Selbstmanagement – Interview mit Thomas Mangold

Unsere Interviewreihe mit Produktivitätsprofis geht in die Fortsetzung – dieses Mal mit Thomas Mangold. Er ist Trainer für Selbstmanagement und betreut – sowohl online als auch offline – Menschen, die mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben haben wollen. Er hilft ihnen, produktiver zu werden, effizienter zu werden und damit mehr Aufgaben oder aber die gleichen Aufgaben in der gleichen oder weniger Zeit zu erledigen.

Woher kam die Idee für Dein Unternehmen und was war Deine Motivation dafür?

Ich habe mich schon zu Schulzeiten immer wieder mit dem Thema Zeit- und Selbstmanagement beschäftigt. Es ist dann ein wenig verloren gegangen, als ich zu arbeiten begonnen habe, aber wie ich dann in Richtung Bloggen gegangen bin, habe ich mir gedacht, es wäre doch ein gutes Thema, das aufzugreifen und so über meine Erfahrungen zu schreiben mit den bewährten Selbstmanagement-Methoden. Ja, und das hat mir gleich vom ersten Moment an eigentlich riesigen Spaß gemacht, es sind dann Bücher dazugekommen, Coachings dazugekommen und das Ganze hat sich immer mehr weiterentwickelt bis zu dem Stand, wo‘s heute ist.

Siehst Du Verbindungen zwischen Deiner früheren Berufserfahrung und Deiner jetzigen selbständigen Tätigkeit im Bereich Selbstmanagement? Du warst ja Sozialpädagoge beim Jugendamt der Stadt Wien, später Fußballtrainer… gibt es da Parallelen?

Sozialpädagoge war ich immer sehr gern, aber sowohl Selbstmanagement wie auch Sozialpädagogik, das wäre nicht mehr gegangen. Und deswegen habe ich mich dann für eines entscheiden müssen und dann habe ich dann eher die selbständige Variante gewählt. Aber natürlich, auch als Fußballtrainer – das hatte alles auch mit Selbstmanagement und mit mentalen Dingen zu tun. Ich bin auch Sportmentaltrainer, das hat mit Mindset zu tun und das ist natürlich in allen drei Bereichen eine sehr spannende Sache.

Was hat Dich daran am meisten begeistert?

Die Arbeit mit den Kindern, das war schon was Schönes, die Erfolge zu sehen und ich freu mich auch heute noch am meisten, wenn ich mitbekomme: Ja, die Leute haben wirklich Erfolg mit dem, was ich ihnen da beibringe. Das ist, glaub ich, der gemeinsame Nenner, dass ich einfach sehr gerne gesehen habe, wie sich die Leute mit meiner Hilfe weiterentwickelt haben.

Was bedeutet Selbstmanagement für Dich?

Selbstmanagement heißt für mich, dass ich meine Aufgaben so effizient wie möglich erledige, um dann wirklich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben. Wir haben es ja vielfach so, gerade in der heutigen Gesellschaft, dass immer und überall Ablenkungen da sind, dass man sich immer sehr leicht auf einen Nebenkriegsschauplatz verirren kann – ja, und wenn man seine Ziele wirklich erreichen will, dann braucht man hohen Fokus und da ist Selbstmanagement eben extrem wichtig.

Was sind die größten Vorteile vom Selbstmanagement?

Mehr Zeit und weniger Stress, das gehört auf alle Fälle dazu. Wenn ich gutes Selbstmanagement habe, dann erledige ich meine Aufgaben in der Regel zeitgerecht, nämlich dann, wenn sie noch nicht dringend sind und das ist halt das Optimale. Du kannst viel stressfreier arbeiten und dadurch kommst du natürlich auch sehr viel weiter, weil unter Stress machst du Fehler, unter Stress bist du angespannt und das alles kannst du durch gutes Selbstmanagement verbessern.

Das klingt wunderbar, ist aber bestimmt nicht immer einfach. Was sind die größten Herausforderungen im Selbstmanagement?

