Freelancers kijken vaak bezorgd naar de eerste factuur die ze uitreiken. Er zijn inderdaad enkele vereisten waaraan moet worden voldaan. Lees hier welke gegevens niet mogen ontbreken op uw facturen.
Inhoudsopgave:
- Verplichte vermelding op de factuur volgens artikel 14 UStG
- Gratis factuursjabloon
- Verplichte informatie voor kleine bedrijven
- Verplichte informatie voor facturen met een kleine waarde
- Verplichte informatie op elektronische facturen
- Beheer facturen eenvoudig met GetMyInvoices
De belangrijkste antwoorden op verplichte informatie op de factuur in één oogopslag
Uw naam en adres, de factuurdatum, uw belastingnummer en enkele andere kenmerken. Er zijn echter speciale gevallen: als u een kleine ondernemer bent of slechts een klein bedrag factureert, worden bepaalde gegevens weggelaten.
Het is niet nodig om het belastingtarief en het bruto factuurbedrag op te geven. Belangrijk is echter een overeenkomstige opmerking zoals: “Het factuurbedrag bevat geen omzetbelasting conform artikel 19 UStG.”
Indien het factuurbedrag minder dan 250 euro (inclusief belastingen) bedraagt, hoeft u de naam en het adres van de klant niet te noteren. Ook informatie over het factuur-, belasting- of omzetbelastingidentificatienummer is niet verplicht.
De verplichte gegevens blijven dezelfde als bij papieren facturen. Zorg ervoor dat u een onveranderlijk formaat zoals PDF gebruikt en toestemming van uw klant krijgt.
Als freelancer heb je je handen vol: Naast het eigenlijke werk zijn er belangrijke werkzaamheden zoals klantenwerving en bureaucratische verplichtingen. Bij dat laatste hoort ook het uitreiken van goede facturen: deze bevatten waardevolle informatie voor u, uw klanten en indien nodig voor uw belastingkantoor. Gezien de veelheid aan wettelijke regelingen is het echter niet eenvoudig om het overzicht te bewaren. De vereisten voor een factuur zijn ook afhankelijk van uw situatie: Bent u eigenaar van een klein bedrijf? Misschien geeft u slechts kleine bedragen uit? Wij helpen u graag door het struikgewas heen te kijken. Hieronder vindt u de verplichte gegevens die u nodig heeft voor uw werk.
Facturen als freelancer: welke gegevens zijn nodig?
Zelfs als u niet noodzakelijkerwijs een geregistreerd bedrijf heeft, moet u toch facturen uitreiken aan uw klanten. Als je aan het begin van je carrière als freelancer staat, is dit bijzonder lastig: hoewel sommige informatie vrijwillig is, moeten andere op de factuur verschijnen. De exacte specificaties zijn binnen § 14 Wet op de omzetbelasting gereguleerd. De wetgever regelt dus landelijk uniforme eisen waar u aan moet voldoen. Iedereen die zich nog niet met de kwestie heeft beziggehouden, zal een paar vragen tegenkomen: Moeten netto- en brutobedragen afzonderlijk worden weergegeven? Welke persoonlijke informatie moet ik openbaar maken? Is het verplicht om mijn belastingnummer op te geven?
Verplichte vermelding op de factuur volgens artikel 14 UStG
Voor uw factuur moet u zeker rekening houden met enkele gegevens:
- Uw volledige naam en adres en de naam en het adres van de klant
- de datum van uitgifte van de factuur
- het belastingnummer of het btw-identificatienummer (btw-nummer). Als u een BTW-nummer heeft, geef dan idealiter beide op.
- Type en omvang van de dienst: Hier vermeldt u de aangeboden diensten door ze een naam te geven, bijvoorbeeld: “Editing en mastering voor podcast X”.
- het tijdstip van optreden
- het factuurnummer: Dit moet opeenvolgend gebeuren en mag per factuur slechts één keer worden verstrekt
- het gefactureerde honorarium (per uur of als vast tarief)
- het toepasselijke omzetbelastingtarief, bijvoorbeeld “19 % BTW en het bijbehorende bedrag
- het bruto factuurbedrag, dus inclusief belasting
Naast bovengenoemde punten staat er vaak ook nog andere informatie op de factuur, waaronder het e-mailadres van de freelancer, een begroeting of een handtekening. Geen van deze is wettelijk verplicht. Een deel van de optionele informatie is echter vooral in uw eigen belang, zoals het verstrekken van uw bankgegevens. Je moet Facturen archiveren voor een periode van tien jaar . Als ooit er sluipt een fout in een factuur , is dit meestal geen probleem: u kunt dit corrigeren.
Gratis factuursjabloon
Gratis download: sjabloon ‘Factuursjabloon voor kleine bedrijven’:
Verplichte informatie op de factuur als kleine ondernemer
Mogelijk heeft u te maken met de kleine ondernemersregeling: Deze eisen gelden voor u als uw omzet het voorgaande jaar niet hoger was dan 22.000 euro en naar verwachting in het lopende kalenderjaar niet meer dan 50.000 euro zal bedragen. U dient echter eerst contact op te nemen met uw plaatselijke belastingkantoor Classificatie als eigenaar van een klein bedrijf solliciteren naar. Voor facturen zijn alle bovengenoemde punten vereist - met twee uitzonderingen: Omdat u bent vrijgesteld van omzetbelasting, kunt u afzien van het opgeven van het belastingtarief en het bruto factuurbedrag. Een overeenkomstige opmerking is echter absoluut noodzakelijk:
U kunt de feiten het beste benadrukken met een zin als “Het factuurbedrag bevat geen omzetbelasting overeenkomstig artikel 19 UStG”.
Verplichte informatie voor facturen met een klein bedrag
Als het factuurbedrag dat u uitreikt niet hoger is dan 250 euro (inclusief belastingen), worden enkele verplichte gegevens weggelaten: u hoeft de naam en het adres van de klant niet op te geven. Bovendien bestaat er geen verplichting om een factuur-, belasting- of omzetbelastingidentificatienummer op te geven.
Voor geregistreerde handelaars is de juridische situatie anders: ook uw bedrijfsnaam kan een fantasieterm zijn, zolang deze maar onderscheidend vermogen heeft. Als eigenaar van een klein bedrijf zou u dat niet moeten doen belasting over de toegevoegde waarde Ook bij kleine bedragen moet u dit duidelijk vermelden op facturen (zie hierboven).
Verplichte informatie voor elektronische facturen
Volgens dat Branchevereniging Bitkom Elektronische facturen worden steeds populairder: 43 procent van de bedrijven in Duitsland stuurt al e-facturen naar hun klanten.
Elektronische levering verandert niets aan de verplichte gegevens. Het enige dat u nodig heeft, is de toestemming van uw klant. Als zij de factuur betalen, wordt hun toestemming ook als gegeven beschouwd. Een elektronische handtekening is niet langer vereist, al moet je op zoek gaan naar een onveranderlijk formaat zoals pdf. Ook elektronisch afgeleverde facturen tien jaar moeten worden bewaard.
