Tipps zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung und schnelleren Zahlungsabwicklung

Buchhaltungsprozesse werden bis heute von langen Rechnungsbearbeitungszyklen und der Unübersichtlichkeit der Finanzdaten erschwert. Eine digitale und automatisierte Rechnungsstellung bringt die Lösung – verkürzen Sie die Zeit vom Erhalt einer Rechnung bis hin zur Buchung in Ihrem Buchhaltungssystem.

Als Unternehmer sind Sie stets bestrebt, Kosten zu senken und das Betriebskapital zu optimieren. Trotz Fortschritten in der Automatisierung konnte die Rechnungsbearbeitung ihre Vorteile nicht ausspielen. Traditionell wird die Rechnungsbearbeitung durch manuelle, papierbasierte Rechnungsaktivitäten und unterschiedliche Systeme beeinträchtigt. Diese führen zu langwierigen Rechnungsbearbeitungszyklen und einem Mangel an Cashflow-Transparenz.

Business Insider berichtet, dass manuelle Kreditorenbuchhaltungsprozesse zwischen 30 und 90 Tagen pro Rechnung dauern können. Der 22-Billionen-US-B2B-Zahlungsmarkt hat sich nur langsam digitalisiert: 36 % der Unternehmen verwenden Papierrechnungen, 47 % verlassen sich auf manuelle Prozesse zur Genehmigung und 49 % der Zahlungen erfolgen per Scheck.

Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung führen zu Zahlungsverzögerungen und wirken sich auf den Cashflow aus, abgesehen vom Verlust von Skontomöglichkeiten.

Was sind die spezifischen Problembereiche der Rechnungsbearbeitung?

• Verzögerungen beim Erhalt von Rechnungen aus verschiedenen Kanälen
• Manuelle Prozesse in der Rechnungsverarbeitung
• Rechnungen in verschiedenen Formaten wie PDF, Papier und anderen Formaten
• Langwierige Prüf- und Genehmigungszyklen
• Compliance- und Sicherheitsrisiken
• Verzögerungen bei der Weitergabe von Rechnungen an nachgelagerte Systeme
• Verlust von Skonto durch verzögerte Rechnungsstellung

Die digitale Technologie hat die Rechnungsbearbeitung zu einem Kinderspiel gemacht. So können Softwarelösungen, wie GetMyInvoices, bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung helfen. Diese beinhalten verschiedene Vorteile, wie z. B. schnellere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung, pünktliche Zahlungen und besserer Einblick in die Geldströme durch analytische Berichte.

Erhalten Sie Rechnungen automatisch: Heutzutage gibt es eine explosionsartige Zunahme von B2B- und B2C-Portalen. Als Unternehmen haben Sie möglicherweise verschiedene Geschäftspartner und E-Commerce-Handel. Rechnungen anzufordern und auf eine Rechnung zu warten, ist zeitaufwändig. Anwendungen wie GetMyInvoices importieren automatisch Rechnungen aus mehreren Quellen, wie Amazon und über mehr als 10.000 Portalen, was die manuelle Wartezeit und die Verzögerungen beim Erhalt von Rechnungen von all Ihren Partnern reduziert. 

Digitalisieren Sie Papierrechnungen: Das Nachschlagen von Informationen in Papierrechnungen ist ein mühsamer Prozess. Sparen Sie Zeit, indem Sie mit der Scan-App schnell die benötigten Daten aus Papierrechnungen extrahieren. Erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, in einem digitalen Format für eine schnelle und einfache Verarbeitung.

Ordnen Sie Rechnungen den Banktransaktionen zu: Durch die Zuordnung von Rechnungen zu Ihren Banktransaktionen können Sie die Kontenabstimmung beschleunigen. Somit stellen Sie sicher, dass Transaktionen mit Ihren Belegen übereinstimmen. Fehlende Rechnungen oder Transaktionen gehören der Vergangenheit an.

Synchronisieren Sie mit Ihrem Buchhaltungssystem: Sie können freigegebene Rechnungen und Transaktionen automatisch an Ihr Buchhaltungssystem oder Ihren Steuerberater oder ein beliebiges Dokumentenmanagementsystem senden. Sie können Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, Beträge, Zahlungsdetails und andere Informationen enthalten, die von den anderen Systemen unterstützt werden.

So einfach kann es gehen!