Was ist Controlling?

Ist Controlling nur etwas für große Unternehmen? Welche Aufgaben hat das Controlling eigentlich? Diese Fragen beantwortet dieser Artikel und erklärt auch, warum es sich für kleinere Unternehmen und Selbstständige lohnt, das Thema Controlling anzugehen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Controlling – was ist das eigentlich genau?
2. Controlling kommt nicht von Kontrolle
3. Typische Fragen des Controllings
4. Unterschied zwischen operativen und strategischem Controlling
5. Wie unterstützt Controlling konkret?
6. Geht Controlling auch mit Excel?
7. Externe Hilfen holen
8. Controlling ist auch im kleineren Betrieb wichtig

 

Häufige Fragen und Antworten zu Controlling

 

Große Unternehmen beschäftigen gleich eine Reihe von Mitarbeitenden mit dem Controlling. Aber was ist Controlling eigentlich genau? Und wieso ist es auch für Selbstständige und kleinere Unternehmen wichtig, sich um das Thema zu kümmern?

Controlling – was ist das eigentlich genau?

Das Controlling ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaft. Erste Lehrstühle an deutschen Universitäten wurden Anfang der 70er-Jahre eingerichtet, um der gewachsenen Bedeutung von Controlling in Unternehmen gerecht zu werden. Wie sich unschwer aus dem Begriff ableiten lässt, kommt das Controlling, so wie wir es heute kennen, aus dem angelsächsischen Raum.

Einfach erklärt, befasst sich Controlling sich mit den wirtschaftlichen (Kenn-)Zahlen eines Unternehmens. Zu den Aufgaben gehört es, die Entwicklung eines Unternehmens zu überwachen und zu planen. Dabei geht es primär um Geld und Finanzen, aber eben nicht nur. Controlling beschäftigt sich auch mit dem Einsatz anderer Sach- und Produktionsmittel und stellt die Frage, ob diese richtig und sinnvoll genutzt werden.

Controlling kommt nicht von Kontrolle

Wenn in Serien und Spielfilmen ein Controller auftritt, wird er eher selten sympathisch erscheinen. Die „Erbsenzähler“ scheinen nichts für den Betriebserfolg beizusteuern und ihre Nasen überall hineinzustecken.

Hinter dem Klischee steckt die in Deutschland falsche Vorstellung von den Wurzeln des Begriffs Controlling. Zwar liegen die Anfänge der Aufgaben tatsächlich eher im Bereich der Buchhaltung und dort in der Prüfung von (offenen) Rechnungen. Der Controller ist aber keine Person, die nur Kontrollen durchführt.

Vielmehr geht es um die Steuerung des Unternehmens („to control“). Das Controlling liefert Zahlen und Analysen, die auf Fehlentwicklungen hindeuten. Gemeinsam mit den Verantwortlichen in anderen Unternehmensteilen können dann auf Basis dieser Zahlen Verbesserungen erfolgen.

Typische Fragen, mit denen sich Controlling beschäftigt

Das Controlling widmet sich Fragen, die sich auch jeder Selbstständige regelmäßig stellen sollte.

• Habe ich meine Kosten im Griff?
• Wie ist mein Betriebsergebnis und wie entwickelt es sich?
• Steigen meine Umsätze?
• Kann ich so meine selbst gesteckten Ziele erreichen und passen diese zum Businessplan?

Gerade in kleineren Unternehmen und bei Selbstständigen wird oft ein Controlling-Instrument eingesetzt, ohne sich dessen bewusst zu sein. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sind auch im Controlling wichtig.

