**Heeft u ooit gehoord van een pro-forma factuur? Nee? De tijd is gekomen! Het is immers een belangrijk onderdeel van uw facturatie. Lees hier wat een proforma factuur is, wanneer deze wordt gebruikt en hoe u deze kunt posten. **
Inhoudsopgave:
- Proforma factuurdefinitie
- Betekenis
- Inhoud
- Sjabloon
- boekhouding
- Automatiseer factuurbeheer met GetMyInvoices
De meest gestelde vragen over proforma facturen op een rij
Er wordt een handelsfactuur afgegeven wanneer goederen worden verzonden. Het betreft een bindend verzoek tot betaling. Een proforma factuur is daarentegen geen factuur, maar een document en wordt niet beschouwd als een verzoek tot betaling.
Om de waarde van een zending goederen aan te tonen aan de belastingdienst of douane wordt altijd een pro forma factuur afgegeven. Het wordt voornamelijk gebruikt in de volgende gevallen:
- Cadeaus versturen
- Garantie- of goodwillgevallen
- Gratis monsters verzenden
- Cadeaus versturen
Hoewel proforma facturen veel worden gebruikt, worden ze vaak verward met reguliere facturen. In principe zien ze het conventionele handelsfacturen lijken erg op elkaar, maar verschillen in sommige opzichten aanzienlijk van hen.
Definitie: Wat is een proforma factuur
De Latijnse uitdrukking proforma of pro forma betekent letterlijk “voor de vorm”. Hiervan afgeleid is de pro forma factuur een document “voor de vorm”.
In tegenstelling tot een conventionele handelsfactuur wordt de proformafactuur slechts voorlopig en zonder verzoek tot betaling uitgereikt. Kortom: er worden geen betalingen geactiveerd. Het is in principe niets meer dan een ontvangstbewijs voor goederen die u aan uw klanten of prospects levert. Het wordt gebruikt om de handel in goederen te documenteren. Normaal gesproken bevat de proformafactuur informatie zoals de artikelbeschrijving, de prijs en het totale te betalen bedrag, evenals eventuele toepasselijke belastingen en toeslagen. Op deze manier krijgt de koper een zo nauwkeurig mogelijk overzicht van de verwachte kosten van een toekomstige bestelling.
Betekenis: Wanneer wordt een proformafactuur uitgegeven?
Als u geïnteresseerd bent in pro-formafacturen, werkt u waarschijnlijk in de internationale handel. Om goederen naar een niet-EU-land (bijvoorbeeld Zwitserland of Noorwegen) te exporteren, moeten deze goederen altijd bij de douane worden aangegeven. Voor de aangifte dient een handelsfactuur aanwezig te zijn waarop de waarde van de goederen vermeld staat. Dit is waar de pro-formafactuur in het spel komt.
Dankzij dit kunt u gratis goederen naar uw internationale zakenpartners sturen. Maar aangezien gratis goederen ook door de douane gaan en aangifteplichtig zijn bij de douane, dient u bij uw zending goederen een proforma factuur mee te sturen. De proformafactuur bevestigt dat de ontvanger van uw zending niets voor de goederen betaalt. Dit betekent dat er geen douanerechten op de goederen worden geheven, omdat de douane alleen rekening houdt met daadwerkelijk betaalde verkoopprijzen. Daarnaast wordt de pro forma factuur – zowel binnen als buiten de EU – uitgereikt voor de volgende situaties:
- Leveringen van goederen die niet bestemd zijn voor wederverkoop
- Gratis monsterzendingen
- Uitwisseling van goederen, bijvoorbeeld in het geval van garantiediensten
- Levering tegen vooruitbetaling
- Levering van gratis reserveonderdelen
- Geschenken aan klanten
- Doneer
Kortom: Proforma-facturen worden altijd gebruikt als er gratis goederen worden verzonden en deze handel of uitwisseling van goederen moet worden gedocumenteerd. De pro forma factuur geeft dus de commerciële waarde van een product weer voor de douane of de belastingdienst.
Inhoud: Zo is een proforma factuur opgebouwd
In tegenstelling tot conventionele facturen zijn er voor proforma facturen geen wettelijke regels met betrekking tot structuur en inhoud. Ondanks alles zijn bepaalde gegevens noodzakelijk voor uw klant, maar ook voor de douane en de belastingdienst:
- Naam, adres en bankgegevens van de afzender
- Naam en adres van de ontvanger
- Afleveradres, indien verschillend van het factuuradresFactuurnummer met locatie en datum
- Let op proforma factuur
- Btw-identificatienummer of het EORI-nummer (Economic Operators’ Registration and Identification) en het handelsregisternummer
- Informatie over het doel, bijvoorbeeld “Gratis geschenk – alleen voor douanedoeleinden – geen commerciële waarde”
- Pakketnummer
- Soort, kwaliteit, bruto- en nettogewicht en hoeveelheid van de goederen of goederen
- Waarde van goederen (individuele waarde en totale prijs)
- Kosten voor verpakking, verzekering en transport
- leveringsvoorwaarden
- stempel en handtekening
Boekhouding: hoe u een proforma-factuur correct boekt
De proforma factuur kan worden gebruikt als vervanging voor facturen. Je kunt bij haar betrokken raken Kosten boeken voordat de daadwerkelijke factuur is ontvangen. Het heeft een vergelijkbare functie als een persoonlijk ontvangstbewijs. Leugens voor de jouwe Jaarlijkse financiële overzichten Als u bijvoorbeeld nog geen originele factuur heeft, kunt u het bedrag - om formele redenen - vooraf reserveren met een proforma-factuur. Hierdoor kunt u ook aanspraak maken op aftrek van de voorbelasting en worden de geboekte kosten bij u in rekening gebracht Winst- en verliesrekening . Zodra u de originele factuur heeft ontvangen, dient u de proforma factuur ermee te vervangen. Hiervoor maakt u gebruik van een annuleringsfactuur en boekt u vervolgens eenvoudig de originele factuur.
