Bewirtungsbeleg ausfüllen & buchen – inkl. gratis Vorlage!

Mittwoch, 24. August 2022 | 0 Kommentare

Bewirtungsbeleg ausfüllen und buchen

Wer geschäftlich essen geht, kann die Kosten unter Umständen bei der Steuer geltend machen. Doch Vorsicht: Das Finanzamt sieht gerade beim Bewirtungsbeleg genau hin! Wann und wie man Geschäftsessen steuerlich geltend macht, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Bewirtungsbeleg: Was ist das?
  2. Bewirtungsbeleg ausfüllen
  3. Gratis Vorlage
  4. Buchung nach SKR 03
  5. Bewirtungsbeleg einfach mit GetMyInvoices

 

Die wichtigsten Antworten zum Thema Bewirtungsbeleg ausfüllen:

Gehört das Trinkgeld zu den Bewirtungskosten?

Bei einem Geschäftsessen können Sie auch das Trinkgeld als Betriebsausgabe geltend machen. Vermerken Sie die Höhe auf der Restaurant-Rechnung und lassen Sie sich diese anschließend vom Kellner unterzeichnen.

Welche Unterschiede gibt es bei den Bewirtungskosten?

Bei den Bewirtungskosten unterscheidet man zwischen geschäftlichen Bewirtungen von externen Geschäftskunden und betrieblichen Bewirtungen von internen Mitarbeitern. Die Kosten der betrieblichen Bewirtung sind zu 100 Prozent abzugsfähig, geschäftliche Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent.

Ab wann muss ich einen Bewirtungsbeleg ausfüllen?

Grundsätzlich gilt: Bei jedem Geschäftsessen müssen Sie auch einen Bewirtungsbeleg ausfüllen. Bewirtungsbelege bis 150 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen, liegt der Betrag höher, müssen Sie dem Beleg zusätzliche Informationen hinzufügen.

 

Ein gemeinsames Essen mit Partnern und Mitarbeitern gehört zu stabilen Geschäftsbeziehungen einfach dazu. Doch gerade beim Geschäftsessen unterstellt das Finanzamt oft Privatvergnügen: Im Fall einer Steuerprüfung werden besonders häufig die Bewirtungsbelege abgelehnt.

Abgesehen davon, dass viele Restaurantquittungen nicht einmal den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, lauern noch mehr steuerliche Fettnäpfchen bei den Bewirtungskosten.

Wozu dient ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg dient der Dokumentation eines Geschäftsessens für das Finanzamt. Denn laut § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) können geschäftlich oder betrieblich bedingte Bewirtungen abgesetzt werden – als sogenannte Bewirtungskosten.

Unter Bewirtungskosten versteht der Gesetzgeber wiederum nach R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien „Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln”.

Bewirtungskosten: So viel können Sie von der Steuer absetzen

In welcher Höhe Sie die Bewirtungskosten absetzen können, hängt allerdings vom Anlass der Bewirtung ab. Spendieren Sie Ihren Mitarbeitern – und deren Ehepartnern – ein Essen, können Sie die Kosten zu 100 Prozent absetzen. Ein Geschäftsessen mit externen Geschäftspartnern ist dagegen nur zu 70 Prozent abzugsfähig, wenn

  • die Bewirtung aus einem geschäftlichen Anlass stattfindet
  • die Kosten im angemessenen Verhältnis zum Unternehmensgewinn stehen
  • Sie die Bewirtungskosten nachweisen können

Für Letzteres benötigen Sie den Bewirtungsbeleg. Er dient als Nachweis Ihrer entstandenen Kosten und wird der ordnungsgemäßen Buchhaltung beigefügt. Denn nur wer seine Kosten nachweisen kann, kann auch mit einer Anrechnung auf die Steuer durch das Finanzamt rechnen.

Hinweis:
Bewirtungskosten können nur abgesetzt werden, wenn die Bewirtung außer Haus, also in einem Café, Restaurant und Co erfolgt. Laden Sie in Ihr Büro oder sogar zu Hause ein, müssen Sie das Essen vollständig aus eigener Tasche zahlen.

Der Anlass ist entscheidend!

Streng genommen fallen unter Bewirtungskosten nur geschäftlich oder betrieblich bedingte Bewirtungen. Ein Geschäftlicher Anlass liegt vor, wenn Sie externe Geschäftspartner bewirten, beispielsweise:

  • Potenziell neuen Kunden einladen
  • Bestandskunden für die guten Geschäftsbeziehungen danken
  • Mit Lieferanten, Berater oder Kunden geplante Projekte besprechen
  • Einen Vertragsabschluss mit Geschäftspartnern besprechen

Laden Sie Ihre eigenen Mitarbeiter ein, spricht man von betrieblich veranlassten Bewirtungen. Diese sind häufig:

  • Betriebsfeiern
  • Mitarbeiterschulungen, Vorträge, Projektbesprechungen
  • Jubiläen

Bis zu zweimal im Jahr können Sie die Kosten zu 100 Prozent absetzen, sofern die Kosten pro Mitarbeiter und Anlass 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigen.

