Kostenstellen im Controlling: Rechnung und Aufgaben

Nachdem wir in einem älteren Beitrag erklärt haben, was Controlling eigentlich ist, soll es in diesem Artikel um einen bestimmten Teil des Controllings gehen: Kostenstellen und Kostenstellenrechnung.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist die Kostenstellenrechnung?
2. Kostenstellenrechnung – wie geht das?
3. Kostenstellenrechnung einführen und umsetzen
4. Vorteile Kostenstellenrechnung
5. Kostenstellenrechnung lohnt sich auch in kleineren Betrieben

 

Häufige Fragen zu Kostenstellenrechnung im Controlling

 

Wer sein Unternehmen finanziell aktiv steuern will, muss besonders seine Kosten im Griff behalten. Bekanntlich steigt der Gewinn, je geringer die Kosten ausfallen.

Das Problem einer zu groben Analyse bei Einnahmen und vor allem Ausgaben besteht darin, dass unterm Strich der Betrieb positive Ergebnisse erzielt, dass sich aber eine bestimmte Dienstleistung oder ein Produkt gar nicht mehr lohnt. Nur dessen Kosten verbergen sich in einem großen Block. Es werden also Instrumente benötigt, die eine Analyse mit mehr Details ermöglichen. Dazu gehört die Kostenstellenrechnung.

Was ist die Kostenstellenrechnung?

Kostenstellen sind Bereiche in einem Unternehmen, die bei der Ermittlung von Kosten selbstständig abgerechnet werden können. Die Kostenstellen leiten sich oft von der Organisation eines Unternehmens ab. Die genaue Ausprägung ergibt sich dann aus dem individuellen Aufbau der Firma.

Meist handelt es sich dabei auch um eine Hierarchie:

• Geschäftsbereiche, sofern mehrere vorhanden sind.
• Funktionsbereiche wie Produktion, Vertrieb, Verwaltung, Entwicklung
• Abteilungen: Lager, Montage, Instandhaltung
• Arbeitsplätze in den Abteilungen.

Kostenstellen sind also Abrechnungseinheiten. Stehen diese einmal fest, können darüber auch interne Abrechnungen erfolgen, wenn etwa eine Abteilung eine Dienstleistung für eine andere erbracht hat.

Grundsätzlich gilt: Je detaillierter und feiner die Kostenstellen angelegt sind, umso feiner kann geplant und kontrolliert werden. Andererseits steigt damit auch der Aufwand im Controlling und letztlich in allen Unternehmensbereichen, weil diese die entstehenden Kosten bereits beim Verbuchen von Belegen berücksichtigen müssen.

Kostenstellenrechnung – wie geht das?

Die Kostenstellenrechnung ist im Controlling ein Teil der Kostenrechnung, die alle Kosten erfasst, die in einem Unternehmen anfallen. Die Kostenrechnung gliedert sich in drei Bereiche, die unterschiedliche Fragen beantworten:

• Kostenartenrechnung: Bei den Kostenarten handelt es sich um Kategorien, die jedes Unternehmen für sich selbst bildet. Meistens leiten sich diese aus den Konten der Buchhaltung ab. Eine mögliche Gliederung unterteilt sich dann etwa in Material-, Personal-, Dienstleistungskosten sowie Steuern und Gebühren. Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Kosten überhaupt angefallen sind.
• Kostenstellenrechnung: Bei der Produktion eines Werkstücks fallen Kosten an, die sich anteilig in einem größeren Block verbergen. Kosten, die sich nicht direkt einem Produkt oder Projekt zuordnen lassen, werden als Gemeinkosten bezeichnet. Würde etwa das Rohmaterial genau für ein Produkt anfallen und die Beschäftigten, die es produzieren, nur für dieses Produkt arbeiten, wäre die Rechnung einfach. In der Praxis ist es aber eben nicht so. Der Rohstoff wird bei mehreren Produkten eingesetzt, die Mitarbeitenden arbeiten nur anteilig an einem Produkt, dafür aber auch in der Montage anderer Artikel. Mit der Kostenstellenrechnung lässt sich die Frage, wo eigentlich Kosten angefallen sind, beantworten.

