Onze factuurbeheersoftware wordt in veel sectoren en bekende bedrijven gebruikt. Daartoe behoort sinds enkele jaren ook de start-up Pumperlgsund, bekend van gezonde voeding en van het televisieprogramma “The Lions’ Den”, die investeerder Frank Thelen voor zich wist te winnen. Deze is niet alleen afhankelijk van producten voor een eiwitrijk dieet, maar ook van GetMyInvoices.
Pumperlgsund uit München, wiens naam zoiets betekent als ‘gezond vanuit het hart’, is snel gegroeid. Opgericht in 2015, kon het met investeringen van Frank Thelen de productie opzetten, voedingsconcepten ontwikkelen en de omzet uitbreiden. Eind 2017 waren de producten verkrijgbaar in ruim 3.000 retailpartnervestigingen. Ook voor de voorbereidende boekhouding betekende dit veel inspanning. Fabian König, directeur van Pumperlgsund, legt uit: “Je hebt talloze verschillende leveranciers van wie je goederen of diensten koopt. Je ontvangt de facturen verspreid als e-mailbijlagen, of je moet door talloze online portals klikken en ze downloaden.” In dit specifieke geval waren dat zo’n vijftig portals. Het downloaden en archiveren van de facturen kostte dan ook ongeveer tweeënhalf uur handmatig werk per maand. Ook kwam het voor dat documenten vergeten werden en de belastingadviseur deze moest opvragen.
Veel handmatig werk behoort tot het verleden
Tijdens het onderzoeken van een oplossing kwam Fabian König GetMyInvoices tegen. Hij herinnert zich: “De factuurbeheersoftware bestrijkt een zeer breed scala aan portalen. Dat was precies wat we nodig hadden en wat goed was.” Na de beslissing koppelde Pumperlgsund GetMyInvoices aan de online portalen waarop de bonnen zich bevonden door de toegangsgegevens eenmalig op te slaan. Sindsdien verzamelt GetMyInvoices de facturen automatisch en bewaart ze in een beveiligde cloud. Deze worden via een boekhoudoplossing rechtstreeks naar het datacenter van DATEV gestuurd, zodat de belastingadviseur er toegang toe heeft. “Daar zijn wij heel blij mee”, zegt Fabian König. Pumperlgsund bespaart niet alleen veel werk, maar er hoeven ook veel minder vaak bonnen opgevraagd te worden.
De directeur is vooral gecharmeerd van de “goede aanpak als het gaat om filteropties en sorteeropties in tabelvorm in GetMyInvoices”. Hij zou daarom graag meer met de software willen werken.
Wensen voor de toekomst
Er staan twee functies op zijn verlanglijstje. De eerste is een manier om de laatste kassabon van alle rekeningen weer te geven in een lijst met de ontvangstdatum, het bedrag en het kassabonnummer, zodat op het eerste gezicht duidelijk is waar een document ontbreekt. Ten tweede denkt hij dat het voor zijn toepassing nuttig zou zijn als de ophaaldata van documenten ook vrij gedefinieerd zouden kunnen worden. “De nog fijnere controlemechanismen zouden een tijdige maandafsluiting mogelijk maken”, legt Fabian König uit en hoopt dat er rekening kan worden gehouden met zijn functieverzoeken.
Wij zijn in ieder geval dankbaar voor de suggesties en onderzoeken deze uitgebreid zodat Pumperlgsund het grootst mogelijke succes heeft met zijn eiwithelden. Wij delen immers een gemeenschappelijke missie: onze klanten een goed gevoel geven. Daarom is het onderwerp duurzaamheid voor ons allebei belangrijk. Terwijl Pumperlgsund bijvoorbeeld met zijn Happy Hen Eggs bewijst dat dierenwelzijn, klimaat en milieubescherming samengaan met een winstgevende voedselproductie, hebben wij onszelf tot doel gesteld een einde te maken aan de milieubelastende omgang met papieren bonnen.
