskantoor, vinden op Jooble een ruime keuze Vacatures als budgetcontroller op het thuiskantoor . Hier kunnen zij hun ervaring en vaardigheden op het gebied van kostenmonitoring inzetten en verder ontwikkelen.
Als u er niet op vertrouwt dat u zelf uw boekhouding doet of gewoon tijd wilt besparen, huur dan een belastingkantoor in om het voor u te doen. Belastingadviseurs kunnen ook de controle overnemen. Tenminste wat de basiscijfers betreft. Als u meer hulp nodig heeft of dieper wilt ingaan op de ontwikkeling van uw eigen bedrijf, kunt u ook externe dienstverleners de controle laten uitvoeren. Een investering die zich terugbetaalt als er grote veranderingen of veranderingen in de strategie gepland zijn.
Ook bij kleinere bedrijven is controle belangrijk
Controlling in de zin van het managen van de bedrijfsvoering is belangrijk voor ieder bedrijf – ongeacht de omvang ervan. Het helpt doelen te bereiken en signaleert mogelijke problemen in een vroeg stadium. Daarom zouden ook zelfstandigen vaker de tijd moeten nemen om zich met de controle van hun bedrijf bezig te houden.
