Digitale Buchhaltung: mehr Chancen als Risiken

Mittwoch, 14. April 2021 | 0 Kommentare

Time is Money – das gilt insbesondere für Freelancer oder Kleinunternehmer: Handwerker wie Malermeister oder Friseure, auch Journalistinnen, Architekten usw. haben weder Zeit noch Lust, sich unnötig lange mit ihrer Buchhaltung zu beschäftigen. Mit der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung kannst Du den Aufwand auf ein Minimum reduzieren und zusätzlich die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater erheblich vereinfachen. Wir zeigen Dir, wie das gelingt.

Wer seine Buchhaltung digital organisiert, kann von allen Vorteilen profitieren, die mit einem papierlosen Büro verbunden sind.

Digitale Buchhaltung – Vorteile:
  • Alle Belege sind jederzeit zur Hand.
  • Die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater ist transparent.
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf Rechnungen & Co.
  • Sicherheit der Belege vor Einbruch, Brand und Diebstahl
  • Mehr Platz dank weniger Papierkram

Darüber hinaus ist eine digitale Buchhaltung Grundvoraussetzung für die Automatisierung – und damit ein entscheidendes Kriterium für schnellere und fehlerarme Prozesse bei gleichzeitig weniger Arbeitsaufwand. Wie groß das Potenzial ist, wird beim Betrachten der für die Rechnungsbearbeitung benötigten Zeit deutlich. Unserer Rechnungsmanagement-Studie zufolge wenden die meisten Unternehmen dafür elf bis 19 Stunden im Monat auf. Bei einem Stundenlohn von nur 20 € ergeben sich daraus Kosten zwischen 220 € und knapp 400 € pro Monat! Mithilfe der Automatisierung lassen sich laut der e-invoicing journey 2019-2025 von Billentis bis zu 80 Prozent der Kosten gegenüber einer rein papierbasierten Verarbeitung sparen. Um dieses Potenzial zu nutzen, müssen einige Hürden gemeistert werden.

Digitale Buchhaltung – Nachteile
  • Implementierungskosten
  • Vorbehalte der Mitarbeiter/fehlende Akzeptanz
  • Schwierigkeiten im Umgang mit digitalen Lösungen
  • Unsicherheiten bezüglich der Einhaltung der GoBD

Diese vermeintlichen Nachteile lassen sich jedoch problemlos beiseiteräumen. Die Lizenzkosten für eine Buchhaltungssoftware betragen nur wenige 100 € und deren Implementierung erfolgt intuitiv. Mögliche Vorbehalte Deiner Mitarbeiter/ innen kannst Du beseitigen und dabei ihre Akzeptanz gewinnen, indem Du ihnen die Vorteile eines Buchhaltungsprogramms erklärst. Durchaus spannender ist die Frage nach der Einhaltung der GoBD.

GoBD – was ist das?

GoBD ist die Abkürzung für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie müssen bei der digitalen Buchhaltung berücksichtigt werden. Vor allem geht es darum, dass Du für Deine beleglose Buchhaltung jederzeit nachweisen kannst, dass jeder einzelne Vorgang

  • nachprüfbar,
  • vollständig,
  • richtig,
  • rechtzeitig,
  • geordnet und
  • unveränderlich ist.

Wie Dir das im Rahmen einer digitalen Transformation Deiner Buchhaltung gelingt, haben wir in einer Checkliste zusammengefasst.

Wie funktioniert die digitale Buchhaltung?

Wichtig ist, dass die Umstellung auf digitale Buchhaltung einer Strategie folgt. Software kann nur dann zahlreiche Aufgaben übernehmen, wenn die verschiedenen Tools nahtlos miteinander vernetzt werden – zum Beispiel die App zum Scannen analoger Rechnungen und die Lösung, mit der die Bezahlung erfolgt. Oder: die Lösung, mit der Belege zusammengetragen werden, und die Software des Steuerberaters.
Folgende Checkliste erfasst die wichtigsten Schritte und bietet Dir eine Orientierung:

Digitale Buchhaltung – Checkliste:
  • Rechnungen digital zusammentragen
  • Quittungen und analoge Rechnungen digitalisieren
  • Dokumente über eine Rechnungsmanagementlösung organisieren
  • Einsatz einer Online-Buchhaltungssoftware
  • Automatisches Auslesen von Informationen
  • Automatische Weiterleitung an Steuerberater oder in andere Lösungen
  • Erstellen einer Verfahrensdokumentation
  • Belege archivieren

Sag „Tschüss“ zu Deinem Pendelordner!

Die digitale Transformation der Buchhaltung hat zahlreiche Vorteile. Du profitierst von einem geringeren manuellen Aufwand sowie schnelleren Prozessen und sparst zudem Kosten. Rechnungen sind ortsunabhängig verfügbar, was deren Freigabe vereinfacht. Dein Steuerberater freut sich über mehr Transparenz, was sich dann auch in geringeren Gebühren bemerkbar machen sollte. Und die „Nachteile“? – Bewältigst Du mit links! Let’s go digital!

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