E-Commerce als Kleingewerbe: Buchhaltung für Shopify, Etsy & Co.

Mittwoch, 5. Oktober 2022 | 0 Kommentare

Bundesanzeiger So veröffentlichen Sie Ihren Jahresabschluss

Sie führen einen Onlineshop als Kleingewerbe oder nebenberuflich? Lesen Sie hier, worauf Sie bei Ihrer Online-Shop-Buchhaltung achten müssen und welche Buchhaltungsprogramme sich am besten für E-Commerce eignen.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Kleingewerbe im E-Commerce
  2. Buchhaltung Online-Shops
  3. Buchhaltungssoftware für Online-Shops
  4. Buchhaltung für Online-Shops mit GetMyInvoices

 

Fragen und Antworten zum Thema Buchhaltung für E-Commerce und Online-Shops

Ist ein Onlineshop ein Kleingewerbe?

Nicht jeder Onlineshop ist ein Kleingewerbe. Für die Kleinunternehmerregelung kommt es ausschließlich auf Ihren Jahresumsatz an. Bis zu einer Grenze von 17.500 Euro können Sie Ihr E-Commerce als Kleinunternehmer führen.

Wie mache ich die Buchhaltung bei einem Kleingewerbe?

Für Kleinunternehmer beziehungsweise Kleingewerbetreibende reicht die einfache Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung.

Welche Buchhaltungssoftware für einen Onlineshop ist die beste?

Die beste Buchhaltungssoftware für Onlineshops ist GetMyInvoices. Die Software automatisiert Ihr gesamtes Belegmanagement und ordnet die Dokumente eigenständig Ihren Buchungen zu. So sparen Sie viel Zeit und können sich vollständig auf Ihren Onlineshop konzentrieren.

Ist ein Webshop als Kleingewerbe zur Buchhaltung verpflichtet?

leinunternehmer mit einem Webshop sind von der doppelten Buchführung befreit. Allerdings sind sie zur einfachen Buchführung und zur Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen verpflichtet.

 

E-Commerce boomt! Allein im Jahr 2021 stieg der Bruttoumsatz im E-Commerce in Deutschland um 19 Prozent im Vergleich zum Vorjahr – Tendenz steigend. Wie im realen Ladengeschäft ist die Buchhaltung für Gründer eines Onlineshops auf Etsy, Shopify und Co. ein wichtiger Bereich der Geschäftstätigkeit. Doch Vorsicht: Die Online-Shop-Buchhaltung ist oft viel aufwendiger als im stationären Handel und es gibt einige Besonderheiten zu beachten.

Was ist ein Kleingewerbe im E-Commerce?

Der Begriff E-Commerce oder Electronic Commerce bedeutet im Deutschen „elektronischer Handel“ oder „Onlinehandel“. Dabei handelt es sich um den digitalen Einkauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über das Internet.

Wer einen Online-Shop betreibt, hat ein Gewerbe angemeldet und muss am Jahresende Steuern zahlen. Bei einem Online-Shop können drei Arten von Steuern anfallen:

  • Einkommensteuer
  • Gewerbesteuer
  • Umsatzsteuer

Kleinunternehmer eines Online-Shops können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Ob für Sie die Kleinunternehmerregelung gilt, hängt ausschließlich von Ihrem jährlichen Geschäftsumsatz ab.

Die Wahl Kleinunternehmer oder nicht hat nur, wer mit seinem Gewerbe laut § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 22.000 Euro Jahresumsatz erzielt und im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wird. Praktisch bedeutet das, dass Sie keine Umsatzsteuer erheben und abführen müssen. Die Kleinunternehmerregel hat der Gesetzgeber erlassen, um Gründer, die mit ihrem Geschäft wenig Umsatz erzielen, steuerlich und bürokratisch zu entlasten.

Merke:
Wer keine Umsatzsteuer zahlt, darf auch keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Als Kleinunternehmen bezahlen Sie daher alle Betriebsausgaben brutto.

So machen Sie die Kleinunternehmerregelung für Ihren Onlineshop geltend

Kleinunternehmerregelung für Online-Shops: Nur das jährliche Einkommen zählt.

Sobald Sie sich für eine selbstständige Tätigkeit entscheiden und diese beim Finanzamt melden, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Sie haben also die freie Wahl, ob Sie Umsatzsteuer zahlen möchten oder nicht, sofern Sie nicht den oben genannten Jahresumsatz überschreiten. 

Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmerregel, müssen Sie auf jeder Rechnung einen Vermerk hinzufügen, dass sie nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthält.

Wichtig:
Entscheiden Sie sich allerdings gegen die Kleinunternehmerregel, ist Ihre Entscheidung fünf Jahre verpflichtend und Sie können nicht zurück zum Kleinunternehmerstatus wechseln.

