Nachdem wir in einem älteren Beitrag erklärt haben, was Controlling eigentlich ist, soll es in diesem Artikel um einen bestimmten Teil des Controllings gehen: Kostenstellen und Kostenstellenrechnung.
Zu den klassischen Kostenstellen gehört eine Aufgliederung der Kosten in die Bereiche Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb, von denen aus sich die Systematik dann weiter verzweigt.
Es gibt weder eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, überhaupt mit Kostenstellen zu arbeiten, noch Vorgaben, wie die Systematik sein muss. Hier sind Unternehmen also völlig frei. Kostenstellenrechnungen gehören zum internen Rechnungswesen und werden oft vom Controlling verantwortet.
Gerade die Lohnkosten übergeordneter Abteilungen oder besonderer Funktionsbereiche (Verwaltung, Fahrdienste usw.) sind als Gemeinkosten bei der Kostenstellenrechnung zu berücksichtigen. Erbringen Sie doch Dienstleistungen für die anderen Bereiche, die damit zu den Kosten von Produkten beitragen.
Wer sein Unternehmen finanziell aktiv steuern will, muss besonders seine Kosten im Griff behalten. Bekanntlich steigt der Gewinn, je geringer die Kosten ausfallen.
Das Problem einer zu groben Analyse bei Einnahmen und vor allem Ausgaben besteht darin, dass unterm Strich der Betrieb positive Ergebnisse erzielt, dass sich aber eine bestimmte Dienstleistung oder ein Produkt gar nicht mehr lohnt. Nur dessen Kosten verbergen sich in einem großen Block. Es werden also Instrumente benötigt, die eine Analyse mit mehr Details ermöglichen. Dazu gehört die Kostenstellenrechnung.
Kostenstellen sind Bereiche in einem Unternehmen, die bei der Ermittlung von Kosten selbstständig abgerechnet werden können. Die Kostenstellen leiten sich oft von der Organisation eines Unternehmens ab. Die genaue Ausprägung ergibt sich dann aus dem individuellen Aufbau der Firma.
Meist handelt es sich dabei auch um eine Hierarchie:
Kostenstellen sind also Abrechnungseinheiten. Stehen diese einmal fest, können darüber auch interne Abrechnungen erfolgen, wenn etwa eine Abteilung eine Dienstleistung für eine andere erbracht hat.
Grundsätzlich gilt: Je detaillierter und feiner die Kostenstellen angelegt sind, umso feiner kann geplant und kontrolliert werden. Andererseits steigt damit auch der Aufwand im Controlling und letztlich in allen Unternehmensbereichen, weil diese die entstehenden Kosten bereits beim Verbuchen von Belegen berücksichtigen müssen.
Die Kostenstellenrechnung ist im Controlling ein Teil der Kostenrechnung, die alle Kosten erfasst, die in einem Unternehmen anfallen. Die Kostenrechnung gliedert sich in drei Bereiche, die unterschiedliche Fragen beantworten:
Die Kostenstellenrechnung bildet die Grundlage für den dritten Teil der Kostenrechnung im Unternehmen, der als Kostenträgerrechnung bezeichnet wird. Erst damit wird ersichtlich, welche Kosten tatsächlich wo angefallen sind. Ein Kostenträger kann etwa die Herstellung und der Verkauf eines bestimmten Produkts sein. Wie erwähnt, gibt es hier Einzelkosten, die sich direkt dem Produkt zuordnen lassen. Wird zur Herstellung eine bestimmte Platine benötigt, ist dieser Kostenblock recht einfach zu ermitteln. Aber erst mit der Kostenstellenrechnung werden Kosten, die sich anteilig anderswo wiederfinden, ermittelbar und können dann dem Kostenträger zugeordnet werden.
Der erste Schritt für die Einführung der Kostenstellenrechnung besteht in der Definition von Kostenstellen. Dieser Prozess dauert und besteht zum einen in der Durchsicht aller Belege, um überhaupt zu wissen, welche Kosten anfallen respektive angefallen sind.
Zum anderen muss das Unternehmen sinnvoll in Kostenstellen gegliedert werden. Hier kann die Aufteilung nach Funktionen oder Abteilungen hilfreich sein. Denkbar ist aber auch, eine Ebene einzuziehen, die verschiedene Standorte berücksichtigt, sofern dies zutrifft.
In der Buchhaltung müssen die anfallenden (Gemein-) Kosten dann der entwickelten Kostenstellensystematik zugeordnet werden. In der Praxis wird dazu ein Betriebsabrechnungsbogen als Grundlage verwendet. Mit dessen Hilfe werden nun Gemeinkosten auf die Kostenstellen auf Basis von Bezugsgrößen heruntergebrochen.
Das klingt vorderhand kompliziert. Tatsächlich besteht der größte Aufwand bei der Kostenstellenrechnung in der Entwicklung der Kostenstellensystematik und dem Einpflegen der Kostenstellen in die Buchhaltungssysteme. Ist die initiale Arbeit erledigt, stellt sich die Kostenstellenrechnung im Alltag als einfach dar. Innerhalb der Belegbuchhaltung etwa werden eingehende Belege dann direkt mit einer Kostenstelle respektive mehreren Kostenstellen, sofern zutreffend, versehen. Die Auswertungsoptionen erleichtern dann die Zusammenstellung von Berichten.
Welche Schlüsse daraus gezogen werden, obliegt dem Controlling.
Der große Vorteil der Kostenstellenrechnung besteht in der größeren Transparenz für ein Unternehmen. Das betrifft insbesondere, aber nicht nur, die sogenannten Gemeinkosten. Die Kostenstellenrechnung (oder besser deren Auswertung) zeigt etwa, wie teuer die Herstellung eines Produkts tatsächlich ist. Und sie lenkt den Blick auf besonders „teure“ Geschäftsbereiche. Damit bildet sie die Grundlage für eine ganze Reihe von Analysen und Möglichkeiten, Prozesse und Abläufe zu optimieren und zu verbessern.
Vermutlich werden sich nur wenige Selbstständige die Mühe machen, die Kostenstellenrechnung in ihrem Betrieb einzuführen. Sie kann da aber bereits nützlich sein: Welche Kosten sind tatsächlich im Kontext eines Projekts entstanden? Das ist etwa eine Frage, die sich mit der Kostenstellenrechnung beantworten lässt.
Die Einrichtung von Kostenstellen und die notwendige Disziplin, diese auch beim Buchen zu berücksichtigen, produzieren selbst Aufwand und damit Kosten. Das kann sich aber schon in kleineren Betrieben lohnen, um frühzeitig zu erkennen, wenn wirtschaftliche Schieflagen drohen.
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