Die größte Herausforderung ist natürlich, von den ganzen Ablenkungen Abstand zu nehmenDa geht es nicht nur um Kollegen oder Kunden, die immer wieder stören oder anrufen, wenn man was produktiv arbeiten will, sondern da geht es halt auch um Facebook, um E-Mails, um Telefon, um das Smartphone generell, das halt immer wieder vibriert, piept oder was auch immer … Wenn man sehr fokussiert arbeitet und dann unterbrochen wird, kann man bis zu 20 Minuten brauchen, bis man wieder das Konzentrationslevel hat, an dem man vorher war, bevor man unterbrochen wurde. Meine Klienten sind immer sehr überrascht, wenn ich Ihnen sage: Mach mal diese Hochproduktivitätszeit, wo du dich von nichts und niemandem stören lässt! Und die sind dann wirklich immer wieder überrascht, wie viel man da wirklich weiterkommen kann, wenn man sämtliche Störquellen ausschaltet. Und es gibt auch schon viele Firmen, die darauf reagieren… Ich kenne einen Dienstleister, die die E-Mails nur noch einmal täglich zu den Mitarbeitern durchlassen, weil die sagen, die Mitarbeiter sollen arbeiten und nicht ständig E-Mails beantworten, was natürlich eine gute Idee ist.

Ein Themenbereich im Selbstmanagement ist ja auch Delegieren und Automation – welche Aufgaben sollte man abgeben oder automatisieren?

Prinzipiell geht es da um Aufgaben, die andere schneller und besser erledigen, und um Aufgaben, die nicht zu meinem Kernbereich zählen. Dinge abzugeben ist nicht immer einfach. Ich höre dann immer wieder Aussagen wie: „Ja, das kann nur ich so richtig!“ oder „Ja, dann muss ich ja nochmal drüber arbeiten!“ klar, am Anfang kostet Delegieren ein wenig Zeit, weil man vielleicht jemanden einschulen muss, aber am Ende erspart man sich massenweise Zeit. Oder auch Automatisieren: Es gibt viele Tools wie If This Then That (IFTTT) oder wie [ZapVier?], wo man schon extrem viele alltägliche Dinge am Computer automatisieren kann und das ist wirklich eine sehr sehr coole Sache.

Würdest du sagen, du sparst schon jetzt viel Zeit damit oder ist das eher eine Sache, die du für die Zukunft siehst?

Also ich spare auf jeden Fall schon sehr viel Zeit damit, Dinge zu delegieren. Ich habe schon viele Dinge abgegeben, die mir ein Assistent abnimmt und ohne den würde ich auch nicht so schnell weiterkommen. Also nicht nur natürlich, aber grad für Selbstständige ist es natürlich extrem wichtig, schnell weiterzukommen, unter muss man halt auch lernen, Dinge abgeben zu können. Ja natürlich ist das am Anfang sehr mühsam. Ich erinnere mich zurück, wie ich das Video schneiden abgegeben hab, da hat das am Anfang nicht so funktioniert, weil ich nicht wirklich gut genug denjenigen eingeschult hab, aber mittlerweile funktioniert das super und ich hab mit dem Schnitt nichts mehr zu tun, ich schau dann am Ende noch kurz drüber, ob alles taugt, aber das rennt vollkommen nebenbei und das hat mich früher… vielleicht vier, fünf Tage des Monats habe ich mit Schneiden verbracht, die ich jetzt mit anderen Dingen verbringen kann, was natürlich eine super Sache ist!

Was ist aus Deiner Sicht die wichtigste Komponente im Selbstmanagement?

