Heeft u een online winkel als klein bedrijf of als deeltijdbaan? Lees hier waar u op moet letten bij de boekhouding van uw webwinkel en welke boekhoudprogramma’s het meest geschikt zijn voor e-commerce.
Inhoudsopgave:
- Kleine onderneming in e-commerce
- Boekhoudkundige webwinkels
- Boekhoudsoftware voor online winkels
- Boekhouding voor online winkels met GetMyInvoices
Vragen en antwoorden over het onderwerp boekhouding voor e-commerce en online winkels
Niet elke online winkel is een klein bedrijf. De kleineondernemersregeling is uitsluitend afhankelijk van uw jaaromzet. U kunt als kleine onderneming uw e-commerce runnen tot een limiet van 17.500 euro.
Voor kleine ondernemers of kleine bedrijven is een eenvoudige boekhouding met de inkomens-overschotverklaring (EÜR) voldoende om de winst te bepalen.
De beste boekhoudsoftware voor webwinkels is GetMyInvoices. De software automatiseert uw gehele ontvangstbeheer en wijst zelfstandig de documenten toe aan uw boekingen. Hierdoor bespaart u veel tijd en kunt u zich volledig concentreren op uw online winkel.
Kleine ondernemers met een webwinkel zijn vrijgesteld van dubbelboekhouden. Wel zijn zij verplicht een administratie bij te houden en bonnen en facturen te bewaren.
E-commerce is booming! Alleen al in 2021 steeg de bruto-omzet in de e-commerce in Duitsland met 19 procent vergeleken met het jaar ervoor – en de trend is stijgend. Net als in echte winkels is boekhouding een belangrijk bedrijfsactiviteit voor oprichters van een online winkel op Etsy, Shopify en Co. Maar wees voorzichtig: de boekhouding in online winkels is vaak veel complexer dan in fysieke winkels en er zijn enkele speciale kenmerken waarmee u rekening moet houden.
Wat is een klein bedrijf in e-commerce?
De term e-commerce of elektronische handel betekent in het Duits ‘elektronische handel’ of ‘online handel’. Het gaat hierbij om het digitaal kopen en verkopen van producten en diensten via internet.
Iedereen die een online winkel runt, heeft een bedrijf geregistreerd en moet aan het eind van het jaar belasting betalen. Er zijn drie soorten belastingen die van toepassing kunnen zijn op een online winkel:
- Inkomstenbelasting
- Handelsbelasting
- belasting over de toegevoegde waarde
Eigenaar van een klein bedrijf van een online winkel kunnen worden vrijgesteld van omzetbelasting. Of de kleineondernemersregeling op u van toepassing is, hangt uitsluitend af van uw jaarlijkse bedrijfsomzet.
De keuze om al dan niet eigenaar van een klein bedrijf te zijn, staat alleen open voor degenen die volgens artikel 19 UStG (Wet op de omzetbelasting) in het voorgaande kalenderjaar een jaaromzet van niet meer dan 22.000 euro hebben behaald en het onwaarschijnlijk is dat ze meer gaan verdienen dan 50.000 euro in het lopende kalenderjaar. Concreet betekent dit dat u geen omzetbelasting hoeft te innen en af te dragen. De wetgever heeft de regel voor kleine bedrijven ingevoerd om belasting- en bureaucratische verlichting te bieden aan oprichters die weinig omzet uit hun bedrijf genereren.
** Zo past u de kleine ondernemersregeling toe voor uw webwinkel**
Zodra u besluit zelfstandig ondernemer te worden en dit meldt bij de Belastingdienst, U kunt profiteren van de kleine ondernemersregeling. U bent dus vrij om te kiezen of u wel of geen omzetbelasting wilt betalen, op voorwaarde dat u de hierboven genoemde jaaromzet niet overschrijdt.
Als u voor de kleine ondernemingsregel kiest, moet deze op elke factuur staan Voeg er een opmerking aan toe dat ze er achteraan zitten § 19 UStG bevat geen omzetbelasting.