Unterschied zwischen operativen und strategischem Controlling

Beim Controlling werden zwei große Teilbereiche unterschieden:

Das operative Controlling beschäftigt sich mit Analysen auf Basis von quantifizierten Daten. Kurzum: Alles, was sich auf aktuelle und messbare Zahlen stützt. Daraus ergeben sich dann wichtige Kennzahlen und Instrumente:

• Budgetierung
• Break-even Analyse
• Kostenrechnung
• Soll-Ist-Vergleiche

Das strategische Controlling kümmert sich mehr um qualifizierte Daten und Informationen. Dabei spielen Zahlen zwar auch eine Rolle. Sie lassen sich dann aber nicht einfach aus dem Datenhaushalt eines Unternehmens ziehen. Instrumente aus dem strategischen Controlling sind etwa:

• Benchmarking
• Produktportfolioanalyse
• Strategische Planung
• SWOT Analyse
• Wettbewerbsanalyse

Für ein umfassendes Controlling in einem Unternehmen sind beide Teilbereiche wichtig.

Wie unterstützt Controlling konkret?

Ganz im Sinne, dass das Controlling auch steuernde Aufgaben hat, unterstützt es Unternehmen bei der Erreichung von Zielen. Es liefert zum einen die Kennzahlen, mit denen die Inhaber eines Geschäfts oder einer Firma erkennen, wie die Lage der Unternehmung ist.

Controlling hilft auch dabei, Mitarbeiter zu motivieren, weil die Zahlen darüber Auskunft geben, ob sich der Einsatz der vergangenen Zeit auch gelohnt hat. Zudem können so auch einfacher Zielvereinbarungen getroffen werden. So ist es motivierend, wenn Mitarbeiter im Vertrieb sehen, dass ihre Abschlussquoten steigen. Und zu erkennen, dass diese eine sinkende Tendenz haben, erlaubt es rechtzeitig, Verkaufsgespräche anders aufzuziehen.

Geht Controlling auch mit Excel?

Eines der wichtigsten Werkzeuge im Controlling ist die Tabellenkalkulation. In den meisten Fällen dürfte das Excel sein. Und einige Warnhinweise, die auf eine mögliche falsche Entwicklung des Unternehmens hindeuten, sind auch mit schlichten Excel-Formeln leicht selbst zu ermitteln. Dabei sagt die einzelne Zahl zunächst wenig auf. Sie muss regelmäßig ermittelt und dann im zeitlichen Verlauf verglichen werden.

• Auftragsbestand: Anzahl der Aufträge multipliziert mit der Bearbeitungszeit durch die Kapazität teilen.
• Auftragseingang: Anzahl der eingehenden Aufträge mit der Bearbeitungszeit multiplizieren und durch die Kapazität teilen.
• Erfolgsquote von Angeboten: Die Zahl der Vertragsabschlüsse mit 100 multiplizieren und durch die Zahl der abgegebenen Angebote teilen.
• Kündigungs- und Stornoquote: Anzahl Kündigungen oder Bestellungen mit 100 multiplizieren und durch die Gesamtzahl der Kund:innen oder Bestellungen teilen.

Etwas komplizierter sind die Formeln für komplexere Themen und Kennzahlen wie Cashflow, Eigenkapitalanteil, Forderungsquoten oder Gesamtkapitalrendite. Sofern eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung vorliegt oder die Basiszahlen schnell ermittelt werden können, sind aber auch diese Werte mit Excel zu berechnen.

Externe Hilfen holen

Wer sich nicht zutraut, seine Buchhaltung selbst zu erledigen oder einfach Zeit sparen will, beauftragt eine Steuerkanzlei damit. Steuerberater können auch das Controlling übernehmen. Zumindest, was die Basiszahlen betrifft. Wer mehr Hilfe benötigt oder tiefer in die Entwicklung des eigenen Unternehmens einsteigen will, kann auch externe Dienstleister mit dem Controlling beauftragen. Eine Investition, die sich dann rentiert, wenn größere Veränderungen oder Wechseln in der Strategie geplant sind.

Controlling ist auch im kleineren Betrieb wichtig

Das Controlling im Sinne einer Steuerung des Betriebs ist für jede Unternehmung – unabhängig von ihrer Größe – wichtig. Sie hilft bei der Erreichung von Zielen und weist frühzeitig auf mögliche Probleme hin. Deswegen sollten sich auch Selbstständige die Zeit nehmen, sich häufiger mit dem Controlling ihres Unternehmens zu beschäftigen.