Das ist sehr individuell, also ich glaub da kommt es immer darauf an, wo liegen die Schwächen der einzelnen Personen. Eine wirklich große Schwäche, die viele viele Menschen haben, ist natürlich fokussiertes Arbeiten, also wirklich mal konsequent zwei Stunden an einer Arbeit zu sitzen ohne irgendetwas anderes zu machen oder zwischendurch die Mails zu checken oder auf Facebook zu schauen oder sonst was zu tun… Ich glaub, das ist momentan… Also wirklich das brennende Thema und das ist auch jener Kurs, der bei mir am besten geht, also der Kurs „fokussiertes Arbeiten“. Und da gibt’s… kann man mit ein paar einfachen Tipps und Trick kann man da schon sehr sehr viel bewirken und ich glaub, das ist das, was am meisten geht. Und ansonsten ist das natürlich sehr sehr individuell, viele haben Probleme mit dem Aufschieben, auch das ist ein großes Thema, also dass die Dinge nicht angegangen, sondern aufgeschoben werden. Und ja, das sind so die Themen, sag ich mal, die größten zwei.

Also du würdest schon sagen, dass man lieber am Stück arbeitet als mehr Pausen zu machen – nicht so wie der TomatoTimer beispielsweise vorschlägt?

Genau, ja, das ist auch wieder sehr individuell. Also ich kann mit dem TomatoTimer überhaupt nichts anfangen, weil mir das viel zu kurz ist. Als ich mach zwar regelmäßig Pausen, aber das ist dann eher so kurz die Augen schließen und ein paar tiefe Atemzüge nehmen, aber ansonsten… Also alle 25 Minuten fünf Minuten Pause, das würde mich zu sehr in meinem Workflow stören. Ich mach stündlich eine Pause und das funktioniert für mich. Im Selbstmanagement ist das alles individuell, was für einen passt, muss jetzt für jemand anderen absolut nicht passen. Und da muss man eben ein wenig experimentieren – was passt für mich, was ist gut für mich? – um dann eben das richtige für sich herauszupicken. Und ich glaub, das ist die Aufgabe von einem Selbstmanagement-Trainer, da nicht ein vorgefertigtes Konzept hinzugeben, sondern einfach zu schauen, was passt auf die entsprechende Person am besten und womit ist die am produktivsten.

Also versuchst du für jeden, einen ganz individuellen Weg zu finden, weil es keinen globalen Weg gibt?

Genau, also in meinen Online-Tools da funktioniert das im Eigenmanagement, da stell ich eben Tipps und Tricks und Strategien zur Verfügung und sag: Du musst testen, eine nach der anderen und die, die für dich passt, die perfektionier dann. Und wenn ich dann wirklich im 1-zu-1-Training bin, dann schauen wir uns sehr genau die Möglichkeiten an, versuchen auch schon in der Vergangenheit ein wenig herauszufinden, was hat bisher gut funktioniert, und das dann auf die neuen Strategien anzuwenden.

Was war Deine größte Herausforderung auf dem Weg zum Selbstmanager?

Puh, gute Frage, die größte Herausforderung war für mich schon immer im Home-Office zu arbeiten. Weil daheim hast du natürlich die Möglichkeit, mal schnell in die Küche zu gehen, da was zu machen, dann sich vielleicht irgendwie anders abzulenken, der Fernseher ist nicht weit weg… aber da habe ich mir Gott sei Dank schnell einen guten Workflow zusammengestellt, der für mich passt, ich hab zum Glück ein eigenes Büro, was ich nutzen kann. Wenn ich in diesem Büro bin, dann wird da drin produktiv gearbeitet und dann gibt es auch eine Art „Stundenplan“, wo ich meine Aufgaben umsetze, wo ich meine Termine hab. Und wenn ich dann fertig bin, dann verlasse ich mein Büro und dann kann ich tun und lassen was ich will. Ja, das war quasi die größte Herausforderung.

Worüber schmunzelst Du heute, wenn Du an Deine Anfangszeit denkst?