Boekhouding in e-commerce
Net als bij elk ander bedrijf geldt ook voor de boekhouding van webshops het ijzeren principe: geen boeking zonder kassabon! Dit betekent dat u voor elke verkoop er één moet doen De factuur kwestie, ontvangstbewijzen ongeveer winst en de uitgaven volledig beheren en tien jaar bewaren voor de belastingdienst. In een online winkel voor kleine bedrijven, zoals Etsy of Shopify, komen de volgende documenten het meest voor:
- Uitgaande facturen: Eventuele facturen die u naar uw klanten stuurt nadat een product is gekocht.
- Inkomende facturen: Alle facturen die u betaalt voor producten of diensten die verband houden met uw online winkel en die kosten voor u vormen.
- **Bankbewijzen: **Alle documenten waaruit de boekingsgeschiedenis blijkt, zoals bankafschriften of PayPal-afschriften.
Deze documenten kunt u het beste digitaal verzamelen en archiveren. Ook moet u aan het eind van het jaar uw winst berekenen om de inkomstenbelasting correct aan de Belastingdienst te kunnen betalen. Ook hier bepaalt uw jaaromzet welke methode u gebruikt om uw jaarwinst te berekenen: met de inkomensoverschotberekening (EÜR) of met dubbelboekhouden.
Boekhouden als kleine ondernemer voor online winkels
Of u nu maar een paar producten per jaar verkoopt of uw webwinkel alleen als bijbaan runt: de Belastingdienst heeft altijd een nauwkeurig overzicht nodig van alle inkomsten en uitgaven. Voor een klein bedrijf is een eenvoudige boekhouding voor online handelen meestal voldoende.
Basis hiervoor is de inkomsten- en overschotopgaaf, waarmee u aan het eind van het jaar de winst van uw winkel berekent. De wettelijke basis van de EÜR is deze Wet inkomstenbelasting Artikel 4 lid 3 .
U kunt de EÜR onder deze voorwaarden gebruiken:
- Uw webwinkel is niet ingeschreven in het handelsregister. Dit geldt voor beide Eenmanszaak evenals voor de GbR. Een GmbH, RUG of zelfs AG mag de EÜR dus niet toepassen.
- Uw inkomen bedraagt maximaal 600.000 euro per jaar
- Uw jaarwinst bedraagt maximaal 600.000 euro
- Zij zijn Freelancer volgens artikel 18 EStG . Het maakt niet uit hoe hoog uw winst en omzet zijn.
Dubbel boekhouden voor webwinkels
Indien de hierboven beschreven eisen niet van toepassing zijn op uw webwinkel, bent u verplicht een dubbelboekhouding bij te houden. Hiervoor moet u aan het einde van het jaar een balans opmaken om uw winst te bepalen. Meer informatie vindt u in ons gedetailleerde gidsartikel Alles wat u moet weten over dubbelboekhouden .
**Boekhoudsoftware voor online winkels **
Vergeleken met fysieke detailhandel zijn zakelijke transacties in de e-commerce aanzienlijk complexer. Het ordervolume kan snel toenemen en elke verkoop veroorzaakt meer processen. Daarnaast zijn er verpakkings- en verzendkosten en moeten retour- en creditnota’s verwerkt worden. Daarnaast moet je facturen en leveringen aanmaken, debiteuren registreren, Herinneringen en boek deze opnieuw na ontvangst van de betaling.
Deze functies zijn essentieel in boekhoudsoftware voor online winkels:
Wat ons betreft is krachtige boekhoudsoftware voor webshops essentieel. Maar wat moet boekhoudsoftware voor e-commerce kunnen doen?
- Verwerk grote aantallen boekingen betrouwbaar in de kortst mogelijke tijd
- Intuïtief en gemakkelijk te gebruiken
- Herken, beheer en wijs bonnen automatisch toe aan boekingen
- Synchronisatie met zakelijke e-mail en andere online portals
- Ontvangsten AVG-conform en in het beste geval digitaal archiveren
- Verbinding met uw onlineshopsysteem en andere boekhoudsoftware via interfaces
- DATEV-interface en online-interface voor belastingadviseurs en belastingkantoren