Die Kostenstellenrechnung bildet die Grundlage für den dritten Teil der Kostenrechnung im Unternehmen, der als Kostenträgerrechnung bezeichnet wird. Erst damit wird ersichtlich, welche Kosten tatsächlich wo angefallen sind. Ein Kostenträger kann etwa die Herstellung und der Verkauf eines bestimmten Produkts sein. Wie erwähnt, gibt es hier Einzelkosten, die sich direkt dem Produkt zuordnen lassen. Wird zur Herstellung eine bestimmte Platine benötigt, ist dieser Kostenblock recht einfach zu ermitteln. Aber erst mit der Kostenstellenrechnung werden Kosten, die sich anteilig anderswo wiederfinden, ermittelbar und können dann dem Kostenträger zugeordnet werden.

Wie wird die Kostenstellenrechnung eingeführt und umgesetzt?

Der erste Schritt für die Einführung der Kostenstellenrechnung besteht in der Definition von Kostenstellen. Dieser Prozess dauert und besteht zum einen in der Durchsicht aller Belege, um überhaupt zu wissen, welche Kosten anfallen respektive angefallen sind.

Zum anderen muss das Unternehmen sinnvoll in Kostenstellen gegliedert werden. Hier kann die Aufteilung nach Funktionen oder Abteilungen hilfreich sein. Denkbar ist aber auch, eine Ebene einzuziehen, die verschiedene Standorte berücksichtigt, sofern dies zutrifft.

In der Buchhaltung müssen die anfallenden (Gemein-) Kosten dann der entwickelten Kostenstellensystematik zugeordnet werden. In der Praxis wird dazu ein Betriebsabrechnungsbogen als Grundlage verwendet. Mit dessen Hilfe werden nun Gemeinkosten auf die Kostenstellen auf Basis von Bezugsgrößen heruntergebrochen.

Das klingt vorderhand kompliziert. Tatsächlich besteht der größte Aufwand bei der Kostenstellenrechnung in der Entwicklung der Kostenstellensystematik und dem Einpflegen der Kostenstellen in die Buchhaltungssysteme. Ist die initiale Arbeit erledigt, stellt sich die Kostenstellenrechnung im Alltag als einfach dar. Innerhalb der Belegbuchhaltung etwa werden eingehende Belege dann direkt mit einer Kostenstelle respektive mehreren Kostenstellen, sofern zutreffend, versehen. Die Auswertungsoptionen erleichtern dann die Zusammenstellung von Berichten.

Welche Schlüsse daraus gezogen werden, obliegt dem Controlling.

Welche Vorteile bietet die Kostenstellenrechnung?

Der große Vorteil der Kostenstellenrechnung besteht in der größeren Transparenz für ein Unternehmen. Das betrifft insbesondere, aber nicht nur, die sogenannten Gemeinkosten. Die Kostenstellenrechnung (oder besser deren Auswertung) zeigt etwa, wie teuer die Herstellung eines Produkts tatsächlich ist. Und sie lenkt den Blick auf besonders „teure“ Geschäftsbereiche. Damit bildet sie die Grundlage für eine ganze Reihe von Analysen und Möglichkeiten, Prozesse und Abläufe zu optimieren und zu verbessern.

Kostenstellenrechnung lohnt sich auch in kleineren Betrieben

Vermutlich werden sich nur wenige Selbstständige die Mühe machen, die Kostenstellenrechnung in ihrem Betrieb einzuführen. Sie kann da aber bereits nützlich sein: Welche Kosten sind tatsächlich im Kontext eines Projekts entstanden? Das ist etwa eine Frage, die sich mit der Kostenstellenrechnung beantworten lässt.

Die Einrichtung von Kostenstellen und die notwendige Disziplin, diese auch beim Buchen zu berücksichtigen, produzieren selbst Aufwand und damit Kosten. Das kann sich aber schon in kleineren Betrieben lohnen, um frühzeitig zu erkennen, wenn wirtschaftliche Schieflagen drohen.