Ich hatte ja eine 45-50 Stunden-Verpflichtung bei der Stadt Wien und da hatte ich dann schon nebenbei mit meiner Selbstständigkeit einen sehr sehr strikten Tagesplan einzuhalten. Und dann am 1. Jänner 2016, wo dann diese 45-Stunden-Belastung weggefallen ist, habe ich plötzlich überhaupt nichts mehr weiterbekommen, weil da hab ich die ersten zwei Wochen immer gedacht, ja, ich brauch mich jetzt eh nicht stressen, ich hab jetzt eh genug Zeit, ich mach das dann später … Und das war schon ein sehr sehr lustiges Erlebnis, dass dann so was passiert, ich hätte eigentlich damit rechnen müssen, aber irgendwie ist das durchgerutscht und ich war zwei Wochen total unproduktiv, viel unproduktiver, als wo ich noch meinen Job gehabt hab ganz normal und tja – das ist vielleicht so was zum Schmunzeln.

Wo verlieren die meisten Menschen die meiste Zeit?

Ja, die meiste Zeit verlieren sie mit Dingen, mit denen sie sich abseits ihrer Arbeit beschäftigen. Wenn sie nicht wirklich sagen, ich hab jetzt meine Fokuszeit, da bin ich hochproduktiv, dann darf ich mich nicht mit irgendwelchen anderen Dingen beschäftigen, sondern nur mit meiner Aufgabe – das ist das eine. Und das zweite, glaube ich, dass viele Menschen noch nicht wissen, wie sie die Dinge in der richtigen Reihenfolge abarbeiten sollen. Also ich starte in meinen Tag eigentlich immer gleich, die erste Aufgabe die ich habe, ist die “eat the frog”-Aufgabe, das ist die unangenehmste Aufgabe des Tages, davon gibt‘s Gott sei Dank nicht jeden Tag welche, aber wenn dann mal eine gibt, dann erledige ich die gleich, damit ich die mal aus dem Kopf hab. Und die zweite Aufgabe ist dann schon die wichtigste Aufgabe des Tages. Und es gibt da sehr viele Menschen, die halt immer anfangen so mit den einfachen Dingen, die jetzt nicht so viel Konzentration erfordern und das mal über den ganzen Vormittag erledigen und am Nachmittag, wenn meistens schon ein wenig Müdigkeit und Unkonzentriertheit eintritt, dann wollen sie einen wichtigen Dingen arbeiten und dann werden die meistens aufgeschoben und das ist eigentlich relativ schade.

Ja, das stimmt. Haha, schuldig im Sinne der Anklage!

Ja, Du kennst das – jeder kennt das.

Das nehm ich auf jeden Fall mal mit. Für was würdest Du gerne mehr Zeit aufwenden?

Reisen, eindeutig reisen! Also momentan ist es so, dass ich schon noch sehr sehr stark an meiner Selbständigkeit arbeite. Ich bin auf jeden Fall auf einem sehr guten Weg, aber fürs Reisen bleibt momentan zu wenig Zeit. Also ohne Computer mal zu verreisen und ohne täglich damit ein, zwei Stunden dann wirklich arbeiten zu müssen irgendwo, sondern wirklich mal ohne Verpflichtungen zwei, drei Wochen im Quartal irgendwohin fliegen, das wäre schon cool.

Die USA hat ich noch nicht gesehen, Australien, Südamerika, das sind so die Gegenden, die ich auf dem Plan hab.

Das klingt doch sehr inspirierend. Mach doch zum Schluss noch etwas Werbung: Wer sollte Dich unbedingt engagieren?

Wer wirklich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben will – wie er die definiert, bleibt ja ihm überlassen, ob das jetzt Familie, Freunde oder Hobby ist – der braucht mich unbedingt! Und diejenigen, die von früh bis spät im Büro sitzen und dann vielleicht doch nicht ganz so produktiv sind, wie sie sein wollen, die brauchen mich auch. Die können mehr über mich erfahren auf meinem Blog, da gibt‘s jede Menge Gratis-Content und denen, denen das taugt, die kommen dann in mein Membership, da gibt‘s dann spezielle Kurse zu speziellen Problemstellungen, wo man das wirklich anpacken kann.