Geschäftliche Bewirtungskosten gelten nur bis zu einer Höhe von 110 Euro

Hinweis: Nehmen Geschäftspartner an Ihren Mitarbeiterveranstaltungen teil, werden die Bewirtungskosten aufgeteilt: Für Geschäftspartner können Sie 70 Prozent veranschlagen, für Unternehmensangehörige 100 Prozent. Nehmen wiederum Mitarbeiter am Geschäftsessen teil, können Sie deren Kosten nur zu 70 Prozent von der Steuer abziehen.

Wann benötige ich einen Bewirtungsbeleg?

Einen Bewirtungsbeleg müssen Sie Ihrer Steuer immer beifügen. Denn neben der Restaurantquittung selbst sind noch andere Informationen entscheidend. Die Quittung allein zeigt noch nicht, ob es sich beim Essen um eine beruflich bedingte Ausgabe handelt und mit wem.

Und dafür benötigen Sie den Bewirtungsbeleg! Wichtig ist, dass Sie diesen korrekt ausfüllen – denn hier schaut das Finanzamt mit Argusaugen hin!

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: So geht’s

Die Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg sind also dementsprechend hoch. Aber keine Sorge, in der Regel lässt er sich sehr einfach erstellen.

Zu den Pflichtangaben gehören:

  • Datum und Ort der Bewirtung
  • Die Namen aller Teilnehmer, inklusive des Gastgebers (Sie)
  • Der Anlass der Bewirtung
  • Die insgesamten Kosten der Bewirtung
  • Ihre Unterschrift

Das Trinkgeld können Sie ebenfalls absetzen. Dafür notieren Sie den Betrag einfach auf der Rechnung, lassen dies noch einmal vom Kellner unterzeichnen und vermerken es später im Bewirtungsbeleg.

Bewirtungsbeleg Muster: Diese Angaben sind Pflicht

Pflichtangaben des Restaurants

Damit Ihre Bewirtung tatsächlich abgesetzt werden kann, muss allerdings auch das Restaurant Angaben leisten. Denn im Grunde sind Restaurantquittungen nichts weiter als Rechnungen. Zu den Pflichtangaben auf der Rechnung gehören:

  • Name und Anschrift der Bewirtungsstätte
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Auflistung aller Speisen und Getränken inklusive Preise
  • Der Netto-Rechnungsbetrag und der Mehrwertsteuersatz

Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro, spricht man von einer Kleinbetragsrechnung. Übersteigt Ihr Essen diese Summe, sind laut §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zusätzlich folgende Angaben nötig:

  • Name und Anschrift des Gastgebers (also Sie als Rechnungsempfänger)
  • Name und Anschrift der Gaststätte
  • Steuer- oder USt-ID der Bewirtungsstätte
Hinweis:
Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen akzeptiert das Finanzamt nicht. Rechnungen, also auch Restaurantquittungen, müssen immer maschinell erstellt und registriert sein.

Bewirtungsbeleg Vorlage

Bei vielen Restaurantquittungen befindet sich der Bewirtungsbeleg bereits als geeigneter Vordruck auf der Rückseite. Falls nicht, können Sie die kostenlose Vorlage als Muster von GetMyInvoices verwenden. Diese füllen Sie nur noch aus und legen Sie anschließend der Rechnung bei:

Kostenlose Word-Vorlage

Gratis-Download: Vorlage „Bewirtungsbeleg“:

Vorlage downloaden

 

Bewirtungskosten buchen nach SKR 03: So geht’s

Nachdem Sie den Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt haben, stellt sich nur noch die Frage, wie Sie die Kosten richtig verbuchen. Wichtig ist, dass Sie das Geschäftsessen zeitnah und nicht später als 10 Tage nach dem Essen verbuchen.

Hinweis:
Die meisten Quittungen sind auf Thermopapier gedruckt und überstehen die zehnjährige Aufbewahrungsfrist laut den Grundsätzen der Ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) nicht. Am besten scannen und digitalisieren Sie die Quittung.

Betriebliche Bewirtungskosten buchen (nach SKR 03)

Der SKR 03 ist ein von DATEV bereitgestellter Standardkontenrahmen. In der Praxis hat sich bewährt, die Arbeitnehmerbewirtung immer unter dem Konto „Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei“ zu verbuchen.

SKR 03 – Soll an Haben

Geschäftliche Bewirtungskosten buchen (nach SKR 03)

Sie erinnern sich: Das Essen mit Geschäftspartnern können Sie nur zu 70 Prozent abrechnen. Sie buchen wie folgt:

Geschäftliche Bewirtungskosten buchen (nach SKR 03)

Bewirtungsbelege einfach erstellen mit GetMyInvoices

Mit einer modernen Softwarelösung wie GetMyInvoices gelingt das Rechnungsmanagement im Handumdrehen. So können Sie auch Restaurantquittungen unkompliziert mit Ihrem Smartphone scannen und zusammen mit dem Bewirtungsbeleg archivieren. Testen Sie GetMyIvoices jetzt kostenfrei für 14 Tage

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