Buchhaltung im E-Commerce

Wie bei jedem anderen Unternehmen gilt auch für die Buchhaltung von Online-Shops das eiserne Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg! Das bedeutet, für jeden Verkauf müssen Sie eine Rechnung ausstellen, Belege über Einnahmen und Ausgaben vollständig verwalten und für das Finanzamt zehn Jahre lang aufbewahren. In einem Onlineshop als Kleingewerbe wie beispielsweise Etsy oder Shopify treten die folgenden Belege am häufigsten auf:

  • Ausgangsrechnungen: Alle Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schicken, nachdem ein Produkt gekauft wurde. 
  • Eingangsrechnungen: Alle Rechnungen, die Sie für Produkte oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Ihrem Onlineshop zahlen und so eine Ausgabe für Sie darstellen.
  • Bankbelege: Alle Belege, die den Buchungsverlauf zeigen, beispielsweise Kontoauszüge oder PayPal-Auszüge.

Am besten sammeln und archivieren Sie diese Belege direkt digital. Zudem müssen Sie am Jahresende Ihren Gewinn ermitteln, um die Einkommensteuer korrekt an das Finanzamt abzuführen. Auch hier entscheidet Ihr Jahresumsatz, mit welcher Methode Sie Ihren Jahresgewinn berechnen: Entweder mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der doppelten Buchführung.

Buchhaltung als Kleinunternehmer für Online-Shops

Egal, ob Sie nur einige wenige Produkte im Jahr verkaufen oder Ihren Onlineshop nur nebenberuflich betreiben: Das Finanzamt fordert immer einen genauen Überblick über alle Ein- und Ausgaben. Bei einem Kleinunternehmen reicht dafür in der Regel die einfache Buchhaltung für den Online-Handel aus. 

Die Grundlage dafür ist die Einnahmen- und Überschussrechnung, mit der Sie am Jahresende den Gewinn Ihres Shops berechnen. Die Rechtsgrundlage der EÜR ist das Einkommensteuergesetz § 4 Abs. 3

Unter diesen Voraussetzungen können Sie die EÜR anwenden:

  • Ihr Onlineshop ist nicht im Handelsregister eingetragen. Das gilt sowohl für Einzelunternehmer als auch für die GbR. Eine GmbH, eine UG oder gar eine AG darf die EÜR demnach nicht anwenden.
  • Ihre Einnahmen sind pro Jahr nicht höher als 600.000 Euro 
  • Ihr Jahresgewinn ist nicht höher als 600.000 Euro
  • Sie sind Freiberufler nach § 18 EStG. Dabei ist es egal, wie hoch Ihr Gewinn und Ihr Umsatz sind.
Achtung:
Webshops können schnell wachsen! Es lohnt sich daher, schon ab der Gründung die doppelte Buchführung anzuwenden.

Die wichtigste Regel für die Buchhaltung eines Online-Shops: Keine Buchung ohne Beleg!

Doppelte Buchführung für Online-Shops

Treffen die oben beschriebenen Voraussetzungen nicht auf Ihren Online-Shop zu, sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dafür müssen Sie am Jahresende eine Bilanz erstellen, mit der Sie Ihren Gewinn ermitteln. In unserem ausführlichen Ratgeber Beitrag erfahren Sie alles Wichtige rund um die doppelte Buchführung.

Buchhaltungssoftware für Online-Shops 

Im Vergleich zum stationären Handel sind Geschäftsvorfälle im E-Commerce deutlich komplexer. Das Bestellvolumen kann schnell steigen und jeder Verkauf löst mehr Prozesse aus. Zudem kommen Verpackungs- und Versandkosten hinzu und Retouren und Gutschriften müssen verarbeitet werden. Zusätzlich müssen Sie Rechnungen und Lieferungen erstellen, Forderungen verbuchen, Mahnungen stellen und diese bei Zahlungseingang umbuchen.

Kurz gesagt:
Eine Flut an Daten kommt auf Sie zu. Daher ist es sinnvoll, schon zu Beginn für eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware für Ihren Online-Shop zu sorgen.

Diese Funktionen sind bei Buchhaltungssoftwares für Online-Shops essentiell:

Eine leistungsfähige Buchhaltungssoftware für Online-Shops ist unserer Meinung nach unabdingbar. Aber was sollte eine Buchhaltungssoftware für E-Commerce alles können?

  • Große Anzahl an Buchungen in kürzester Zeit zuverlässig bearbeiten
  • Intuitiv und einfach zu bedienen
  • Automatisch Belege erkennen, verwalten und den Buchungen zugeordnen 
  • Synchronisierung mit der geschäftlichen E-Mail und weiteren Online Portalen
  • Belege DSGVO-konform und im besten Fall digital archivieren
  • Anbindung an Ihr Onlineshop-System und anderen Buchhaltungssoftwares über Schnittstellen
  • DATEV-Schnittstelle und Online-Schnittstelle für Steuerberater und Finanzamt

GetMyInvoices: Die passende Software für Ihren E-Commerce

GetMyInvoices automatisiert Ihr gesamtes Rechnungsmanagement. Dank der Schnittstelle zu Ihrem E-Mail-Postfach und über 10.000 weiteren Online-Portalen holt die Software alle Belege ab und ordnet sie automatisch Ihrer Buchhaltung zu. So entfällt der Papierkram, der Sie Zeit und Nerven kostet.

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