Sie führen einen Onlineshop als Kleingewerbe oder nebenberuflich? Lesen Sie hier, worauf Sie bei Ihrer Online-Shop-Buchhaltung achten müssen und welche Buchhaltungsprogramme sich am besten für E-Commerce eignen.
Nicht jeder Onlineshop ist ein Kleingewerbe. Für die Kleinunternehmerregelung kommt es ausschließlich auf Ihren Jahresumsatz an. Bis zu einer Grenze von 17.500 Euro können Sie Ihr E-Commerce als Kleinunternehmer führen.
Für Kleinunternehmer beziehungsweise Kleingewerbetreibende reicht die einfache Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung.
Die beste Buchhaltungssoftware für Onlineshops ist GetMyInvoices. Die Software automatisiert Ihr gesamtes Belegmanagement und ordnet die Dokumente eigenständig Ihren Buchungen zu. So sparen Sie viel Zeit und können sich vollständig auf Ihren Onlineshop konzentrieren.
leinunternehmer mit einem Webshop sind von der doppelten Buchführung befreit. Allerdings sind sie zur einfachen Buchführung und zur Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen verpflichtet.
E-Commerce boomt! Allein im Jahr 2021 stieg der Bruttoumsatz im E-Commerce in Deutschland um 19 Prozent im Vergleich zum Vorjahr – Tendenz steigend. Wie im realen Ladengeschäft ist die Buchhaltung für Gründer eines Onlineshops auf Etsy, Shopify und Co. ein wichtiger Bereich der Geschäftstätigkeit. Doch Vorsicht: Die Online-Shop-Buchhaltung ist oft viel aufwendiger als im stationären Handel und es gibt einige Besonderheiten zu beachten.
Der Begriff E-Commerce oder Electronic Commerce bedeutet im Deutschen „elektronischer Handel“ oder „Onlinehandel“. Dabei handelt es sich um den digitalen Einkauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über das Internet.
Wer einen Online-Shop betreibt, hat ein Gewerbe angemeldet und muss am Jahresende Steuern zahlen. Bei einem Online-Shop können drei Arten von Steuern anfallen:
Kleinunternehmer eines Online-Shops können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Ob für Sie die Kleinunternehmerregelung gilt, hängt ausschließlich von Ihrem jährlichen Geschäftsumsatz ab.
Die Wahl Kleinunternehmer oder nicht hat nur, wer mit seinem Gewerbe laut § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 22.000 Euro Jahresumsatz erzielt und im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wird. Praktisch bedeutet das, dass Sie keine Umsatzsteuer erheben und abführen müssen. Die Kleinunternehmerregel hat der Gesetzgeber erlassen, um Gründer, die mit ihrem Geschäft wenig Umsatz erzielen, steuerlich und bürokratisch zu entlasten.
Sobald Sie sich für eine selbstständige Tätigkeit entscheiden und diese beim Finanzamt melden, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Sie haben also die freie Wahl, ob Sie Umsatzsteuer zahlen möchten oder nicht, sofern Sie nicht den oben genannten Jahresumsatz überschreiten.
Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmerregel, müssen Sie auf jeder Rechnung einen Vermerk hinzufügen, dass sie nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthält.
Wie bei jedem anderen Unternehmen gilt auch für die Buchhaltung von Online-Shops das eiserne Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg! Das bedeutet, für jeden Verkauf müssen Sie eine Rechnung ausstellen, Belege über Einnahmen und Ausgaben vollständig verwalten und für das Finanzamt zehn Jahre lang aufbewahren. In einem Onlineshop als Kleingewerbe wie beispielsweise Etsy oder Shopify treten die folgenden Belege am häufigsten auf:
Am besten sammeln und archivieren Sie diese Belege direkt digital. Zudem müssen Sie am Jahresende Ihren Gewinn ermitteln, um die Einkommensteuer korrekt an das Finanzamt abzuführen. Auch hier entscheidet Ihr Jahresumsatz, mit welcher Methode Sie Ihren Jahresgewinn berechnen: Entweder mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der doppelten Buchführung.
Egal, ob Sie nur einige wenige Produkte im Jahr verkaufen oder Ihren Onlineshop nur nebenberuflich betreiben: Das Finanzamt fordert immer einen genauen Überblick über alle Ein- und Ausgaben. Bei einem Kleinunternehmen reicht dafür in der Regel die einfache Buchhaltung für den Online-Handel aus.
Die Grundlage dafür ist die Einnahmen- und Überschussrechnung, mit der Sie am Jahresende den Gewinn Ihres Shops berechnen. Die Rechtsgrundlage der EÜR ist das Einkommensteuergesetz § 4 Abs. 3.
Unter diesen Voraussetzungen können Sie die EÜR anwenden:
Treffen die oben beschriebenen Voraussetzungen nicht auf Ihren Online-Shop zu, sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dafür müssen Sie am Jahresende eine Bilanz erstellen, mit der Sie Ihren Gewinn ermitteln. In unserem ausführlichen Ratgeber Beitrag erfahren Sie alles Wichtige rund um die doppelte Buchführung.
Im Vergleich zum stationären Handel sind Geschäftsvorfälle im E-Commerce deutlich komplexer. Das Bestellvolumen kann schnell steigen und jeder Verkauf löst mehr Prozesse aus. Zudem kommen Verpackungs- und Versandkosten hinzu und Retouren und Gutschriften müssen verarbeitet werden. Zusätzlich müssen Sie Rechnungen und Lieferungen erstellen, Forderungen verbuchen, Mahnungen stellen und diese bei Zahlungseingang umbuchen.
Eine leistungsfähige Buchhaltungssoftware für Online-Shops ist unserer Meinung nach unabdingbar. Aber was sollte eine Buchhaltungssoftware für E-Commerce alles können?
GetMyInvoices automatisiert Ihr gesamtes Rechnungsmanagement. Dank der Schnittstelle zu Ihrem E-Mail-Postfach und über 10.000 weiteren Online-Portalen holt die Software alle Belege ab und ordnet sie automatisch Ihrer Buchhaltung zu. So entfällt der Papierkram, der Sie Zeit und Nerven kostet.
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